Tại các tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, Đảng Cộng sản Việt Nam được tổ chức thành các Đảng bộ Tỉnh hoặc Đảng bộ Thành phố trực thuộc trung ương.
Đại hội Đại biểu Đảng bộ Tỉnh/Thành phố Trực thuộc Trung ương là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương. Đại hội Đại biểu Đảng bộ họp 5 năm 1 lần để bầu ra Ban Chấp hành Đảng bộ. Ban Chấp hành Đảng bộ Tỉnh được gọi là Tỉnh ủy, đứng đầu là Bí thư Tỉnh ủy. Còn Ban Chấp hành Đảng bộ Thành phố Trực thuộc Trung ương được gọi là Thành ủy, đứng đầu là Bí thư Thành ủy.
Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ được Đại hội Đại biểu Đảng bộ bầu ra và có nhiệm kỳ 5 năm. Hội nghị Đảng bộ cấp Tỉnh sau đó sẽ được tổ chức để bầu Ban Thường vụ cấp Tỉnh, Thường trực cấp Tỉnh, Ủy ban Kiểm tra cấp Tỉnh và các chức danh lãnh đạo gồm Bí thư cấp Tỉnh, Phó Bí thư cấp Tỉnh và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra cấp Tỉnh.
Các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh ủy các cơ quan sự nghiệp của Đảng ở cấp tỉnh do Ban Thường vụ tỉnh ủy quyết định thành lập; riêng Ủy ban Kiểm tra do tỉnh ủy bầu. Các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy các cơ quan sự nghiệp của Đảng ở cấp tỉnh gồm: Ủy ban Kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận, Văn phòng, Báo, Trường Chính trị, Nhà xuất bản.
Các tổ chức đảng trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy * Các đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy
Các đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy bao gồm: Đảng ủy Quân sự tỉnh, Đảng ủy Công an tỉnh, Đảng ủy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Đảng ủy Dân chính Đảng (đảng ủy các cơ quan) tỉnh.
Ngoài ra, ở các tỉnh, thành phố có các khu công nghiệp, nhà máy, xí nghiệp, công trường, nông trường, .... của Trung ương đóng trên địa bàn địa phương, thì tỉnh ủy quyết định thành lập thêm các Đảng ủy của nhà máy, xí nghiệp, nông trường, ...trực thuộc tỉnh ủy.
* Các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy
Các đảng đoàn trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy được thành lập ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội do bầu cử lập ra như Đảng đoàn Hội đồng nhân dân tỉnh, Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Đảng đoàn Liên đoàn Lao động tỉnh, Đảng đoàn Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh, Đảng đoàn Hội Cựu chiến binh tỉnh, Đảng đoàn Hội nông dân tỉnh.
Các ban cán sự đảng được thành lập ở các cơ quan như: Ủy ban Nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh, Ngân hàng Nhà nước tỉnh.
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC CỦA ĐẢNG Ban Chấp hành Trung ương Các đảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng Văn phòng, các ban, báo, tạp chí, nhà xuất bản, học viện Các tỉnh ủy, thành ủy Các đảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng Văn phòng, các ban, báo, trường chính trị, nhà xuất bản Các huyện ủy, quận ủy, thị ủy trực thuộc tỉnh Các chi,
đảng bộ cơ quan
Văn phòng, các ban, trung tâm giáo dục
chính trị
Các đảng ủy cơ sở xã, phường
Tỉnh ủy Bắc Ninh gồm các ban, đơn vị trực thuộc sau:
- Văn phòng Tỉnh ủy
- Ban Tổ chức Tỉnh uỷ
- Ban Tuyên giáo Tỉnh uỷ
- Ban Dân vận Tỉnh uỷ
- Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ
- Đảng ủy Các cơ quan tỉnh
- Đảng ủy Khối doanh nghiệp tỉnh
- Trường Chính trị Nguyễn Văn Cừ
- Báo Bắc Ninh.
Căn cứ Quy định số 219 - QĐ/TW ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Ban Chấp hành Trung ương quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy.
