7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2.2. Quy trình chi trả, thanh toán chi thƣờng xuyên NSX tại KBNN
KBNN
1
Hình 2.2. Sơ đồ Quy trình KSC thường xuyên NSX tại KBNN
Công chức kiểm soát chi của KBNN huyện Giám đốc KBNN H Kế toán trƣởng KBNN huyện 3 4 Ban tài chính xã, Phƣờng, Thị trấn (1) 2 5 2
Bƣớc 1: Ban tài chính xã gửi chứng từ đến công chức kiểm soát chi của KBNN huyện.
Bƣớc 2: Công chức kiểm soát chi kiểm tra chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ và đủ điều kiện thanh toán thì nhập máy trình lên kế toán trƣởng phê duyệt. Nếu kiểm tra chứng từ không đủ điều kiện thanh toán thì trả lại ban tài chính xã.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng kiểm soát và ký chứng từ, trình lên Giám đốc ký duyệt.
Bƣớc 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Công chức kiểm soát chi nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bƣớc 5: Công chức kiểm soát chi trả lại chứng từ cho đơn vị.
Để hoàn thiện quy trình KSC hƣờng xuyên NSNN tại KBNN thì BTC, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để quản lý chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tƣợng, chế độ, định mức Nhà nƣớc quy định. Đồng thời quy trình kiểm soát chi đáp ứng đƣợc yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải đƣợc công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN Cƣ Jút.
Thực hiện đề án cải cách hành chính công của Bộ Tài chính và KBNN; KBNN Cƣ Jút đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã. Giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã là việc KBNN giải quyết các khoản chi thƣờng xuyên cho đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Nhƣ vậy với quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi đơn vị đến giao dịch với KBNN Cƣ Jút.
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình kiểm soát chi “một cửa” NS xã tại KBNN Cư Jút Ghi chú:
Hƣớng đi của hồ sơ, chứng từ Hƣớng đi của chứng từ thanh toán
Theo sơ đồ hình vẽ, quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã tại KBNN Cƣ Jút thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ.
Bƣớc 2 : Công chức kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ trình kế toán trƣởng.
Bƣớc 3 : Kế toán trƣởng kiểm soát và ký chứng từ công chức kiểm soát chi trình tiếp lên Giám đốc ký duyệt.
Bƣớc 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt; công chức kiểm soát chi nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bƣớc 5: Thực hiện thanh toán
Bƣớc 5a: công chức KSC đƣa chứng từ rút tiền mặt cho bộ phận kho quỹ. Bƣớc 5b: công chức KSC đƣa chứng từ cho công chức thanh toán viên. Bƣớc 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Bƣớc 7 : Chi tiền mặt tại quỹ. Khách hàng
Công chức kiểm soát chi
Kế toán trƣởng
Thủ quỹ Thanh toán viên
Giám đốc (1) (2) (7) (3) (6) (5b (5a) (4)
Nhƣ vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã tại KBNN Cƣ Jút đã đảm bảo đƣợc thủ tục hành chính đơn giản, công việc thuận tiện, nhanh chóng cho đơn vị giao dịch.
2.2.3. Thực trạng thực hiện các nội dung KSC thƣờng xuyên NSX tại KBNN Cƣ Jút
a. Kiểm soát lập dự toán chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước
Căn cứ vào dự toán ngân sách xã đã đƣợc HĐND xã quyết định, UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo MLNS nhà nƣớc gửi KBNN Cƣ Jút. Công chức kiểm soát chi ngân sách xã của KBNN Cƣ Jút sau khi kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo quyết định giao và phân bổ dự toán thì nhập dữ liệu vào chƣơng trình để theo dõi cho cả năm ngân sách. Dự toán NSNN đã đƣợc phê duyệt là căn cứ pháp lý quan trọng để KBNN Cƣ Jút tiến hành kiểm tra, kiểm soát quá trình chấp hành và quyết toán NSNN của đơn vị thụ hƣởng ngân sách. Dự toán chi ngân sách xã hàng năm đƣợc chi tiết theo rất nhiều mã chƣơng, mã ngành kinh tế vì ngân sách xã vừa là một cấp ngân sách vừa là một đơn vị sử dụng ngân sách.
b. Kiểm soát chấp hành chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước
Đầu năm các đơn vị sử dụng ngân sách xã có trách nhiệm mang đến KBNN Cƣ Jút bảng đăng ký biên chế, quỹ lƣơng; danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng và phụ cấp lƣơng; danh sách hƣởng lƣơng của cán bộ hợp đồng lao động có xác nhận của phòng nội vụ. Khi có sự biến động gửi KBNN Cƣ Jút bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lƣơng đƣợc phòng nội vụ phê duyệt.
Căn cứ vào nhu cầu chi phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách xã lập giấy rút dự toán NSNN kèm hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định gửi KBNN Cƣ Jút làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
Công chức làm công tác kiểm soát chi ngân sách xã của KBNN Cƣ Jút tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị gửi đến; thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi theo quy định đối với từng khoản chi tại điểm 2 Phần III Thông tƣ số 161/2015/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2015 của Bộ Tài chính, nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện chi trả trực tiếp cho ngƣời hƣởng lƣơng và ngƣời cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
Nội dung kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã tại KBNN Cƣ Jút bao gồm:
- Kiểm soát chi đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thƣờng xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra con dấu, chữ ký của Thủ trƣởng và Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách xã;
- Kiểm tra, kiểm soát chi đảm bảo các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ Đã có trong dự toán chi thƣờng xuyên ngân sách xã hàng năm đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Định mức, tiêu chuẩn chi do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để KBNN Cƣ Jút kiểm soát chi, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách. Bởi lẽ nó tạo ra khung pháp lý để thực hiện kiểm soát chi. Trƣờng hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tƣ sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phƣơng tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.
