7. Cấu trúc của luận văn
3.2.1. Phân tích nhu cầu thông tin kế toán cho quản lý tại các đơn vị
thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Tp. Đà Nẵng
Nhu cầu thông tin kế toán đƣợc đánh giá theo thang đo năm mức với bộ câu hỏi gồm mƣời tám biến quan sát. Tiến hành thống kê mô tả dựa trên giá
trị trung bình biến, vì vậy tác giả quy ƣớc giá trị trung bình tƣơng ứng với các mức độ nhƣ sau:
Giá trị trung bình Ý nghĩa tƣơng đƣơng 1,00 - 1,80 (1) Nhu cầu rất thấp 1,81 - 2,60 (2) Nhu cầu thấp 2,61 - 3,40 (3) Bình Thƣờng 3,41 - 4,20 (4) Nhu cầu cao 4,21 - 5,00 (5) Nhu cầu rất cao
a. Nhu cầu đối với thông tin kế toán trên các báo cáo ngân sách
Từ kết quả mẫu nghiên cứu sử dụng công cụ phân tích thống kê mô tả của SPSS ta có bảng số liệu thống kê mô tả Nhu cầu thông tin kế toán cho quản lý đối với các báo cáo ngân sách nhƣ sau:
Bảng 3.2.. Thống kê mô tả thực trạng Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ quản lý đối với các Báo cáo ngân sách
STT Nhu cầu về các báo cáo kế toán
Trung bình Độ lệch chuẩn Phƣơng sai Giá trị Sai số chuẩn
Báo cáo ngân sách 4,35 0,06 0,45 0,25
1 Kế hoạch dự toán ngân sách năm 4,52 0,06 0,55 0,31
2
Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
4,49 0,06 0,55 0,31
3 Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt
động 4,43 0,07 0,64 0,41
4 Bảng cân đối tài khoản 4,19 0,07 0,61 0,37 5 Thuyết minh BCTC 4,15 0,09 0,77 0,59
Ghi chú: Các báo cáo trên đánh giá mức độ nhu cầu theo thang đo Likert.
Dựa vào bảng thống kê mô tả thực trạng Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho quản lý đối với các báo cáo ngân sách có thể đƣa ra nhận xét rằng, ngƣời quản lý của các đơn vị đánh giá nhu cầu đối với thông tin kế toán trên các báo cáo ngân sách cho công tác quản lý của mình là rất cao (với giá trị trung bình là 4,35).
Trong đó, đặc biệt là các báo cáo liên quan đến Kế hoạch dự toán ngân sách, Báo cáo tổng hợp tình hình và quyết toán kinh phí đã sử dụng, và báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động là cao hơn hết (giá trị trung bình 4,4). Điều này có thể hiểu đƣợc bởi các đơn vị đƣợc khảo sát là các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo cơ chế tự chủ tự đảm bảo một phần hoặc đƣợc đảm bảo toàn bộ, nguồn kinh phí chủ yếu để hoạt động là từ nguồn ngân sách nhà nƣớc đƣợc giao, nên ngƣời quản lý các đơn vị rất quan tâm đến tình hình ngân sách cấp và việc sử dụng cũng nhƣ quyết toán ngân sách nhà nƣớc đúng nội dung, đúng giá trị theo quyết định của cấp có thẩm quyền giao.
Tuy nhiên, số liệu về trung bình nhu cầu của Bảng cân đối tài khoản và Thuyết minh báo cáo tài chính lại tƣơng đối thấp so với các loại báo cáo khác và so với giá trị trung bình đại diện (với giá trị 4,19 đối với Bảng cân đối tà khoản và 4,15 đối với thuyết minh báo cáo tài chính). Ở các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo, do đặc thù của ngành ngƣời quản lý (hiệu trƣởng, phó hiệu trƣởng) trƣớc khi làm quản lý là giáo viên, khi làm quản lý họ đồng thời sẽ quản lý luôn công tác tài chính, nhƣng thƣờng rất hiếm có kiến thức nền về kế toán nhƣ những ngƣời quản lý ở các doanh nghiệp bên ngoài. Cho nên, dù có thể đƣợc tham gia bồi dƣỡng kiến thức quản lý tài chính nhƣng các báo cáo đặc thù của kế toán nhƣ bảng cân đối tài khoản hay thuyết minh báo cáo tài chính là xa lạ và tƣơng đối khó hiểu đối với họ. Cho nên dù là một trong những báo cáo quan trọng không thể thiếu nhƣng ngƣời quản lý có nhu cầu ít hơn so với các loại báo cáo ở trên.