Để thực hiện tốt công tác văn phòng và thúc đẩy quá trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 947-QĐ/TU, ngày 24/11/2009 ban hành kèm theo quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, mối quan hệ công tác của Văn phòng Tỉnh uỷ Bắc Ninh nhằm cụ thể hóa Quy định số 219-QĐ/TW ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Ban Chấp hành Trung ương để phân công nhiệm vụ đối với các phòng thuộc Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh. Công tác văn thư của Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh ngoài việc hoạt động phục vụ cấp ủy Đảng, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và phục vụ cho việc hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy ra thì còn có mối quan hệ với các Ban, cơ quan của Đảng; các huyện ủy, thị ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy (gọi tắt là các cơ quan, tổ chức thuộc Tỉnh ủy). Cụ thể như sau:
Ban Tổ chức Tỉnh uỷ, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Dân vận Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh uỷ, Báo Bắc Ninh và Trường Chính trị Nguyễn Văn Cừ tỉnh là các cơ quan tham mưu, phục vụ sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, sự chỉ đạo của các ban, ngành Trung ương của Tỉnh uỷ và Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, nắm vững tình hình thực tiễn để tham mưu đề xuất chủ trương, kế hoạch và các biện pháp thực hiện trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ thảo luận, quyết định.
- Các ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định và chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ; phát huy tính chủ động, sáng tạo, hiệu quả, hoàn thành các nhiệm vụ của từng giai đoạn.
Do vậy, giữa Văn phòng Tỉnh ủy và các ban, cơ quan của Đảng có mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau trong hoạt động, quản lý trong đó công tác văn thư, lưu trữ được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nó là cầu nối vô hạn giữa các cơ quan với nhau. Các ban, cơ quan của Đảng và Văn phòng Tỉnh ủy đều là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và trực tiếp là Thường trực Tỉnh ủy.
* Với các huyện, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc:
Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp uỷ trực thuộc và thông qua các Ban, cơ quan của Tỉnh uỷ, các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ Tỉnh uỷ được phân công phụ trách.
Ban Thường vụ các huyện ủy, thị ủy, thành uỷ và đảng uỷ trực thuộc phải chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ và Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về toàn bộ các mặt hoạt động của đảng bộ mình.
Có thể nói, Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh và các cơ quan, tổ chức trực thuộc Tỉnh ủy có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tác động qua lại lẫn nhau. Việc hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan trong hệ thống chính trị của Đảng trong những năm qua các cơ quan Đảng tỉnh Bắc Ninh đã ban hành các văn bản để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, đưa nghị quyết của Đảng vào đời sống đều đúng thẩm quyền và lựa chọn đúng thể loại văn bản để thể hiện đúng nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, không có hiện tượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền phải bãi bỏ. Tài liệu lưu trữ được quản lý tập trung thống nhất tại Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ để phục vụ các nhiệm vụ chính trị, nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.
Theo quy định Điều lệ Đảng Cộng Sản Việt Nam 2011 và Quy định 29/QĐ-TW, cơ quan Đảng gồm có 4 cấp được tổ chức theo đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn; cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cấp Trung ương,còn tổ chức Đảng được lập tương ứng với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước. Người làm việc trong cơ quan Đảng không nhất thiết yêu cầu phải là Đảng viên của Đảng cộng sản Việt Nam nhưng những người làm việc trong tổ chức Đảng thì phải là Đảng viên. Văn bản của cơ quan Đảng ban hành là văn bản lãnh đạo chỉ đạo quá trình tổ chức thực hiện còn tổ chức Đảng là trực tiếp tham gia quá trình tổ chức thực hiện, triển khai văn bản của tổ chức Đảng thành nghị quyết để phổ biến đến toàn thể đảng viên. Cơ quan Đảng có con dấu riêng để thực nhiệm vụ lãnh đạo của mình, còn tổ chức Đảng thì chỉ có tổ chức cơ sở Đảng và tương đương ( Đảng bộ xã) mới có dấu còn những chi bộ dưới như chi bộ thôn, chi bộ trong trường học… thì không có dấu. Từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa cơ quan Đảng và tổ chức Đảng là mối quan hệ qua lại chứ không phải độc lập hoàn toàn với nhau. Xét về việc tổ chức thực hiện pháp
luật về văn thư lưu trữ: Cơ quan Đảng thì có bộ phận văn thư lưu trữ riêng biệt từ đó việc thực hiện pháp luật ở cơ quan Đảng thực hiện nghiêm túc, có bộ phận chuyên trách riêng. Còn tổ chức Đảng thì chỉ có tổ chức cơ sở Đảng có dấu mới bắt buộc phải có người phụ trách văn thư, lưu trữ. Những người làm công việc này đa số là kiêm nhiệm và quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ đều là quá trình triển khai văn bản trên chỉ đạo xuống.
Quá trình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh dựa trên văn bản pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trong quá trình thực hiện tỉnh ủy Bắc Ninh cũng ban hành một số văn bản cụ thể quy định quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức tại đây.
Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, mỗi cơ quan đều chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ về hoạt động của cơ quan mình; đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh uỷ. Vì vậy các mặt hoạt động nói chung, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nói riêng đều có sự chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất của của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ.
Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thuộc thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh, bao gồm tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; giúp Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ , các quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.