8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Phân tích thực tế công tác tổ chức hoạt động cho vay tiêu dùng
tại Vietinbank Quảng Bình
a) Về tổ chức bộ máy quản lý điều hành.
Bộ máy điều hành của Chi nhánh đƣợc tổ chức gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Dƣới ban giám đốc, trụ sở Chi nhánh có 06 phòng trực thuộc là P. Bán lẻ, P. KHDN, P. Hành chính, P. Kế toán Kho quỹ, P. Hỗ trợ, P. Tổng hợp, P. Hành chính và 05 PGD trực thuộc. Hoạt động CVTD đƣợc thực hiện thông qua nhiều bộ phận, trong đó bộ phận đóng vai trò quan trọng nhất là P. Bán lẻ và bộ phận cán bộ QHKH cá nhân tại các PGD chịu trách nhiệm làm đầu mối chính cung cấp các sản phẩm CVTD đến khách hàng; thực hiện công tác tiếp thị CVTD; xây dựng kế hoạch CVTD hàng tháng, hàng năm, đồng thời theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch. Bộ phận Chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân chịu trách nhiệm chính trong thực hiện các công
việc tác nghiệp liên quan đến hoạt động CVTD và các chỉ tiêu liên quan đến CVTD nhƣ dƣ nợ, huy động, tỷ lệ nợ xấu.
Tổ chức bộ máy điều hành của Chi nhánh đáp ứng đƣợc yêu cầu cung ứng các sản phẩm CVTD đến khách hàng. Cơ cấu tổ chức đƣợc thực hiện theo hƣớng tinh gọn nhân sự, giảm tối đa các vị trí hỗ trợ gián tiếp không cần thiết, chú trọng và ƣu tiên xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng tinh thông nghiệp vụ.
Mô hình tổ chức bộ phận: Tại Vietinbank Quảng Bình có sự kết hợp hai mô hình cơ cấu tổ chức:
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: Cấp trên trực tiếp ra quyết định cho cấp dƣới mà không thông qua cấp trung gian, hoạt động đƣợc điều hành theo chiều dọc, cá nhân ở 1 cấp nhất định độc lập với các cá nhân cùng cấp và chỉ chịu trách nhiệm với ngƣời điều hành trực tiếp. Nhờ đó các chỉ đạo của cấp trên luôn đƣợc truyền tải một cách nhanh nhất xuống các bộ phận chức năng và các PGD, đảm bảo sự kịp thời trong khâu chỉ đạo điều hành, nâng cao hiệu quả công tác quản lý và xử lý nghiệp vụ trong Chi nhánh.
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng đƣợc hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.
Tóm lại, ta có thể thấy cơ cấu tổ chức, điều hành tại Vietinbank Quảng
Bình hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế. Các quyết định đƣợc truyền tải từ ban lãnh đạo xuống các phòng/ban một cách trực tiếp, nhanh chóng, đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên, Chi nhánh cần tăng cƣờng sự gắn kết giữa các phòng/ban liên quan để đảm bảo rút ngắn đƣợc thời gian phục vụ khách hàng.
b) Về con ngƣời
Đến thời điểm 31/12/2017, Vietinbank Quảng Bình gồm có 01 hội sở và 05 PGD trực thuộc với tổng số 72 lao động. Số lƣợng cán bộ khách hàng phụ
trách mảng KHCN là 24 ngƣời. Đa phần các cán bộ khách hàng của Chi nhánh là những cán bộ trẻ, tuổi đời từ 25 đến 40 tuổi. Đội ngũ nhân viên phụ trách mảng tín dụng cá nhân nói riêng và CVTD nói chung đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ bài bản, năng động, nhạy bén và có khả năng tác nghiệp giải quyết hồ sơ vay vốn nhanh, khả năng phát triển mạng lƣới khách hàng để gia tăng dƣ nợ tốt. Tất cả các cán bộ của chi nhánh đều có tƣ cách đạo đức tốt và có đủ năng lực để đảm đƣơng công việc.
