1.4.1.1. Quy chế quy định hoạt động của tổ chức
Mỗi cơ quan, tổ chức, bên cạnh việc chịu sự điều tiết của pháp luật thì mỗi cơ quan, tổ chức đều xây dựng và ban hành quy chế, quy định hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức nó có vai trò rất lớn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức bởi chính quy chế quy định rõ quy trình xử lý, giải quyết công việc; lề lối làm việc của các cá nhân và bộ phận trong cơ quan. ... Từ đó, tạo được sự đồng thuận trong giải quyết công việc, tính dân chủ và đặc biệt tạo ra nề nếp, tạo ra văn hoá ứng xử chuẩn mực cho mỗi cá nhân, đơn vị trong cơ quan tổ chức đó.
1.4.1.2. Văn hoá, lối sống, lịch sử phát triển của cơ quan, tổ chức
Nói một cách khái quát, văn hóa - lối sống - của cơ quan, tổ chức ảnh hưởng mang tính quyết định đến văn hoá ứng xử. Cụ thể hơn, các yếu tố đó là:
(1) Mục tiêu của cơ quan, tổ chức: Mục tiêu chung cả tổ chức có thể được cụ thể hơn thành các khẩu hiệu, phương châm hành động - thành văn hoặc bất thành văn đang được duy trì trong tổ chức.
(2) Lịch sử của tổ chức, thói quen làm việc bao lâu nay không thay đổi sẽ có ảnh hưởng đến văn hoá ứng xử.
(3) Cơ cấu của cơ quan, tổ chức: Cách thức phân công, phối hợp chức năng, nhiệm vụ; số lượng nhân viên và năng lực của họ so với chức trách mà họ gánh vác.
(4) Hệ thống các quy trình, thủ tục làm việc. (5) Các chuẩn mực xử sự, các nghi thức, nghi lễ.
(6) Nhà quản lý cấp cao nhất và nhà quản lý các cấp khác: Năng lực (về tầm nhìn, hiểu biết, kĩ năng và mức độ thành thụ về chuyên môn, về giao tiếp
ứng xử) và tâm huyết.
(7) Hoàn cảnh hiện thời của tổ chức: Tổ chức đang rất thành công, hoặc đang gặp nhiều trở ngại, đang trong cơn khủng hoảng, đang trong giai đoạn trì trệ…
1.4.1.3. Người đứng đầu và đội ngũ lãnh đạo
Nhà lãnh đạo không chỉ là người đứng đầu một tổ chức mà còn là người sáng tạo ra các giá trị về văn hóa ứng xử, quan trọng hơn phải là người truyền đạt, duy trì và biến chúng thành một “hệ thống dẫn đạo” đối với toàn doanh nghiệp. Bất cứ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và thành công phải có một hệ thống nguyên tắc vững chắc, trên đó, doanh nghiệp đặt toàn bộ các đường lối và hành động của mình. Điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo, phải đi sâu đi sát và đề cao các giá trị chung với toàn bộ công nhân viên. Ngoài chức năng định hình văn hóa ứng xử, nhà lãnh đạo còn phải thay đổi chúng do yêu cầu của sự thay đổi chiến lược trong trường hợp văn hoá không hỗ trợ hoặc thậm chí còn đối ngược với chiến lược mới. Trong khi đó, văn hoá ứng xử là do tập thể thành viên trong doanh nghiệp tạo ra nên việc thay đổi văn hoá cho phù hợp với chiến lược hiệu quả hơn nhiều so với việc thay đổi chiến lược cho phù hợp với môi trường văn hoá hiện tại. Tuy nhiên, cái gì đã mất một thời gian để hình thành thì cũng cần phải có một thời gian mới mất đi được. Đặc biệt, việc thay đổi văn hóa ứng xử đối với sáng lập viên-người đã dày công tạo dựng và quản lý các giá trị văn hoá cũ - là rất khó. Điều này có nghĩa là nhà lãnh đạo với mục tiêu hướng doanh nghiệp đạt hiệu quả hoạt động cao, bằng hành vi quản lý của mình đã góp phần tạo nên văn hóa ứng xử chung cho doanh nghiệp đó