7. Kết cấu luận văn
1.2.2. Điều kiện ứng dụngtiêu chuẩn ISO9001:2008 vào giải quyết thủ tục
thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông tại UBND quận
1.2.2.1. Hệ thống văn bản pháp lý
Các chủ trương, chính sách và hệ thống văn bản pháp lý có liên quan đến công tác cải cách hành chính, ứng dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước sẽ tạo hành lang pháp lý cho hoạt động. Nếu các chủ trương, chính sách văn bản pháp lý được quy định cụ thể, rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan hành chính nhà nước ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và ngược lại. Chính vì vậy, đòi hỏi các cơ quan hành chính nhà nước phải nắm bắt được đầy đủ, chính xác, kịp thời các quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm ứng dụng thực hiện cho hiệu quả. Đây chính là yếu tố quan trọng nhằm định hướng hoạt động cho các cơ quan hành chính nhà nước đề ra chính sách chất lượng, xây dựng hệ thống chất lượng cho phù hợp.
1.2.2.2. Cam kết của lãnh đạo
Trách nhiệm của lãnh đạo được coi là một trong những nội dung quan trọng nhất của việc ứng dụng ISO. Lãnh đạo cao nhất của cơ quan, đơn vị phải cam kết trong việc xây dựng, thực hiện ISO, cải tiến liên tục hệ thống thông qua việc truyền đạt cho cán bộ, công chức tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của cá nhân, tổ chức và các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
Lãnh đạo UBND quận nhận định rõ vai trò, hiệu quả và lợi ích của hệ thống. Do đó, quan tâm chỉ đạo và luôn cam kết:
- Chịu trách nhiệm về tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008.
- Đảm bảo các chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng được thiết lập và phù hợp với định hướng chiến lược và bối cảnh qua từng giai đoạn của UBND quận. Phải thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, đảm bảo các nguồn lực có sẵn để thực hiện. Xây dựng chính sách chất lượng phải phù hợp với mục đích của tổ chức, đáp ứng các yêu cầu của người dân, cải tiến liên tục để đảm bảo hoạt động của HTQLCL cao nhất.
- Đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho việc ứng dụng HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 luôn sẵn có.
- Tham gia chỉ đạo và hỗ trợ mọi cán bộ, công chức, người lao động tham gia đóng góp cho hiệu lực của việc ứng dụng ISO. Truyền đạt tầm quan trọng về hệ thống quản lý có hiệu lực và tuân thủ các yêu cầu của hệ thống. Thúc đẩy cải tiến liên tục.
Ngoài ra, để vận hành hệ thống được nhất quán, lãnh đạo phải xác định được quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức có liên quan, công khai rộng rãi trong cơ quan, đơn vị; phân công công chức phụ trách thực hiện theo đúng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo đúng người đúng việc. Xây dựng được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ cơ quan, tổ chức và đối với bên ngoài, hình thành nên cơ chế phối hợp nhịp nhàng của từng bộ phận bên trong tổ chức; định kỳ xem xét hệ thống quản trị chất lượng của tổ chức để đảm bảo thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực. Đồng thời, phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo là người chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLCL, thúc đẩy các cán bộ, công chức nhận thức được các yêu cầu của công dân; nắm bắt được những xu hướng thay đổi để đề ra những giải pháp nhằm thỏa mãn sự hài lòng của cá nhân, tổ chức, xây dựng môi trường làm việc
thuận lợi để cán bộ, công chức làm việc được hiệu quả cao nhất; phải đảm bảo xây dựng và ban hành công khai các thủ tục, quy trình giải quyết thủ tục về thời gian, cách thức thực hiện công việc cụ thể để người dân được biết và theo dõi.
1.2.2.3. Nguồn nhân lực
Lãnh đạo phải đảm bảo các nguồn lực cần thiết để ứng dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào giải quyết thủ tục hành chính. Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, chính vì vậy Đại hội XI (năm 2011), Đảng nhấn mạnh quan điểm: “Phát triển, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển nhanh, bền vững đất nước”.
