2.2. Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ
2.2.3. Tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư,lưu trữ
2.2.3.1 Xây dựng kế hoạch, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Trong các chức năng của quản lý, lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất, bởi lẽ lập kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận, đồng thời xác định các phương thức để đạt mục tiêu.Việc lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện kế hoạch trong công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, nhằm đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ phát triển cân đối, nhịp nhàng, không lúng túng, bị động, thực hiện được tốt nhất các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn.
Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ủy Bắc Ninh ban hành chủ yếu là kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch công tác năm), tập trung vào những nội dung như: tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ ; công
tác tổ chức, nhân sự văn thư, lưu trữ; ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, như công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ...
Quá trình xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ được Tỉnh ủy Bắc Ninh thực hiện theo từng năm, kế hoạch ban hành bám sát với thực tiễn hoạt động công tác này. Như năm 2017 Tỉnh ủy Bắc Ninh đã chỉ đạo ban hành Kế hoạch số 3893/KH-UBND thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ. Mục đích của Kế hoạch nhằm tăng cường các hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, phục vụ việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị, góp phần nâng cao chất lượng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Theo Kế hoạch, Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương và tỉnh, đặc biệt là Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các Sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2013-2018”. Đồng thời, tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật, nhất là Luật Lưu trữ cùng các quy định, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan. Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các Sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh.
Để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đề ra, Văn phòng Tỉnh ủy phối hợp với cơ quan của tỉnh tăng cường việc kiểm tra thực hiện công tác lưu trữ hàng năm tại cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND cấp huyện, đồng thời tham mưu tỉnh ủy ban hành các văn bản chỉ đao, chấn chỉnh việc
thực hiện kế hoạch. Kết quả, một số chỉ tiêu đề ra trong kế hoạch của tỉnh đã được hoàn thành đúng hạn. Tuy nhiên, cũng có nhiều chỉ tiêu kế hoạch đã không đạt được. Ví như trong kế hoạch công tác năm 2012 của tỉnh ủy có đề cập đến việc tổ chức cuộc thi liên quan đến tìm hiểu pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhưng mục tiêu đặt ra của lại không thực hiện được .
Theo thống kê của Văn phòng tỉnh ủy Bắc Ninh, trong tổng số các cơ quan tổ chức Đảng trên địa bàn toàn tỉnh trung bình mỗi năm có 50 cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành kế hoạch triển khai văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo kết quả thực hiện công tác hàng năm, con số này so với tổng số cơ quan là quá khiêm tốn. Cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả việc hướng dẫn các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ hàng năm chủ yếu là các cơ quan Ban tổ chức Tỉnh ủy, Ban Dân Vận Tỉnh ủy và một số cơ quan thuộc Đảng ủy khối… Tuy nhiên, bên cạnh đó, một số cơ quan, tổ chức không triển khai các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đa số là Đảng ủy các xã do không có cán bộ chuyên trách phụ trách công tác này mà là kiêm nhiệm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng mà còn ảnh hưởng đến kết quả thực hiện kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.
Ở Huyện ủy, xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hướng dẫn văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ được các huyện triển khai vào quý I của năm, thậm chí có huyện đã chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm khi chưa có văn bản hướng dẫn của tỉnh. Việc thực hiện kế hoạch hướng dẫn văn bản pháp luật được các huyện ủy quan tâm chỉ đạo, đôn đốc đến các cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc. Vì vậy, phần lớn các yêu cầu đề ra trong kế hoạch đạt được kết quả nhất định như ban hành văn bản quản lý, tuyên truyền phổ biến văn bản, đào tạo, tập huấn công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tồn đọng và thu thập tài liệu vào lưu trữ huyện... Có thể kể đến các huyện, thành phố triển
khai, hướng dẫn và thực hiện tương đối tốt công tác này như thành phố Bắc Ninh, Thuận Thành, Tiên Du,… Trái với các huyện nêu trên thì Yên Phong là huyện chậm triển khai thực hiện kế hoạch hướng dẫn văn bản pháp luật về công tác văn thư lưu trữ hàng năm, một mặt do lãnh đạo huyện ủy chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác này, mặt khác bộ phận tham mưu quản lý nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ của huyện còn hạn chế về nhận thức lẫn trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Các xã thì đa số hoạt động này không được diễn ra do 126/126 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Đảng ủy cấp xã đều là cán bộ kiêm nhiệm, có thể là do đồng chí Phó Bí thư Đảng ủy trực tiếp làm hoặc đồng chí làm công tác văn phòng đảng ủy xã kiêm nhiệm và không được đào tạo chuyên ngành.
