6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty
Bảng 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Bamepharm
a.Hội đồng quản trị:
Bao gồm 5 thành viên. Đó là cấp quản lý cao nhất, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với luật pháp, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
b.Ban Tổng Giám đốc:
- Tổng Giám đốc: Là ngƣời đại diện pháp luật của Công ty trong mọi giao dịch kinh doanh, là ngƣời điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm.Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về trách nhiệm điều hành Công ty.
- Phó tổng giám đốc: Là ngƣời giúp Tổng Giám đốc thực hiện những công việc của mình, đồng thời thay mặt Tổng Giám đốc điều hành Công ty khi Tổng Giám đốc vắng mặt.
+ Phó tổng giám đốc: Quản trị tài chính và đầu tƣ
*Chức năng: chịu trách nhiệm trong việc tổ chức hệ thống tài chính kế toán toàn công ty. Đôn đốc chỉ đạo việc lập báo cáo quyết toán, báo cáo thuế, báo cáo thống kê…. Trong lĩnh vực tài chính, thuế theo quy định của pháp luật hiện hành và những công việc khác có liên quan đến tài chính, kế toán.
*Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch tổng hợp hàng năm, hàng quý trên cơ sở mục tiêu phát triển của công ty.
Lập kế hoạch đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn trình HĐQT/ ban TGĐ. Quản lý tài chính các dự án đầu tƣ. Tham mƣu cho tổng giám đốc phê duyệt dự án đầu tƣ và đánh giá hiệu quả của dự án.
Tham mƣu cho TGĐ trong việc quản lý vốn, sử dụng vốn, tài sản của công ty có hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật thông qua việc phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của công ty.
Kiểm soát chi phí tồn kho, công nợ nhằm đảm bảo sử sử dụng vốn có hiệu quả nhất. Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Thực hiện quan hệ giao dịch với các tổ chức tín dụng và các nhà đầu tƣ vốn, sử dụng hiệu quả vốn vay.
Theo dõi, đánh giá diễn biến tình hình cổ phiếu của công ty khi chƣa lên sàn cũng nhƣ đăng ký lên sàn thị trƣờng chứng khoán.
Phụ trách đào tạo nguồn nhân lực về kỹ năng quản lý bán hàng, marketing….
c.Hệ thống các phòng ban
- Phòng Kế hoạch và nghiệp vụ:
*Chức năng: Đảm bảo hàng hóa cung ứng đầu vào, tham gia các chƣơng trình đấu thầu cung ứng thuốc cho các tuyến điều trị, nghiệp vụ xuất hàng hóa cho các nhà thuốc trung tâm trực thuộc Công ty quản lý.
*Nhiệm vụ: Tham mƣu cho Tổng giám đốc về chọn nhà cung cấp, sản phẩm kinh doanh theo mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và quy định GDP.
Xây dựng giá bán sản phẩm, vòng quay sản phẩm, dự trữ tồn kho trong từng thời điểm.
Xây dựng chiến lƣợc tham gia chƣơng trình đấu thầu.
Lập chiến lƣợc sản phẩm, xác định giá bán sản phẩm, điều phối kế hoạch cung ứng.
- Phòng Tiếp thị bán hàng:
*Chức năng: Hỗ trợ cho ban tổng Giám đốc trong việc định hƣớng phát triển Công ty, thực hiện công tác Marketing, thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, thƣờng xuyên theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, phân tích những số liệu để phát hiện thách thức và cơ hội làm cơ sở lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tƣơng lai.
*Nhiệm vụ: Lập giải pháp phát triển thị trƣờng tổng thể và chi tiết cho từng khu vực theo tháng, quý, năm.
Quản lý trực tiếp đội ngũ giám sát bán hàng và trình dƣợc viên.
Triển khai, điều hành, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các giải pháp cụ thể cho từng khu vực.
Chịu trách nhiệm doanh thu khoán, hiệu quả hoạt động tổng thể khu vực.
Quyết định việc triển khai cụ thể các chƣơng trình hành động để đạt mục tiêu giải pháp đề ra cho từng khu vực.
Xây dựng, phát triển, củng cố thƣơng hiệu của công ty. - Phòng Kế toán – Tài chính:
*Chức năng: Giúp ban tổng Giám đốc trong quản lý tài chính (bao gồm quản lý vốn, ngân quỹ, phân tích, hoạch định, kiểm soát tài chính) nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty luôn ổn định và hiệu quả.
*Nhiệm vụ: Đánh giá, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của những năm tài chính trƣớc, cân đối tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, trả nợ, rủi ro về mặt tài chính, giúp các nhà quản trị ra quyết định về mặt tài chính và việc dự kiến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổng hợp, cung cấp thông tin kinh tế trung thực, chính xác, kịp thời, minh bạch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cho các nhà quản trị kinh doanh để ra quyết định chính xác trong kinh doanh, sử dụng các nguồn lực và thông tin về mặt kỹ thuật.
