3.2. Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng việc thực hiện pháp luật văn thƣ,
3.2.1.Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy định về việc áp dụng pháp luật về
văn thư, lưu trữ
Tổ chức và hoạt động công tác lưu trữ sẽ được thực hiện một cách khoa học và có hiệu quả nếu như hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về việc áp dụng pháp luật, cụ thể hướng dẫn cách thức tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ được cụ thể và đồng bộ hơn. Trên thực tế, chúng ta đã có Luật lưu trữ, có các văn bản pháp luật về công tác văn thư song chỉ mới quy định chung chung, thiết nghĩ cần có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng hơn, đặc biệt là văn bản quy định cụ thể cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức Đảng. Hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn công tác tổ chức thực hiện pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tỉnh, huyện, xã được quy định cụ thể và có chế tài bắt buộc thực hiện, tránh trường hợp có văn bản nhưng tổ chức thực hiện hay không không có quy định, không có chế tài bắt buộc thực hiện.
Bộ Nội vụ, cụ thể là Cục văn thư, lưu trữ cần ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng lĩnh vực, các văn bản này cần được ban hành dưới hình thức của văn bản quy phạm pháp luật để tăng hiệu lực pháp lý của văn bản khi áp dụng, cập nhật các quy định mới
theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện đại, các văn bản mang tính chế tài cao như tham mưu ban hành Nghị định của Chính phủ quy định xử
phạt hành chính nếu không áp dụng các pháp luật vào tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ .
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với chức năng là cơ quan tham mưu Bộ Nội vụ ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ cần phải rà soát hệ thống văn bản đã ban hành về công tác này, trên cơ sở kết quả của việc rà soát, các văn bản không còn phù hợp sẽ được sửa đổi, thay thế để tạo nên sự thống nhất, đồng bộ trong hệ thống. Ví như các văn bản: quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu nộp vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh; hướng dẫn chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu hành chính; hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về chế độ phụ cấp đối với viên chức lưu trữ làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại;... Để đảm bảo việc ban hành văn bản chất lượng, hiệu quả, trước khi ban hành văn bản và tham mưu Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước cần lấy ý kiến củ ảo những ý kiến này một
cách nghiêm túc, chứ không chỉ mang tính hình thức, chiếu lệ. Thậm chí có những văn bản cần mở hội thảo để trao đổi ý kiến, trên cơ sở đó mới có thể
ban hành văn bản chất lượng, sát với thực tế củ .
Văn bản hướng dẫn do tỉnh ban hành phần lớn tập trung hướng dẫn lại các Thông tư của Bộ Nội vụ đã ban hành nên dẫn đến một thực tế là trùng lặp
đó những vấn đề cần quản lý, hướng dẫn khác không được đề cập đến.