c) Về phân công công việc
Hoạt động CVTD là một quá trình thực hiện gồm nhiều công việc và nhiều bƣớc khác nhau với sự phối hợp của nhiều phòng ban, bộ phận. Trong đó đóng vai trò quan trọng nhất là các Chuyên viên khách hàng cá nhân; các bộ phận, phòng ban còn lại có nhiệm vụ phối hợp, hỗ trợ chức năng để thực hiện theo đúng quy trình đã ban hành.
d) Chính sách, văn bản quy định hoạt động CVTD
- Mỗi ngân hàng đều xây dựng một hệ thống văn bản, chính sách quy định hoạt động CVTD hết sức chặt chẽ nhằm hạn chế rủi ro, nguy cơ phát sinh nợ xấu tín dụng:
Văn bản quy định chung đối với cho vay tiêu dùng: Vietinbank Quảng Bình thực hiện cho vay tiêu dùng theo các quy định chung của Ngân hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam. Cụ thể là hoạt động cho vay tiêu dùng áp dụng theo Quyết định 2185/QĐ-HĐQT-NHCT35 ngày 29/12/2012 và các văn bản sửa đổi bổ sung của quyết định này. Dựa trên quy định chung về cấp tín dụng, các văn bản quy định chi tiết về gói sản phẩm CVTD đƣợc ban hành: Sản phẩm cho vay xây dựng, sửa chữa, mua bán chuyển nhƣợng nhà ở; Sản phẩm mua xe ô tô tiêu dùng; Sản phẩm thẻ tín dụng quốc tế; Sản phẩm chứng minh tài chính du học …
- Văn bản ban hành quy trình cho vay tiêu dùng: Quy trình cho vay đã đƣợc đổi mới để phù hợp với sự thay đổi mô hình hoạt động của NHCT. Quy trình cấp tín dụng CVTD cũng giống nhƣ quy trình cấp tín dụng trên toàn hệ thống Vietinbank và tuân thủ theo các nguyên tắc nhất quán. Hoạt động cấp tín dụng CVTD tại chi nhánh đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tiếp thị, tiếp nhận nhu cầu cấp tín dụng của khách hàng: Cán bộ QHKH tìm kiếm, tiếp cận khách hàng thông qua các kênh và hƣớng dẫn khách hàng hoàn chỉnh Hồ sơ. Cán bộ QHKH luôn là đầu mối thông tin giữa Vietinbank Quảng Bình và các bên liên quan trong hoạt động cung cấp dịch vụ CVTD đến khách hàng. Cán bộ QHKH Vietinbank Quảng Bình luôn chú giảm thiểu tối đa các thủ tục và giấy tờ không cần thiết cho khách hàng nhằm hạn chế việc gây khó dễ cho khách hàng, hỗ trợ và tƣ vấn đối đa để khách hàng có thể chuẩn bị bộ hồ sơ vay vốn trong thời gian ngắn nhất.
Bƣớc 2: Xác minh, thẩm định: Đây là khâu quan trọng nhất của quy trình CVTD nhằm xác minh tính chính xác của thông tin khách hàng làm căn cứ cho quyết định về việc cho vay vốn hay không và quyết định đó có chính xác hay không đều dựa trên kết quả bƣớc thẩm định này. Các công việc chính mà cán bộ QHKH thực hiện trong bƣớc này gồm: Kiểm tra hồ sơ và mục đích vay vốn; Điều tra và thu thập thông tin về khách hàng vay vốn; Kiểm tra xác minh thông tin; Phân tích và thẩm định khách hàng vay vốn.
Quá trình thẩm định khách hàng đƣợc đƣợc xây dựng trên cơ sở thống nhất để đƣa ra quyết định. Đó là sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các bộ phận chức năng trong quá trình thẩm định, sự phối hợp này khá hiệu quả giúp phát huy đƣợc tính độc lập các bộ phận nhƣng cũng tạo ra mối quan hệ thống nhất, không chồng chéo lẫn nhau.
Các cấp có thẩm quyền/HĐTD các cấp phê duyệt HSTD theo hạn mức phán quyết quy định tại Quy chế phán quyết cấp tín dụng hiện hành của Vietinbank, chi tiết thực hiện theo Quy trình cấp tín dụng chung.
Bƣớc 4: Thông báo quyết định cấp tín dụng và ký kết hợp đồng.