Khai thác, ứng dụng các công nghệ thông tin mới trong hệ thống phần mềm quản lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt các thông tin mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh nhất, trên cơ sở đó có những quyết định và chỉ đạo kịp thời trong việc hoạch định chiến lƣợc trƣớc mắt và tƣơng lai.
- Phòng Tổng hợp nội vụ:
*Chức năng: Giúp Giám đốc các công tác về tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ công nhân viên chức, thực hiện các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động, bồi dƣỡng đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ công nhân, thực hiện quản lý công tác hành chính và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trong Công ty.
*Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về nhân sự toàn công ty đáp ứng mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty.
Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức, của ngƣời lao động, hƣớng dẫn và đào tạo để ngƣời lao động đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty.
Xây dựng bảng giá hoạt động của ngƣời lao động.
Lập, lƣu trữ, quản lý hồ sơ của ngƣời lao động trong công ty. Quản lý hoạt động lao động, báo cáo tăng – giảm lao động trong kỳ.
Lập kế hoạch hàng năm về chi phí lao động của ngƣời lao động và chi phí khác phù hợp hoạt động của công ty.
Thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách cho ngƣời lao động và các đối tƣợng khác lien quan theo quy định của pháp luật và quy chế công ty.
Thực hiện chế độ trả lƣơng cho ngƣời lao động, theo dõi chế độ phép của ngƣời lao động và hƣớng dẫn ngƣời lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
Quản lý thủ tục, hồ sơ của mạng lƣới kinh doanh.
Quản lý thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng, kỷ luật của toàn công ty.
- Tổng kho:
*Chức năng: Quản lý đầu vào và đầu ra của sản phẩm, bảo quản, lƣu trữ dƣợc phẩm và vật tƣ y tế. Thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá tình hình xuất nhập, tồn kho, các sản phẩm trong kho để giúp ban tổng giám đốc kiểm soát
lƣợng hàng hóa một cách tốt nhất.
*Nhiệm vụ: Tham mƣu cho ban Tổng giám đốc trong việc: quản lý, bảo quản và xây dựng sơ đồ tổ chức kho theo tiêu chuẩn thực hành tốt GSP và GDP.
Xây dựng kế hoạch hàng năm cho tổng kho.
Tổ chức sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học theo quy trình FiFo – FeFo.
Quản lý và điều hành sử dụng các phƣơng tiện vận tải có hiệu quả, đảm bảo và bảo quản chất lƣợng thuốc trong suốt quá trình vận chuyển giao đến các đơn vị.
Thực hiện đầy đủ các quy định, quy chế về quản lý vật tƣ thiết bị - thành phẩm thuốc – vacxin sinh phẩm, gây nghiện, hƣớng tâm thần, hóa trị tại kho.
Tổ chức kiểm soát chặt chẽ các khâu nhập – xuất đúng theo quy trình và quy định kiểm tra, đối chiếu hàng hóa.
- Phòng QA ( phòng đảm bảo chất lƣợng):
*Chức năng: Kiểm soát chất lƣợng thuốc đầu vào và lƣu thông trên thị trƣờng. Xây dựng, kiểm tra, giám sát thực hiện các tiêu chuẩn ngành về GSP, GDP và GPP.
*Nhiệm vụ: Phối hợp với các phòng ban liên quan xây dựng kế hoạch và chuẩn bị các điều kiện thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty theo hệ thống chất lƣợng đạt hiệu quả cao.
Quản lý toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lƣợng phù hợp với yêu cầu GSP, GDP và GPP.
Kiểm tra các bộ phận về việc tuân thủ chất lƣợng.
Đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, chất lƣợng của hệ thống GSP, GDP và GPP của công ty, theo dõi hoạt động hệ thống đề ra các biện pháp ngăn ngừa,
cải tiến.
Tham gia việc thực hiện quy chế, quy định của ngành Dƣợc, thiết lập các tài liệu huấn luyện GPS.
Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện, đào tạo kỹ thuật đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lƣợng của hệ thống.
- Phòng MIS:
*Chức năng: Quản lý hệ thống thông tin trong toàn hệ thống. Tham mƣu giải pháp Quản trị và điều hành công ty dựa trên cơ sở phần mềm quản lý và các trang thiết bị công nghệ thông tin..
*Nhiệm vụ: Áp dụng công nghệ thông tin phù hợp theo từng thời điểm. Lập kế hoạch hàng năm báo cáo tình hình sử dụng trang thiết bị tin học của công ty.
Công tác quản lý, điều hành hệ thống phần mềm: tiếp nhận, giải quyết tất cả những thắc mắc, trục trặc lien quan đến hệ thống phần mềm mà nhà thuốc đang áp dụng.
Quản lý mạng nội bộ và bảo mật thông tin. Quản lý thƣ điện tử nội bộ. Đào tạo, huấn luyện ngƣời lao động trong công ty.
Công tác vệ sinh – bảo trì – bảo dƣỡng – sửa chữa.