2.2.3.2. Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Căn cứ thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 6 năm 2013 nhằm cụ thể hóa tinh thần chỉ đạo của Trung ương, Ban Thường vụ Tỉnh ủy đã ban hành ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của tỉnh uỷ kèm theo Quyết định số 47-QĐ/TU, ngày 17-12-2014; ban hành công văn số 165-CV/TU đôn đốc các cơ quan tổ chức Đảng trên địa bàn tỉnh xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, tổ chức. Hiện nay toàn bộ cơ quan, tổ chức Đảng trên địa bàn vẫn đang tiến hành quá trình xây dựng và ban hành quy chế phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan tổ chức.
2.2.3.3 Tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Việc tuyên truyền, phổ biến về pháp luật văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan tổ chức Đảng quan tâm, vì vậy, ngay sau khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-C; Nghị định số 01/ NĐ - CP quy định biện pháp thực hiện một số điều của Luật Lưu trữ Việt Nam;
05/2007/CT-
ến các cơ quan, đơn vị đạo thực hiện
các văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ; ội
ệt. Đồng thời, hàng năm Tỉnh ủy chỉ đạo tổ chức hội
nghị Huyện ủy; tạ ội nghị, đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm
của lãnh đạo các cấp, các ngành đối với việc quản lý, chỉ đạo và đầu tư cơ sở
vật chất, bố hoạt động văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở đó, đã có
08/08 huyện, thành phố, thị xã tổ chức Hội nghị ộ,
ộ ể phổ biến nộ
Công tác phổ biến, giáo dục pháp luật cũng được đánh giá hoàn thành tốt theo định hướng của tỉnh ủy, trong đó chú trọng tuyên truyền theo chủ đề. Tỉnh ủy Bắc Ninh đã kết hợp nhiều hình thức, phương pháp tuyên truyền, phổ biến khác nhau để đạt hiệu quả cao nhất, từ tổ chức hội nghị, sao gửi văn bản đến việc tuyên truyền trên website của Sở, đài phát thanh... Số lần thực hiện linh hoạt theo các năm khi có các văn bản pháp luật mới được ban hành. Tính từ năm 2013 đến nay công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thực hiện đều đặn ít nhất 2 lần/ 1 năm. Văn phòng Tỉnh ủy kết hợp với Chi cục Văn thư – lưu trữ của tỉnh chủ trì công tác này và đã thực hiện đúng theo kế hoạch yêu cầu của Tỉnh ủy.
Cụ thể: Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh đã tham mưu cho Tỉnh ủy những nội dung mới cần đưa vào khi triển khai pháp luật về văn thư lưu trữ. Tỉnh ủy giao các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết thi hành; giao các đơn vị trực thuộc và huyện ủy tổ chức hội nghị tuyên truyền, phổ biến; các cơ
quan, đơn vị đã nghiêm túc triển khai thực hiện, đưa nhiệm vụ tuyên truyền, phổ biến các văn bản nêu trên trong Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Trên cổng thông tin điện tử của tỉnh Bắc Ninh đã chủ động đăng tải văn bản luật: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP. Qua đó, lãnh đạo các tổ chức cơ sở Đảng đã quan tâm tuyên truyền, phổ biến và chỉ đạo triển khai thực hiện, nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ. Cơ quan Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh (Sở Tư pháp) đưa nội dung tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ vào chương trình tuyên truyền, phổ biến pháp luật từ năm 2013; chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Báo Bắc Ninh, Cổng thông tin điện tử Bắc Ninh thực hiện tuyên truyền, phổ biến nội dung Luật và nghị định và các văn bản hướng dẫn thi hành qua đó để nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức. Tiếp đó, Văn phòng Huyện ủy, thành phố, thị xã cũng đã tổ
-CP và các văn bản khác về văn thư, lưu trữ; tất cả các cơ quan, tổ chức đã sao gửi
văn bản đế vị trực thuộc.
Với sự chỉ đạo sát sao của Tỉnh ủy Bắc Ninh trong công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, nhận thức của lãnh đạo và đại bộ phận cán bộ về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác này ngày càng được nâng lên.
2.2.3.4 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ
Tỉnh ủy Bắc Ninh đã đa dạng hóa các hình thức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức về vị trí vai trò của công tác này trong cơ quan, tổ chức Đảng. Các hình thức như: Mở lớp tập huấn, tổ chức thăm quan, học tập thực tế, cử cán bộ hoặc tạo điều kiện đi học các lớp cao đẳng, đai học lưu trữ chính quy, tại chức, cụ thể:
- Mở lớp tập huấn từ năm 2012 đến 2016, Tỉnh ủy phối hợp với phòng Quản lý văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu mở 5 lớp tập huấn bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ, mỗi lớp tập huấn được tổ chức trong một ngày. Sự quan tâm này thể hiện một bước tiến vượt bậc trong nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức ở tỉnh ủy. Có thể đánh giá tình hình tập huấn công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức qua bảng tổng hợp dưới đây:
STT Năm Số lớp Số lƣợng học viên Đối tƣợng
tham gia Nội dung tập huấn Cán bộ giảng dạy 01 2012 01 88 Cán bộ lãnh đạo và cán bộ phụ trách công tác VTLT, thuộc tỉnh ủy, huyện ủy, thị ủy phổ biến văn bản QPPL về VTLT; hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT. Lãnh đạo Sở Nội vụ; P.Quản lý VTLT 02 2013 01 58 Cán bộ lãnh đạo và cán bộ thuộc Văn phòng Huyện ủy, thành ủy, thị ủy Triển khai Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ; phổ biến các văn bản QPPL về VTLT; hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; kỹ năng lập hồ sơ công
việc Lãnh đạo Chi cục VTLT 03 2014 01 90 Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, cán bộ làm VTLT tại tỉnh Triển khai thực hiện Luật Lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
ủy, huyện ủy, thị ủy Đảng 04 2015 01 126 Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở Đảng ủy xã
Triển khai phổ biến các văn bản QPPL
về VTLT; hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; kỹ năng lập hồ sơ công việc. Lãnh đạo Chi cục VTLT 05 2016 01 58 Cán bộ lãnh đạo và cán bộ Văn phòng Tỉnh ủy, huyện ủy, thành ủy, thị ủy Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác VTLT; kỹ năng lập hồ sơ công việc;
hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý; hướng
dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê
công tác VTLT.
Lãnh đạo Chi cục
VTLT
Bảng 2: Tình hình tập huấn công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Đảng tỉnh Bắc Ninh
Việc tập huấn cho các Chi, Đảng bộ, những người làm công tác văn thư, lưu trữ, thường được các nhà làm thực tiễn tiến hành thực hiện, nội dung tập huấn chủ yếu đề cập đến những nội dung chủ yếu của công tác công tác văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ lưu trữ hiện hành; quy trình quản lý và xử lý văn bản đi - đến; thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; quản lý, sử dụng con dấu; xử lý các văn bản tài liệu mật; ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý văn bản theo quy định tại các văn bản. Hơn
thế nữa, các khoá tập huấn đã chú trọng đến công tác phổ biến các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể đã giới thiệu và hướng dẫn thực hiện một số nội dung quy định trong các văn bản như: Quyết định 31- QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Ban Chấp hành Trung ương ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 của Ban Bí thư về việc bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Công văn số 2587-CV/VPTW, ngày 25/5/2010 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn thêm