1.2. Thực hiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai
1.2.3. Nội dung thực hiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai
1.2.3.1. Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai
- Khái niệm: Cơ chế “một cửa” có nghĩa là trong quá trình giải quyết TTHC có thể có nhiều bộ phận chức năng tham gia vào công việc cụ thể, nhưng cuối cùng chỉ cần một cơ quan có đủ thẩm quyền ra quyết định và đóng dấu. Ở Việt Nam, cơ chế “một cửa” được triển khai ở một số địa phương sau khi Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ “Về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công dân và tổ chức” được ban hành.
Nếu việc thực hiện mô hình “một cửa một dấu” tạo nên đột phá đầu tiên trong cải cách TTHC trong những năm qua, thì bước đột phá tiếp theo là thực hiện mô hình “một cửa liên thông” theo Quyết định số 93/2007/QĐ- TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện
cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Sau Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg bổ sung quy trình thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liên thông gồm 4 bước cụ thể, làm cơ sở cho quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện hoạt động này minh bạch, rõ ràng hơn từ cả phía cơ quan hành chính nhà nước và cả phía người dân. Gần đây nhất, ngày 23/4/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 61/2018/NĐ- CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC, tạo cơ sở pháp lý đầy đủ cho việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC hiệu quả từ Trung ương đến địa phương, tăng cường chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, bảo đảm sự gắn kết chặt chẽ, đồng bộ giữa cải cách hành chính, cải cách TTHC với xây dựng chính phủ điện tử. Theo đó:
Cơ chế một cửa trong giải quyết TTHC là “phương thức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân của một cơ quan có thẩm quyền thông qua Bộ phận Một cửa”[10].
Cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết TTHC là “phương thức phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết một TTHC hoặc một nhóm TTHC có liên quan với nhau, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa” [10].
Bộ phận Một cửa là tên gọi chung của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC hoặc Trung tâm Phục vụ HCC cấp tỉnh, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.
Về bản chất, cơ chế “một cửa” trong giải quyết TTHC là cách thức tổ chức công việc hợp lý, khoa học nhằm giảm bớt các TTHC rườm rà, không cần thiết, tập trung việc giải quyết các dịch vụ HCC vào một đầu mối thống nhất để tạo thuận lợi cho các tổ chức và công dân khi có yêu cầu giải quyết các công việc tại cơ quan hành chính nhà nước. Người dân và tổ chức khi có nhu cầu liên hệ với cơ quan nhà nước chỉ cần đến một nơi nhất định để nộp các hồ sơ cần thiết theo sự hướng dẫn của các cơ quan chức năng và nhận kết quả giải quyết công việc cũng chính tại địa điểm đó. Để thực hiện cơ chế “một cửa”, các cơ quan hành chính nhà nước phải thiết lập quy trình giải quyết công việc sao cho có thể xử lý hợp lý, nhanh chóng các yêu cầu của công dân.
Mô hình “một cửa liên thông” là mô hình phát triển của mô hình “một cửa một dấu”, đó là mô hình mà việc giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước. Thực tế, có nhiều loại hồ sơ hành chính liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cấp, nhiều cơ quan khác nhau, phải qua nhiều đầu mối mới có kết quả cuối cùng. Cơ chế “một cửa liên thông” đặt ra yêu cầu các cơ quan nhà nước có trách nhiệm phối hợp với nhau trong quy trình xử lý hồ sơ, không để các tổ chức, công dân phải cầm hồ sơ đi từ cơ quan này đến cơ quan khác. Người có nhu cầu chỉ phải nộp hồ sơ và nhận kết quả tại một cơ quan hành chính nhà nước đầu mối.
Mục tiêu: Việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông giải quyết TTHC trong lĩnh vực đất đai nhằm mục tiêu:
- Giảm phiền hà cho tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến đất đai tại cơ quan hành chính nhà nước.
- Góp phần chống tệ nạn quan liêu, cửa quyền, tham nhũng của một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
- Nâng cao chất lượng công vụ; hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước.
- Làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến đất đai đối với tổ chức, công dân.
- Đổi mới cơ bản phương thức hoạt động của bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước, trên cơ sơ đó sắp xếp lại tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả.
