2.2. Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ
2.2.4Kiểm tra quá trình tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây
xây dựng
2.2.4.1. Thực hiện công tác kiểm tra
Có thể khẳng định rằng, muốn thực hiện một cách hiệu quả chức năng quản lý nhà nước thì thanh tra, kiểm tra là một khâu đặc biệt quan trọng. Thanh tra, kiểm tra để đánh giá những mặt tốt đã làm được để từ đó duy trì và phát huy hơn nữa những ưu điểm và chỉ ra những hạn chế cần khắc phục, những vướng mắc, sai sót để kịp thời điều chỉnh, tất cả vì mục đích quản lý
hiệu quả h Thanh tra, kiểm tra trong công tác
lưu trữ giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ đánh giá được tình hình thực hiện các quy định về công tác lưu trữ và những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế, qua đó giúp cơ quan quản lý nâng cao chất lượng quản lý.
Trước năm 2011, hình thức kiểm tra chủ yếu được áp dụng là tổ chức theo hình thức kiểm tra chéo 2 năm một lần giữa các cơ quan thuộc các khối
và giữa các huyện với nhau. Thành phần Hội đồng kiểm tra gồm trưởng đoàn, thư ký và các thành viên. Trưởng đoàn là lãnh đạo Văn phòng tỉnh uỷ, thành viên là đại diện lãnh đạo của cơ quan, tổ chức tham gia kiểm tra chéo. Việc kiểm tra thường được thực hiện vào quý 3 của năm kiểm tra. Mỗi đợt kiểm tra kéo dài khoảng 6 đến 7 ngày. Nội dung kiểm tra bao gồm công tác tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ, ban hành văn bản thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ... Sau khi kết thúc đợt kiểm tra chéo, cơ quan quản lý sẽ tổng hợp số điểm đã đạt được của các khối, thông qua số điểm này làm căn cứ
để xếp loại cho cơ quan, .
Bên cạnh đó, Văn phòng tỉnh uỷ cũng tổ chức Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan tổ chức, tuy nhiên việc kiểm tra không được thực hiện hàng năm. Kiểm tra trong công tác lưu trữ ở tỉnh uỷ Bắc Ninh được tăng cường và tiến hành thường xuyên hơn trong những năm gần đây, đối tượng kiểm tra là Ban, cơ quan của Đảng; huyện, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc trên đia bàn tỉnh. Thành phần Đoàn kiểm tra bao gồm trưởng đoàn, thư ký và các thành viên. Hàng năm, sau khi ban hành kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, Ban thường vụ tỉnh uỷ sẽ ban hành Chương trình kiểm tra tại các cơ quan, tổ chức. Thời gian kiểm tra thường được tiến hành vào khoảng quý 2 hoặc quý 3 của năm và mỗi cơ quan, tổ chức được kiểm tra trong 01 buổi. Nội dung kiểm tra bao gồm: Tình hình phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật
cán bộ lưu trữ; tình hình ban hành văn bản hướng dẫn và việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản; kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin... Phương pháp kiểm tra được áp dụng bắt đầu từ việc đối tượng bị
ng đã được yêu cầu. Sau khi cùng với cơ quan, tổ chức làm rõ một số nội dung trong báo cáo, đoàn kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra tình hình thực tế và kết luận. Trong quá trình kiểm tra, nhiều sai sót của các cơ quan, tổ chức trong việc triển khai, thực hiện các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ đã được các thành viên của Đoàn kiểm tra phát hiện và kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức làm đúng theo quy định của nhà nước. Việc kết hợp giữa nghe trình bày báo cáo và kiểm tra thực tế tai cơ quan, tổ chức đã giúp các thành viên trong đoàn có cơ sở để đánh giá những kết quả và tồn tại cũng như kiến nghị các biện pháp khắc phục, nhằm giúp các cơ quan, tổ chức làm tốt hơn nữa công tác này. Sau khi kết thúc kiểm tra, Đoàn kiểm tra sẽ làm thông báo kết quả kiểm tra gửi cơ quan, tổ chức.
