1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc thực hiện pháp luật văn thƣ, lƣu trữ
1.3.2. Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
hỏi bản thân lãnh đạo cơ quan cần xác định đúng vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Điều này cũng có nghĩa, nhận thức của lãnh đạo các cấp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Thực tế một số cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ; chưa xác định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định; chưa tập trung chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thu hồi và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo là điều then chốt nhất. Có sự chỉ đạo của lãnh đạo thì công tác này sẽ hoạt động hiệu quả và đem lại những lợi ích to lớn trong quá trình hoạt động của cơ quan. Do đó việc nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ là hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
1.3.2. Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ văn thư, lưu trữ
Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến việc thực hiện pháp luật. Trình độ, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao là điều kiện đầu tiên, cơ bản để có những hoạt động nhận thức đúng pháp luật và dẫn đến việc thực hiện pháp luật tốt. Người làm công tác văn thư, lưu trữ có am hiểu pháp luật, nắm vững kiến thức chuyên môn thì mới có thể làm tốt vị trí công việc của mình. Còn với những người trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa đạt yêu cầu sẽ ngược
lại, thật khó khăn cho họ trong việc hiểu biết cũng như thực hiện pháp luật về công tác này. Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần phải có quá trình rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân đặc biệt trong việc thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng càng yêu cầu người làm công tác nắm vững pháp luật, làm tốt nhiệm vụ của mình.
Thực tiễn trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay, hầu hết cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, hoặc chưa có chuyên môn nghiệp vụ. Đây chính là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng và tích đống, không được xác định giá trị, thất thoát và mất mát tài liệu đã xảy ra ở nhiều cơ quan, tổ chức, hồ sơ công việc chưa được lập, thu hồi sắp xếp và chỉnh lý theo quy định phục vụ công tác lưu trữ; các điều kiện, yếu tố về kho, cơ sở vật chất thiếu và không được đầu tư. Muốn đảm bảo được quá trình hoạt động của đội ngũ này thì việc song song với quá trình làm việc là quá trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kiến thức, chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.