2.3. Đánh giá, nhận xét chung quá trình thực hiện pháp luật về văn thƣ,
2.3.1.Kết quả đạt được
Hơn 5 năm qua, công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan Trung ương, cùng với sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã có những tiến bộ mới và đạt được những kết quả nổi bật, góp phần vào việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cấp uỷ các cấp.
Quá trình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại Bắc Ninh được triển khai đã làm cơ sở nền tảng để thực hiện công tác này trong các cơ quan, tổ chức. Pháp luật có được triển khai đúng hướng và rộng rãi mới đi đôi với việc chấp hành nghiêm các quy định pháp luật, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực của cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh.
Quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ giúp cho công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng được cải tiến lề lối làm việc, xây dựng các quy chế, quy trình nghiệp vụ; quản lý chặt chẽ văn bản, bảo đảm bí mật thông tin, tài liệu; văn bản đi, đến ở các cấp uỷ, cơ quan đảng được đăng ký, quản lý trên phần mềm Lotus Notes phiên bản mới (Notes 8.5); các cấp uỷ
từ tỉnh đến huyện, các cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh thực hiện nghiêm túc Quyết định số 305-QĐ/TU, ngày 15/11/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện của Đảng, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Việc số hóa, gắn tệp chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản trên mạng được Văn phòng Tỉnh uỷ, các cấp uỷ, cơ quan đảng duy trì và thực hiện tốt.
Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng ngày càng chính xác, thống nhất theo quy định của Trung ương và Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của từng tổ chức.
Hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan đảng được văn bản hoá đầy đủ. Các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ và một số hội nghị quan trọng được các cấp uỷ ban hành thông báo kết luận hội nghị, những cuộc họp quan trọng có tổ chức ghi âm và văn bản hóa được một số biên bản theo đúng quy định, góp phần lưu giữ được tài liệu có giá trị của cấp uỷ, cơ quan đảng. Công tác lập hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ tên loại, hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc được hầu hết cấp uỷ, cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội chú ý thực hiện ngày càng tốt hơn; Chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bước đầu được các cấp uỷ, cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội chú ý thực hiện.
Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được tăng cường. Tỉnh uỷ và Văn phòng Tỉnh uỷ đã ban hành trên 30 văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và sơ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Các huyện, cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh đã ban hành các quy định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ: Quy định về công tác văn thư, lưu
năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác của kho lưu trữ cấp uỷ huyện; Quy chế về quản lý và sử dụng con dấu; Chỉ thị về đẩy mạnh công tác quản lý, sử
dụng tài liệu của Đảng và tổ chức chính trị - xã hội; Quy định về bảo đảm an
ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan đảng… Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức thuộc phạm vi chỉ đạo của văn phòng cấp uỷ tỉnh, huyện tiếp tục tổ chức thực hiện khá nề nếp. Thông qua kiểm tra, hướng dẫn đã kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, tạo sự chuyển biến tiến bộ trong công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó
và triển khai Chỉ thị số 14-CT/TU, ngày 17/10/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về đẩy mạnh công tác quản lý, sử dụng tài liệu của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng là nền tảng cho việc thực hiện tốt các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng :
- Công tác văn thư được thực hiện đi vào nền nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ văn bản, phục vụ kịp thời, chính xác về tài liệu văn kiện, đảm bảo bí mật thông tin tài liệu.
Hầu hết các văn bản của cấp ủy, cơ quan đảng đều ban hành đúng thể loại, đúng thẩm quyền và trình bày khá đầy đủ thành phần thể thức văn bản theo Quyết định 31- QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Bộ Chính trị; Quyết định 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 của Ban Bí thư về thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng.
Việc đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên giấy và trên mạng thông tin diện rộng của Đảng được thực hiện tốt đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Từ năm 2010 - 2015, Văn thư Tỉnh ủy đã gửi phát hành 7.451 văn
bản đi của Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh, tiếp nhận 31.367.000 văn bản đến; văn thư các cơ quan, ban đảng tỉnh gửi 15.310 công văn đi, tiếp nhận 27.385 công văn đến; văn thư các huyện uỷ, thị uỷ, thành ủy gửi 27.970 công văn đi, tiếp nhận 53.743 công văn đến.