Nội dung thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông giải quyết TTHC trong lĩnh vực đất đai:
a) Công bố (công khai) thủ tục hành chính
Công bố TTHC để đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác, đồng bộ, thống nhất, minh bạch và kịp thời các quy định TTHC, tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và nhân dân kiểm tra, giám sát việc giải quyết TTHC.
Thông tin về TTHC đã được người có thẩm quyền công bố này phải được công khai đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, đúng địa chỉ, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng và phải được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC.
Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC và niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết TTHC
cho cá nhân, tổ chức, việc công khai TTHC có thể thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:
- Đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành văn bản có quy định về TTHC và cơ quan thực hiện TTHC.
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Các hình thức khác.
b) Tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết thủ tục hành chính * Tiếp nhận hồ sơ
Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa hoặc thông qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
- Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa:
Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ, ngành, địa phương.
+Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
+Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ TTHC.
- Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, công chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.
+ Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có quyền để giải quyết theo quy trình quy định .
Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Mỗi hồ sơ TTHC sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
+ Đối với hồ sơ có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
+ Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết: Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
* Chuyển hồ sơ
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ TTHC theo quy định, công chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết như sau:
- Chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử được tiếp nhận trực tuyến của tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thông qua kết nối giữa Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh. Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày làm việc hoặc chuyển
vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan có thẩm quyền khác, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử cho Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền đó trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày để xử lý theo quy định.
* Giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ TTHC, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền phân công công chức xử lý xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết TTHC.
- Trường hợp TTHC không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức, có liên quan, công chức được giao xử lý hồ sơ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định; cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trả kết quả giải quyết TTHC.
- Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức được giao xử lý hồ sơ thẩm tra, xác minh, trình cấp có thẩm quyền quyết định. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ, lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử và lưu tại cơ quan giải quyết.
- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan: Cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ gửi thông báo điện tử hoặc văn bản phối hợp xử lý đến các đơn vị có liên quan, trong đó nêu cụ thể nội dung lấy ý kiến, thời hạn lấy ý kiến. Quá trình lấy ý kiến phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ về nội dung, thời hạn, cơ quan lấy ý kiến trên Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và Hệ thống thông tin một cửa điện tử .
- Trường hợp hồ sơ thực hiện theo quy trình liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền cùng cấp
+ Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ giấy, Bộ phận Một cửa xác định thứ tự các cơ quan có thẩm quyền giải quyết, chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền chủ trì giải quyết. Cơ quan chủ trì có trách nhiệm xử lý, chuyển hồ sơ và kết quả giải quyết thuộc thẩm quyền (nếu có) đến cơ quan có thẩm quyền tiếp theo, trong đó Phiếu chuyển xử lý phải nêu rõ nội dung công việc, thời hạn giải quyết của từng cơ quan; cập nhật thông tin xử lý, thông tin chuyển xử lý vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Cơ quan có thẩm quyền cuối cùng giải quyết xong thì chuyển kết quả và hồ sơ kèm theo cho cơ quan có thẩm quyền chủ trì; Bộ phận Một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân;
+ Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử, Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ điện tử đến tất cả các cơ quan tham gia giải quyết, trong đó ghi rõ cơ quan chủ trì, trách nhiệm, nội dung công việc, thời hạn trả kết quả của từng cơ quan tham gia giải quyết. Cơ quan tham gia giải quyết hồ sơ liên thông thực hiện xử lý theo thẩm quyền, trả kết quả giải quyết cho cơ quan cần sử dụng kết quả giải quyết cho các bước tiếp theo và gửi cho Bộ phận Một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; cập nhật tình hình, kết quả xử lý hồ sơ liên thông vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
- Trường hợp hồ sơ thực hiện theo quy trình liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền không cùng cấp hành chính: Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền cấp trên; chuyển thông tin về hồ sơ TTHC trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử cho Bộ phận Một cửa cấp trên để giám sát, chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử cho cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định. Cơ quan có thẩm quyền cấp trên xử lý hồ sơ chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
- Các hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết: cơ quan giải quyết TTHC trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử.