6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty
- Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
- Tổng giám đốc : Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của khách sạn, đề ra và thực hiện các chính sách và chiến lược của khách sạn, chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn.
- Giám đốc điều hành : Chịu trách nhiệm tổ chức điều hành các hoạt động khách sạn, trực tiếp chịu trách nhiệm với nhà nước, đặc biệt là trách nhiệm đối với con người, tài sản trong khách sạn.
Hàng ngày giám đốc đi đến từng bộ phận kiểm tra các hoạt động của khách sạn, kiểm tra nhân viên làm việc, luôn quan tâm đến các dịch vụ liên
quan trực tiếp đến khách hàng, đảm bảo cho việc cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và đồng thời nhắc nhở các phòng, ban chú ý trong công việc.
Hàng tuần giám đốc luôn có các buổi họp với các tổ trưởng và các cán bộ quản lý trong khách sạn để nghe báo cáo về hoạt động kinh doanh của khách sạn, ý kiến của nhân viên đồng thời triển khai các hoạt động mới tới các phòng, ban và thông báo các quyết định mới của công ty du lịch đưa xuống.
- Phó giám đốc 1: Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành công việc được giao. Phối hợp sự hoạt động trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các ngành bên ngoài.
- Phó giám đốc 2: (F&B Manager) Phụ trách bộ phận ẩm thực, luôn theo sát và vạch ra kế hoạch dự phòng cho tất cả các tiệc lớn, nhỏ trong Resort.
- Sale and Marketing: Có chức năng thực hiện việc tìm kiếm thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của Resort trong và ngoài nước nhằm thu hút khách và tối đa hóa lợi nhuận. Nghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách dân tộc, tôn giáo của khách.
Thực hiện hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và khách sạn trong cả nước. Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh.
- Hành chính nhân sự: Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn lực cho Resort vào mọi thời điểm. Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ các nguồn này một cách hợp lý sao cho hiệu quả nhất. Đào tạo và quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong Resort.
- Bộ phân lễ tân & buồng phòng
Tổ lễ tân: Có chức năng đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách hàng với các bộ phận trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn với khách hàng.
Tổ lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn, tham mưu cho giám đốc và cung cấp thông tin về khách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của khách sạn như: Đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữ đồ cho khách, thanh toán,… Nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tượng cho khách.
Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách. Giữ các mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh. Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và cải tiến phương pháp làm việc.
Tổ buồng phòng: Chức năng chính là tổ chức, lo liệu đón tiếp và phục vụ nghỉ ngơi cho khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến toàn bộ quá trình khách ở, các dịch vụ bổ sung.
Có nhiệm vụ thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, phòng chống dịch bệnh trong phòng nghỉ. Chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản khu vực buồng, kiểm soát chi tiêu của tổ. Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý của khách để quên, kịp thời thông báo với tổ lễ tân để tìm cách trả lại cho khách.
Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng, về các dịch vụ phát sinh để giúp đối chiếu với lễ tân và cải tạo,
bồi dưỡng buồng. Giữ mối liên hệ với lễ tân và các bộ phận như nhà hàng, bếp, kỹ thuật bảo dưỡng, kế toán, bảo vệ, cây xanh, tiếp thị và bán hàng để xúc tiến dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ.
- Bộ phận kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, điện nước trong khách sạn được hoạt động tốt. Đảm bảo các khu vực khách ở, giải quyết các vụ bất ổn về kỹ thuật trong khách sạn.
- Bộ phận nhà hàng: Có chức năng đón tiếp và phục vụ khách hàng các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh. Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, đúng các quy định. Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách. Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường. Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý lao động.
- Bộ phận bếp: Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn cho nhân viên trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo đảm an toàn thân thể và tài sản cho khách trong khách sạn. Đảm bảo an toàn an ninh luôn ổn định bên ngoài và trong khách sạn. Hướng dẫn khách những chú ý đặc biệt.
- Bộ phận cây xanh (bộ phận bảo vệ môi trường): Chịu trách nhiệm đảm bảo môi trường biển, khuôn viên của Resort luôn trong sạch và tạo cảm giác hòa mình vào thiên nhiên cho khách hàng.