Kiểm tra về công tác lưu trữ đã góp phần đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức ở tỉnh, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm đã đạt được để làm tốt hơn nữa công tác này. Tuy nhiên sau khi kết thúc các đợt kiểm tra, ngoài việc tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra và tham mưu tỉnh ủy ban hành các văn bản chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, cơ quan tham mưu chưa đề xuất các hình thức khen thưởng để kịp thời động viên các cơ quan, tổ chức đã làm tốt công tác lưu trữ cũng như chưa có biện pháp xử lý đối với những cơ quan chưa thực hiện tốt công tác này. Vì vậy, có những cơ quan sau 5 năm kiểm tra lại vẫn tồn tại những hạn chế, yếu kém trong công tác lưu trữ của 5 năm trước. Ví dụ: Năm 2013, Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tại 03 cơ quan đã kiểm tra năm 2011, như Huyện uỷ Quế Võ, huyện uỷ Từ Sơn, thấy rằng các hạn chế trong công tác lưu trữ của đợt kiểm tra trước vẫn không được khắc phục, như tình trạng không lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tài liệu tích đống chưa được chỉnh lý còn phân tán ở các phòng, ban chuyên
môn; kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản chưa đảm bảo...vẫn tiếp diễn. Có thể nói, kiểm tra công tác lưu trữ ở vẫn còn mang nặng tính hình thức, chưa thực sự thay đổi nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ .
2.2.4.2 Tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá quá trình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Công tác sơ kết, tổng kết về lưu trữ cũng là một trong những công tác hết sức quan trọng. Đây là thời điểm để đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Từ đó, đưa ra đánh giá về những mặt đã làm được, những mặt chưa làm được và phương hướng phát triển trong thời gian tới. Thực tiễn công tác sơ kết, tổng kết về lưu trữ tại cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh được thực hiện khá tốt. Công tác này được thực hiện thường xuyên và nghiêm túc, đạt hiệu quả cao, giúp cho ban thường vụ tỉnh uỷ nắm bắt được kết quả công tác lưu trữ trong địa bàn tỉnh cũng như các ưu điểm, hạn chế cần khắc phục của công tác này. Thông thường, sơ kết được thực hiện đối với những công việc, kế hoạch trong một thời gian ngắn hạn, vẫn chưa kết thúc. Một số vấn đề thường xuyên được tiến hành sơ kết như: Sơ kết 06 tháng đầu năm công tác văn thư, lưu trữ; sơ kết 01 năm thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu... Tổng kết được thực hiện đối với những kế hoạch, những vấn đề được thực hiện trong một khoảng thời gian dài, một năm, một vài năm hoặc có thể lâu hơn như: Tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức Đảng tỉnh Bắc Ninh năm 2012; tổng kết công tác kiểm tra, hướng dẫn năm 2013... Bên cạnh việc thường xuyên thực hiện sơ kết, tổng kết các kế hoạch, công tác lưu trữ của tỉnh uỷ còn tiến hành sơ kết các văn bản quy định, các kế hoạch Nhà nước giao ví dụ như: Tổng kết 05 năm
thực hiện chỉ thị số 05/2007/CT- 02/3/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (2007-2012) hay tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh uỷ từ khi Luật Lưu trữ có hiệu
lực thi hành... Việc sơ kết, tổng kết về lưu trữ cũng thường xuyên được đôn đốc, chỉ đạo đến các đơn vị, địa phương. Trước khi tiến hành sơ kết, tổng kết một kế hoạch,công tác lưu trữ nào đó của tỉnh, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ đều có các văn bản hướng dẫn, đôn đốc thực hiện sơ kết, tổng kết. Sau khi các đơn vị, địa phương sơ kết, tổng kết sẽ gửi lại văn phòng tỉnh uỷ tiến hành tập hợp, tổng kết. Nhìn chung, công tác sơ kết, tổng kết về lưu trữ của tỉnh uỷ Bắc Ninh đã thực hiện tốt, song vẫn còn một số hạn chế như việc sơ kết, tổng kết muộn, chưa phản ánh thật chính xác kết quả công tác...