Để giải thích rõ hơn, Hình 3.1, 3.2, 3.3 dƣới đây trình bày các báo cáo: Kế hoạch dự toán ngân sách năm, Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động của một trƣờng THPT trong quý 4/2015.
Hình 3.1. Báo cáo kế hoạch ngân sách năm
Đơn vị: Trƣờng THPT Phan Châu Trinh Mã DVQHNS:
KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH NĂM 2015
STT NỘI DUNG ĐƠN VỊ TÍNH
SỐ KẾ HOẠCH
I Chỉ tiêu kế hoạch
1 Học sinh đầu năm học 2015 - 2016 Học sinh 3.810 2 Số lớp đầu năm học 2015 - 2016 Lớp 90
Trong đó:
- Số học sinh tuyển mới vào lớp 10 Học sinh 1.260 - Số lớp 10 tuyển mới Lớp 30
II Dự toán thu, chi
1 Tổng số thu, chi học phí Ngàn đồng
1.1 Số thu học phí Ngàn đồng 2.471.613 1.2 Chi từ nguồn học phí Ngàn đồng 2.471.613 2 Tổng dự toán chi thƣờng xuyên Ngàn đồng 25.189.500 2.1 Chi từ nguồn cải cách tiền lƣơng để lại đơn vị Ngàn đồng 1.158.736 2.2 Chi từ ngân sách nhà nƣớc Ngàn đồng 24.030.764
Trong đó: Ngàn đồng
a Kinh phí tự chủ, trong đó: Ngàn đồng 23.994.764 - Kinh phí tự chủ Ngàn đồng 23.676.650 - Tiết kiệm thực hiện điều chỉnh tiền lƣơng Ngàn đồng 321.114 b Kinh phí không tự chủ, trong đó: Ngàn đồng 36.000 -Kinh phí hoạt động Ngàn đồng 36.000 - Tiết kiệm thực hiện điều chỉnh tiền lƣơng 1000 đồng
III Kế hoạch vốn XDCB
1 Công trình trƣờng THPT Phan Châu Trinh mới Chủ đầu tƣ: UBND TP. Đà Nẵng
Điều hành dự án: Ban QLDA ĐTXD khu CNTTTT
Triệu đồng 50.000
2
Sơn sửa và mua sắm bàn ghế Chủ đầu tƣ: Sở GD&ĐT
Điều hành dự án: Sở GD&ĐT Triệu đồng
Báo cáo kế hoạch ngân sách năm tại Hình 3.1 ta thấy báo cáo cung cấp cho ngƣời quản lý thông tin về số liệu học sinh, dự toán thu, chi đƣợc giao và sử dụng trong năm. Thông tin cơ bản để ngƣời quản lý biết đƣợc nguồn kinh phí đƣợc giao trong năm của đơn vị để điều hành.
Hình 3.2. Báo cáo tổng hợp tình hình và quyết toán kinh phí
Theo mẫu báo cáo Tổng hợp tình hình và quyết toán kinh phí đã sử dụng tại trƣờng THPT Phan Châu Trinh tại hình 3.2 cho thấy, báo cáo cung cấp cho ngƣời quản lý thông tin chi tiết về kinh phí bao gồm các nội dung: số kinh phí kỳ trƣớc chuyển sang, kinh phí thực nhận trong kỳ, số kinh phí đã sử dụng và còn lại chƣa sử dụng. Đây là những thông tin hết sức hữu ích cho ngƣời quản lý cái nhìn tổng quan, nắm đƣợc tình hình kinh phí hiện tại của đơn vị.
Mã chƣơng: 422
Đơn vị báo cáo: Trƣờng THPT Phan Châu Trinh
TỔNG HỢP TÌNH HÌNH VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG
Tất cả các loại - Tất cả tính chất nguồn Quý 4/2014 S T T Chỉ tiêu Mã số TỔNG SỐ NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC NGUỒ N KHÁC CỘNG NSNN GIAO DỰ TOÁN LỆN H CHI HỌC PHÍ XÂY DỰN G VI ỆN TR Ợ 1 Kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang 01 2.341.247.016 2.341.247.016 2.341.247.016 2 Kinh phí thực nhận kỳ này 02 7.509.988.592 7.509.988.592 7.364.363.592 145.625.000 3
Lũy kế từ đầu năm 03 28.001.976.000 28.001.976.000 25.346.671.000 2.655.305.000 4 Tổng kinh phí đƣợc sử
dụng kỳ này
04 9.851.235.608 9.851.235.608 7.364.363.592 2.486.872.016
5
Lũy kế từ đầu năm 05 28.965.867.935 28.965.867.935 25.346.671.000 3.619.196.935 6 Kinh phí đã sử dụng đề
nghị QT kỳ này
06 7.654.988.526 7.654.988.526 7.364.363.592 290.624.934
7
Lũy kế từ đầu năm 07 26.769.620.853 26.769.620.853 25.346.671.000 1.422.949.853 8
Kinh phí giảm kỳ này 08
9
Lũy kế từ đầu năm 09 1
0 Kinh phí chƣa sử dụng
Hình 3.3. Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Tƣơng tự nhƣ vậy mẫu báo cáo Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (đã sử dụng và đề nghị quyết toán) tại hình 3.3 cho thấy thông tin nguồn kinh phí đã sử dụng theo mục lục ngân sách, đồng thời cho thấy nội dung cụ thể của khoản kinh phí sử dụng và cũng đƣợc phân theo từng nguồn kinh phí. Thông tin trong báo cáo này giúp ngƣời quản lý biết đƣợc kinh phí đã sử dụng đƣợc sử dụng cho nội dung gì để giúp việc kiểm soát điều hành kinh phí đƣợc tốt hơn.
Mã chƣơng: 422
Đơn vị báo cáo: Trƣờng THPT Phan Châu Trinh
BÁO CÁO CHI TIẾT KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN
Tất cả các loại - Tất cả tính chất nguồn Quý 4/2014 Mục Chỉ tiêu TỔNG SỐ NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC NGUỒN KHÁC CỘNG NSNN GIAO DỰ TOÁN LỆNH
CHI HỌC PHÍ DỰNG XÂY VIỆN TRỢ
Nhóm Chi thanh toán cá nhân 6.966.091.590 6.966.091.590 6.846.503.048 119.588.542
6000 Tiền lƣơng cấp bậc 2.695.437.432 2.695.437.432 2.695.437.432 6050 Tiền lƣơng hợp đồng 291.750.252 291.750.252 204.115.710 87.634.542 6100 Phụ cấp lƣơng 1.878.423.135 1.878.423.135 1.878.423.135 6200 Tiền thƣởng - - 6300 Các khoản đóng góp 788.078.771 788.078.771 788.078.771 6400 Các khoản thanh toán cá
nhân 1.312.402.000 1.312.402.000 1.280.448.000 31.954.000
Nhóm chi về hàng hóa, dịch vụ 573.270.227 573.270.227 415.502.435 - 157.767.792
6500 Thanh toán dịch vụ công cộng
136.304.977 136.304.977 116.994.752 19.310.225
6550
Vật tƣ văn phòng 36.419.110 36.419.110 35.080.110 1.339.000 6600 Thông tin, tuyên truyền,
liên lạc 13.204.147 13.204.147 5.589.300 7.614.847 6700 Công tác phí 32.865.000 32.865.000 32.865.000 6900 Sửa chữa TS 164.642.048 164.642.048 121.774.728 42.867.320 7000 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 189.834.945 189.834.945 136.063.545 53.771.400 Nhóm các khoản chi khác 115.626.709 115.626.709 102.358.109 - 13.268.600 7750 Chi khác 14.268.600 14.268.600 1.000.000 13.268.600 7850 Chi công tác Đảng 8.280.000 8.280.000 8.280.000 7950 Chi lập các quỹ 93.078.109 93.078.109 93.078.109 Tổng cộng 7.654.988.526 7.654.988.526 7.364.363.592 - 290.624.934
b, Nhu cầu đối với thông tin kế toán trên các báo cáo thực hiện
Từ kết quả mẫu nghiên cứu sử dụng công cụ phân tích thống kê mô tả của SPSS ta có bảng số liệu thống kê mô tả Nhu cầu thông tin kế toán cho quản lý đối với các báo cáo thực hiện đƣợc trình bày trong bảng 3.3 dƣới đây.