+ Các khoản chi phải đƣợc Thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là ngƣời đứng đầu cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách đồng thời là chủ tài khoản (Chủ tịch UBND xã). Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN Cƣ Jút.
quy định cụ thể cho ngân sách xã.
Tùy theo từng nội dung chi KBNN Cƣ Jút thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi nhƣ sau:
* Kiểm soát chi các mục chi thuộc nhóm Chi thanh toán cá nhân :
Công chức kiểm soát chi căn cứ vào danh sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng của những ngƣời hƣởng lƣơng và cán bộ hợp đồng đối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lƣơng đã gửi KBNN Cƣ Jút (hoặc bản đăng ký điều chỉnh đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền duyệt), kiểm tra hệ số lƣơng, số tiền lƣơng, phụ cấp của từng ngƣời trong danh sách chi trả lƣơng; danh sách chi trả học bổng, sinh hoạt phí; kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số tiền trên giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, nếu khớp đúng KBNN Cƣ Jút thanh toán lƣơng, phụ cấp qua tài khoản ATM của ngƣời hƣởng lƣơng tại các Ngân hàng thƣơng mại.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm Chi nghiệp vụ chuyên môn :
- Các mục chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi vật tƣ văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: công chức kiểm soát chi kiểm soát đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán ghi rõ số hóa đơn chứng từ (đối với những khoản chi không có hợp đồng); đối chiếu giấy rút dự toán với hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)...nếu khớp đúng thì công chức kiểm soát chi tiến hành thanh toán cho đối tƣợng đƣợc hƣởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tƣợng đƣợc hƣởng mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc.
- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề… Khoản chi này căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính. Khi đơn vị thanh toán tiền phải theo đúng quy định, đúng đối tƣợng và theo đúng nội dung chi đƣợc xây dựng trong dự toán và có giấy triệu
tập hội nghị, kế hoạch hội nghị, có danh sách nhận tiền; không đƣợc hỗ trợ tiền ăn, tiền thuê chỗ nghỉ, tiền đi lại đối với đại biểu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nƣớc, đại biểu từ các doanh nghiệp, đại biểu hƣởng lƣơng.
- Mục chi công tác phí bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phí, thuê phòng ngủ …Đối với mục chi này, đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN Cƣ Jút bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí, danh sách nhận tiền khoán công tác phí. Công chức kiểm soát chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để kiểm soát và thanh toán.
- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dƣỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thƣờng xuyên: đối với mục chi này đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ đến KBNN Cƣ Jút bao gồm: hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng... Nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì công chức kiểm soát chi KBNN Cƣ Jút tiến hành thanh toán cho đơn vị.
- Mục chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành bao gồm các khoản chi mua hàng hóa, vật tƣ trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, sách, tài liệu, chế độ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn đƣợc thực hiện kiểm soát nhƣ nhóm mục chi mua sắm sửa chữa.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm mục Chi mua s m, s a ch a tài sản, xây dựng nhỏ"
- Mục chi mua tài sản vô hình bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu thƣơng mại, mua phần mềm máy tính.
- Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn nhƣ: mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị
phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và chế độ dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát điện; máy bơm nƣớc và tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nƣớc. Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục “Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ ” hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN Cƣ Jút bao gồm:
+ Dƣới 100 triệu đồng: Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về quyết định của mình; cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đƣờng bƣu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật; hồ sơ gửi KBNN bao gồm: quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Công chức kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên đến dƣới 2 tỷ đồng thì áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh; trƣờng hợp cần thiết thì tổ chức đấu thầu. Gói thầu mua sắm tài sản từ 100 triệu đồng đến dƣới 500 triệu đồng Sở tài chính thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu và chịu trách nhiệm trƣớc chủ tịch UBND tỉnh và pháp luật về quyết định của mình; đối với gói thầu mua sắm tài sản trên 500 triệu đồng Sở tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kế hoạch đấu thầu theo quy định. Hồ sơ gửi KBNN bao gồm: Quyết định phê duyệt lựa chọn đơn vị cung cấp của Sở tài chính hoặc của UBND tỉnh, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy rút dự toán. Công chức kiểm soát chi kiểm tra kiểm soát hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu theo Thông tƣ 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 và Thông tƣ 68/2015/TT-BTC ngày 26/4/2015 hƣớng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan Nhà nƣớc bằng vốn NSNN. Hồ sơ chuyển đến KBNN Cƣ Jút bao gồm: tùy theo hình thức chọn thầu mà đơn vị gửi Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng mua bán; hóa đơn tài chính; biên bản giao hàng; biên bản thanh lý hợp đồng; giấy rút dự toán. Công chức kiểm soát chi kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Ngoài ra khi công chức kiểm soát chi thuộc khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị thụ hƣởng NSNN, công chức kiểm soát chi KBNN Cƣ Jút phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phƣơng tiện đi lại trong cơ quan Nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập và công ty Nhà nƣớc; Thông tƣ số 103/2007/TT- BTC ngày 29/08/2007 của BTC về việc hƣớng dẫn thực hiện Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ và nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2014 của Chính phủ về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội.
* Kiểm soát các mục chi thuộc nhóm mục Chi khác
- Chi khác bao gồm các nội dung: chi kỷ niệm các ngày lễ lớn; chi khắc phục hậu quả thiên tai; chi thƣởng và chi phí xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của các vụ xử lý không có thu hoặc thu không đủ chi; chi các khoản phí và lệ phí của đơn vị dự toán; chi bảo hiểm tài sản và phƣơng tiện của các đơn vị dự toán; chi hỗ trợ khác; chi tiếp khách; chi lập quỹ khen thƣởng; các khoản chi khác… Đối với khoản chi này đơn vị gửi đến KBNN Cƣ Jút các tài liệu,