Công tác quản lý, bảo mật thông tin tài liệu được thực hiện đúng theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi thiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. Con dấu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội được quản lý chặt chẽ và sử dụng con dấu đúng quy định.
Công tác lập hồ sơ công việc có nhiều tiến bộ, Hội nghị Ban Thường vụ, Ban Chấp hành cấp ủy các cấp được cụ thể hóa bằng biên bản và lập hồ sơ tương đối đầy đủ và dần đi vào nền nếp; Trong 5 năm, cán bộ, chuyên viên, văn thư các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh đã lập được 2.305 hồ sơ, thống kê và giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định.
- Công tác lưu trữ
Công tác thu thập, quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được thực hiện có hiệu quả. Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ cơ bản đã thu thập, bổ sung được tài liệu thuộc phạm vi quản lý, tài liệu nộp lưu chất lượng tốt hơn, sắp xếp khoa học hơn, hiện nay Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ đang quản lý 1500 cặp tài liệu giấy và 200 ảnh của 18 phông lưu trữ. Ngoài khối lượng tài liệu lưu trữ hiện hành định kỳ do văn thư nộp lên, trong nhiệm kỳ 2010 - 2015 cán bộ Phòng Lưu trữ, Văn phòng Tỉnh uỷ thu được 700 cặp tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh và phông Văn phòng Tỉnh uỷ; cán bộ văn thư ở các ban, cơ quan đảng và đảng uỷ trực thuộc thu thập được 170 cặp; lưu trữ các huyện uỷ, thị uỷ, thành uỷ đã thu thập được 854 cặp tài liệu của các cơ quan lãnh đạo cấp ủy, và một số tài liệu của đảng ủy xã, phường, thị trấn.
Công tác chỉnh lý tài liệu được tiến hành thường xuyên, đến nay đã cơ bản tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cấp uỷ tỉnh và Văn phòng khoá XVI, XVII, đang chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của phông cơ quan lãnh đạo tỉnh Bắc Ninh nhiệm kỳ 2010 - 2015; một số văn phòng huyện, thị, thành ủy đã chỉnh lý được tài liệu của cấp uỷ và các ban xây dựng Đảng từ năm 2010 trở về trước. Thông qua đó, từng bước xác định giá trị của tài liệu, lập các hồ sơ vấn đề, vụ việc để quản lý phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài, đồng thời trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và làm quy trình xét huỷ các tài liệu trùng thừa, hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.
Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ cấp uỷ và lưu trữ hiện hành của các cơ quan đảng, được quan tâm thực hiện liệu. Từ năm 2010 đến năm 2015, Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ đã phục vụ hơn 700 lượt người, với khoảng 20.000 trang tài liệu, Kho lưu trữ các huyện, thị ủy, thành uỷ đã phục vụ 927 lượt người với 30.988 trang đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng; tổng kết việc thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Trung ương và địa phương; phục vụ công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử Đảng; giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ… Trong quá trình phục vụ khai thác, các phòng kho lưu trữ cấp uỷ và văn thư cơ quan đã chú ý theo dõi, quản lý chặt chẽ và thu hồi đầy đủ tài liệu; không để xảy ra hư hỏng, hoặc mất mát tài liệu.
Nếu không có quá trình tìm hiểu và triển khai pháp luật văn thư, lưu trữ chắc chắn các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ cũng không đạt được thành tựu như vậy. Thực hiện pháp luật đúng hướng sẽ mang lại những kết quả tốt, phù hợp với yêu cầu công việc của cơ quan, tổ chức Đảng.
- Về công tác tổ chức, cán bộ: đã kiện toàn hệ thống tổ chức, thành lập Kho Lưu trữ Lịch sử của Tỉnh uỷ, Kho lưu trữ huyện, thành, thị uỷ. Đến nay
có 8/8 huyện, thành, thị uỷ thành lập Lưu trữ cấp huyện. Công tác cán bộ được cấp uỷ và lãnh đạo các cơ quan đơn vị quan tâm, bố trí hợp lý, với tổng số 35 cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm ở Văn phòng Tỉnh ủy, các ban, cơ quan của đảng ở tỉnh, các huyện ủy, thị ủy, thành ủy, các đảng ủy trực thuộc và 126 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ ở cấp ủy cấp xã… và luôn tạo điều kiện cho cán bộ đi học, tập huấn để nâng cao trình độ chính trị cũng như chuyên môn nghiệp vụ.