Trong việc thực hiện tiêu chuẩn ISO vào giải quyết thủ tục hành chính thì nguồn nhân lực cũng được xem là yếu tố quan trọng nhất, quyết định hiệu quả việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong giải quyết thủ tục hành chính. Các hoạt động quản lý, kiểm soát chất lượng chỉ được thực hiện có hiệu quả khi đội ngũ nhân viên và lãnh đạo quản lý. Đặc biệt trong công tác giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ, công chức là yếu tố quan trọng nhất, có tính quyết định hiệu lực khi ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong giải quyết thủ tục hành chính. Do đó, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức phải có tinh thần trách nhiệm, năng lực thực thi nhiệm vụ, được đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về HTQLCL để ứng dụng trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Cán bộ, công chức thực hiện công việc có ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công đều phải có đủ năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Việc đào tạo và trao đổi thông tin sẽ giúp cho cán bộ, công chức nhận thức được về chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng, sự đóng góp của họ đối với hiệu lực của HTQLCL, bao gồm các lợi ích cho việc thực hiện cải tiến và hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu của HTQLCL.
1.2.2.4. Cơ sở vật chất, thiết bị
Để ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào trong giải quyết thủ tục hành chính, đòi hỏi phải đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị cần thiết để thực hiện công việc giải quyết thủ tục hành chính. UBND quận phải đảm bảo duy trì cơ sở hạ tầng hiện có để việc cung cấp dịch vụ giải quyết TTHC theo chức năng phân cấp đạt được sự phù hợp so với các yêu cầu. Cơ sở hạ tầng bao gồm: trụ sở làm việc và các cơ sở vật chất liên quan, các máy móc, thiết bị, phần cứng, phần mềm, công nghệ thông tin và trao đổi thông tin. Trong đó, địa điểm làm việc được bố trí rộng rãi, thoáng mát, có bố trí nơi hướng dẫn, khu vực tiếp công dân được sắp xếp bàn ghế, trang thiết bị máy tính, máy in, scan, máy điều hòa, quạt máy, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, máy móc, ánh sáng...; các dịch vụ khác như cách thức chuyển giao tài liệu, thông tin liên lạc giữa các phòng ban. Các thiết bị phải được kiểm tra xác nhận (hiệu chuẩn, kiểm định) và duy tu, bảo dưỡng theo quy định; khi các thiết bị được sử dụng để cho các hoạt động đo lường quan trọng, chẳng hạn như kiểm tra và thử nghiệm thì những thiết bị này sẽ được kiểm soát và được hiệu chuẩn hoặc được kiểm tra xác nhận trước khi sử dụng.
1.2.2.5. Kinh phí
Kinh phí là điều kiện cần thiết để triển khai xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 trong giải quyết thủ tục hành chính. Cần đảm bảo các khoản kinh phí cơ bản cho đơn vị khi ứng dụng như kinh phí thuê đơn vị tư vấn, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng, kinh phí in ấn tài liệu, kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị...
1.2.2.6. Sự phối hợp của các tổ chức, đơn vị liên quan.
Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đòi hỏi cần có sự liên kết, phối hợp giải quyết giữa các cơ quan, đơn vị với nhau, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa cơ quan hành chính nhà nước và các tổ chức khác. Để công tác phối hợp đảm bảo thực hiện tốt thì cần xây dựng quy chế phối hợp giữa các cơ quan, đơn
vị trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, “ một cửa liên thông”, việc phối hợp tốt giữa các tổ chức, đơn vị có liên quan sẽ giúp cho thủ tục hành chính được nhanh chóng, hiệu quả; đồng thời cũng yêu cầu thực hiện nghiêm trách nhiệm giải trình trong hoạt động tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính theo quy định pháp luật của từng cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền.