1.2. Pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ
1.2.4. Sự cần thiết phải thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức
Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Với vai trò là phương tiện chứa đựng, truyền đạt thông tin, văn bản pháp luật được coi là sợi dây liên kết giữa bộ phận trong cơ quan, tổ chức với nhau. Nếu không có các quy định và quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ thì sẽ không có mục đích hoạt động đúng hướng, và những cán bộ làm công tác này sẽ gặp khó khăn, lúng túng khi làm việc.
Một là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Nhìn nhận từ thực tiễn rõ ràng chúng ta đã thấy vị trí vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Pháp luật về công tác này định hướng hoạt động cho cơ quan, tổ chức. Giúp giải quyết hồ sơ, và lưu trữ những tài liệu quan trọng của cơ quan tổ chức đặc biệt là cơ quan tổ chức Đảng. Một nhà nước vững mạnh là nhà nước tôn trọng những giá trị của
quá khứ, những sự kiện quan trọng của đất nước đã trải qua hàng ngàn năm lịch sử. Nếu không có quá trình lưu trữ hồ sơ chúng ta cũng không thể hiểu hết giá trị đó. Nếu pháp luật về công tác này không được thực hiện một phần giá trị lịch sử sẽ bị mất đi và không thể tìm lại được. Nếu không đảm bảo thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ chúng ta sẽ không giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.Vì vậy, cần thực hiện tốt pháp luật về văn thư, lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của công tác này đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính.
Hai là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ. Thông qua các hoạt động tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, đội ngũ cán bộ, công chức nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của việc thực hiện pháp luật, từ đó nâng cao ý thức chấp hành pháp luật văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan. Hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ không chỉ đòi hỏi vai trò của chủ thể quản lý mà còn đòi hỏi vai trò, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản, góp phần bảo vệ tài liệu quan trọng của cơ quan. Việc thực hiện nghiêm minh các chế tài xử phạt khi công chức vi phạm quy định của công tác này sẽ có tác dụng ngăn ngừa các công chức khác không vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ .
Ba là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần xây dựng, hoàn thiện các chính sách, hệ thống pháp luật nói chung. Một trong những hoạt
động quản lý của nhà nước là tham gia vào quá trình hoàn thiện hệ thống pháp luật trên cơ sở thực tiễn quản lý và đạo luật gốc, đó là Hiến pháp. Vì vậy, cần triển khai thực hiện có hiệu quả công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, làm cho các chủ thể pháp luật tham gia vào quan hệ pháp luật về văn thư, lưu trữ tự giác thực hiện các quy định của pháp luật trong hoạt động thực tế, biến những quy định của pháp luật trở thành hành vi thực tế của các chủ thể pháp luật. Khi đã nhận thức đúng vai trò, trách nhiệm của mình trong hoạt động xây dựng, bảo vệ văn bản quan trọng thì hoạt động của công tác này sẽ được diễn ra theo đúng pháp luật quy định.