3.2. Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng việc thực hiện pháp luật văn thƣ,
3.2.5.Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác công tác văn thư,
lưu trữ - Đây chính là đội ngũ trực tiếp thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng
Một là, kiện toàn tổ chức, tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ .
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức triển khai pháp luật văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng. Cán bộ có trình độ và am hiểu văn bản pháp luật về văn thư lưu trữ sẽ có quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định pháp luật, khoa học và gọn gàng. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác này. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Tiến hành rà soát, đánh giá lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ công chức làm văn thư, lưu trữ chuyên trách theo đúng tiêu chuẩn chức danh theo quy định. Trên cơ sở đó, tiếp tục sắp xếp, kiện toàn, bổ sung
đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với tính chất, nội dung, khối lượng công việc, để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đúng quy định và đạt được hiệu quả thiết thực. Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu của công việc và thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ mới có hiệu quả.
Hai là, nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
Xây dựng đội ngũ những người làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm về số lượng, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quy định, đáp ứng yêu cầu đặt ra cho ngành văn thư, lưu trữ trong thời kỳ mới.
Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách. Mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về pháp luật văn thư, lưu trữ, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ kiêm nhiệm, cán bộ cần đào tạo mới, đào tạo lại hoặc cần được tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh đảm nhiệm. Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật để cán bộ văn thư, lưu trữ không những làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề.
3.2.6. Cung cấp đầy đủ, có hệ thống thông tin pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng phục vụ quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Bên cạnh việc thực hiện có hiệu quả các hình thức phổ biến, giáo dục tuyên truyền pháp luật truyền thống, cần quan tâm khai thác có hiệu quả các văn bản pháp luật cập nhật, lưu trữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng Internet. Xây dựng và đưa vào sử dụng rộng rãi các cơ sở dữ liệu
pháp luật điện tử; tiếp tục củng cố và phát triển các hệ thống thông tin pháp luật phù hợp tại cơ quan tổ chức Đảng của tỉnh Bắc Ninh.
Nâng cao khả năng hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức làm công tác thông tin pháp luật tạo thành mạng lưới thông tin pháp luật thống nhất trong cơ quan tổ chức Đảng thực hiện việc tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin pháp luật.
Chính việc cung cấp đầy đủ thông tin đầy đủ về pháp luật văn thư, lưu trữ sẽ là bước cần thiết để công tác này được thực hiện đầy đủ đúng quy định của pháp luật.
3.2.7. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng cho yêu cầu của quá trình triển khai pháp luật về văn thư, lưu trữ
Từng bước đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại nhằm cải thiện môi trường làm việc cho người làm văn thư, lưu trữ; từ đó tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý về văn thư, lưu trữ, góp phần bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tập trung khai thác, huy động tốt các nguồn lực từ ngân sách nhà nước và các nguồn thu xã hội hóa khác để xây dựng, phát triển công tác văn thư, lưu trữ theo những mục tiêu, chỉ tiêu đặt ra. Trong đó, ưu tiên đầu tư xây dựng mới hoặc cải tạo, hoàn thiện Kho lưu trữ chuyên dụng của Tỉnh ủy đáp ứng yêu cầu thu thập và bảo quản tài liệu theo đúng tiêu chuẩn quy định của ngành.
Trước mắt: Kho Lưu trữ lịch sử của Tỉnh uỷ cần bố trí thêm 01 kho rộng khoảng 40m2 với hệ thống máy điều hoà, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, bình chữa cháy, máy hút bụi, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, hệ thống thông gió … Trang bị thêm 01 bộ máy tính, 01 ổ cứng rời và 01 tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn; 01 bộ bàn, ghế cỡ lớn để cán bộ
ngồi chỉnh lý tài liệu; 15 giá sơn tích điện, 500 hộp đựng tài liệu, 6000 bìa hồ sơ và các văn phòng phẩm khác phục vụ nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ; trang bị thêm cho các Kho Lưu trữ cấp huyện 40 giá và 1600 hộp đựng tài liệu. Ở bộ phân văn thư cơ quan Văn phòng Tỉnh uỷ cần mua sắm các trang thiết bị hiện đại như: máy photo hiện đại tự động đảo mặt, máy tính, máy in, máy fax, máy quét văn bản (Scan), bàn làm việc, tủ đựng tài liệu công văn đi... đáp ứng yêu cầu công việc.
Tích cực triển khai ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ một cách đồng bộ, hiệu quả, theo từng giai đoạn và phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Chú trọng xây dựng, phát triển nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ mới phù hợp với yêu cầu. Đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan theo đề án 47 và 06 về “tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng”
Phát triển ứng dụng các phần mềm hệ thống, phần mềm quản lý, xử lý công văn, thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và các biện pháp nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
Xây dựng Kho Lưu trữ điện tử của Đảng bộ tỉnh nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin trên mạng thông tin diện rộng của Đảng: trên cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ, văn kiện đảng cuả Tỉnh uỷ và các huyện uỷ, thị uỷ, thành uỷ đã xây dựng, tiến hành rà soát, bổ sung các trường còn thiếu. Lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ của các ban, cơ quan của đảng, các đảng uỷ trực thuộc, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể xã hội tỉnh để cập nhật vào cơ sở dữ liệu (với khoảng 2.800 bản ghi mục lục hồ sơ, 3.703 bản ghi mục lục văn kiện với 11.923 trang tài liệu).