Ở bƣớc này cán bộ QHKH thuộc phòng/bộ phận khác tại PGD/Phòng bán lẻ có trách nhiệm thông báo với khách hàng về việc từ chối/chấp nhận cấp tín dụng. Và thực hiện thủ tục cần thiết trong quá trình hoàn chỉnh hồ sơ và triển khai ký kết hợp đồng nhận bảo đảm và hợp động cấp tín dụng sau khi đề xuất tín dụng đƣợc phê duyệt.
Bƣớc 5: Rà soát hồ sơ cấp tín dụng và giải ngân.
Cán bộ QHKH chuyển toàn bộ hồ sơ cấp tín dụng đã ký kết với khách hàng cho cán bộ phòng HTTD rà soát, lƣu trữ và chuyển hồ sơ giải ngân qua bộ phận kế toán giao dịch giải ngân khoản vay theo quy định của Vietinbank.
Bƣớc 5: Quản lý và thu hồi nợ.
Phòng Tổng hợp phối hợp với PGD/Phòng bán lẻ thực hiện công tác quản lý và thu hồi nợ theo quy định hiện hành của Vietinbank về quản lý và thu hồi nợ. Chi tiết thực hiện theo Quy trình hoàn chỉnh hồ sơ và triển khai phán quyết ban hành theo quy trình này.
Bƣớc 6: Tất toán hồ sơ.
Sau khi khách hàng hoàn thành nghĩa vụ thanh toán các khoản cấp tín dụng (bao gồm gốc, lãi và các khoản phí phát sinh) cán bộ QHKH tiến hành tất toán hồ sơ khách hàng theo Quy trình hiện hành.
Bƣớc 7: Lƣu giữ hồ sơ.
Các Phòng HTTD và các phòng ban liên quan lƣu giữ hồ sơ phát sinh và kết thúc tại công đoạn của mình. Danh mục hồ sơ tín dụng gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ tín dụng, hồ sơ giải ngân và chừng từ sau tất toán.
- Quy định về tài sản bảo đảm: Vietinbank Quảng Bình thực hiện theo quy định chung của NHCT Việt Nam, cụ thể là theo Quyết định số 1718/2014/QĐ-HĐQT-NHCT35 ngày 25/12/2014. Tuy nhiên, Vietinbank Quảng Bình hạn chế cấp tín dụng theo hình thức không có bảo đảm nhƣ vay qua lƣơng, thấu chi nhằm hạn chế rủi ro. Vì thế nên trong cơ cấu tín dụng, dƣ nợ không có bảo đảm chiếm tỷ trọng rất thấp.
Như vậy, qua phân tích ta có thể thấy hệ thống văn bản chính sách
CVTD tại Chi nhánh đƣợc xây dựng khá chặt chẽ, các bƣớc, các công đoạn đƣợc xây dựng bài bản và logic từ đó hoạt động CVTD tại Chi nhánh đƣợc thực hiện một cách bài bản; đảm bảo tính nhất quán giữa các khâu, các bộ phận liên quan. Quy định cấp tín dụng CVTD hiện nay đang đƣợc áp dụng tại Vietinbank Quảng Bình đƣợc áp dụng thống nhất trên toàn hệ thống nên phải đảm bảo tuân thủ theo các quy định chung của Hội sở chính do đó một số khâu trong quy trình còn bất cập, cứng nhắt và chƣa thật phù hợp với thực tế ở với địa bàn hoạt động của Chi nhánh.
Tuy nhiên, xem xét một cách tổng thể thì quy trình tổ chức CVTD tại
Chi nhánh đƣợc thực hiện khá chặt chẽ, vừa đảm bảo tuân thủ hƣớng dẫn của Hội sở chính nhƣng đồng thời cũng đƣợc Chi nhánh linh hoạt áp dụng nhờ vậy tạo điều thuận lợi cho Cán bộ tín dụng trong khâu tác nghiệp, phối kết hợp giữa các bộ phận, cũng nhƣ tạo đƣợc sự thuận tiện cho khách hàng nhờ vậy công tác cấp tín dụng CVTD của Chi nhánh diễn ra nhanh, chuyên nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách hàng về cả thời gian lẫn chi phí.