Bảng 3.3. Đánh giá nhu cầu quản lý đối với các báo cáo thực hiện
S
TT Nhu cầu về các báo cáo kế toán
Trung bình Độ lệch chuẩn Phƣơ ng sai Giá trị Sai số chuẩn
Báo cáo thực hiện 3,86 0,05 0,47 0,22
1 Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC 4,25 0,07 0,62 0,38 2 Báo cáo tình hình sách thƣ viện 3,83 0,09 0,76 0,58 3 Báo cáo tình hình tạm ứng 3,99 0,08 0,69 0,47
4 Báo cáo tình hình sử dụng tiền mặt, tiền gửi, kiểm kê quỹ
4,59 0,06 0,55 0,30
5 Tình hình đối chiếu, số dƣ tại kho bạc 4,39 0,08 0,68 0,46 6 Báo cáo thu học phí 3,47 0,17 1,46 2,14 7 Báo cáo miễn giảm học phí 3,36 0,16 1,42 2,02 8 Báo cáo chi tiết hoạt động các nguồn 4,43 0,07 0,62 0,38 9 Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp 4,20 0,07 0,62 0,38 10 Báo cáo chi các Quỹ 4,21 0,07 0,62 0,39 11 Báo cáo tình hình thu chi bán trú 3,41 0,17 1,50 2,25 12 Báo cáo về hoạt động SXKD, DV 1,40 0,10 0,87 0,76 13 Báo cáo kết quả thực hiện cơ chế tự chủ 4,19 0,08 0,67 0,45
Ghi chú: Các báo cáo trên đánh giá mức độ nhu cầu theo thang đo Likert.
Dựa vào bảng thống kê mô tả tại Bảng 3.3 có thể đƣa ra nhận xét rằng, ngƣời quản lý của các đơn vị đánh giá nhu cầu đối với thông tin kế toán trên các báo cáo thực hiện cho công tác quản lý của mình là cao (với giá trị trung bình là 3,86). Nếu so sánh với nhu cầu đối với các báo cáo ngân sách lại thấp hơn. Dƣờng nhƣ, ngƣời quản lý tại các đơn vị quan tâm đến việc quản lý tài chính ở mức độ chung hơn là đi vào chi tiết.
Đi vào chi tiết từng loại báo cáo trong các báo cáo thực hiện có thể thấy ngƣời quản lý quan tâm nhiều hơn với mức độ đánh giá là nhu cầu rất cao với các loại cáo cáo về tài sản và tình hình chi hoạt động cụ thể đó là các báo cáo: Báo cáo về TSCĐ và CCDC, Báo cáo về sử dụng tiền mặt, tiền gửi, kiểm quỹ, Báo cáo về đối chiếu và số dƣ tại kho bạc, Báo cáo chi hoạt động từng nguồn, Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp, báo cáo chi các Quỹ (với giá trị trung bình 4,21: nhu cầu rất cao).
Nhƣ đã nói ở trên là ngƣời quản lý tại các đơn vị sự nghiệp công lập rất quan tâm đến tình hình đƣợc cấp và sử dụng kinh phí đƣợc giao nên ở đây cũng có thể thấy nhu cầu của họ đối với các báo cáo chi tiết về tình hình chi kinh phí. Và ngƣời quản lý cũng rất coi trọng việc theo dõi kiểm soát tình hình tài sản cũng nhƣ tiền mặt tại đơn vị của mình. Riêng vấn đề tiền mặt, trong quá khứ đã có nhiều trƣờng hợp thủ quỹ sử dụng tiền mặt không đúng mục đích, quản lý không đúng thủ tục quy trình gây thất thoát. Do vậy đơn vị quản lý cấp Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT luôn nhắc nhở chỉ đạo các đơn vị phải kiểm soát tiền mặt tại đơn vị mình, do vậy mà cán bộ quản lý đã có ý thức lƣu tâm đến vấn đề này, đó cũng là lý do thông tin về tình hình quỹ tiền mặt là thông tin cần thiết đối với công tác quản lý.
Tuy nhiên, có thể thấy Nhu cầu đối với các báo cáo liên quan đến sách thƣ viện và tình hình tạm ứng của các đối tƣợng trong đơn vị, Báo cáo về thu học phí, miễn giảm học phí, báo cáo về tình hình thu, chi bán trú cũng cao tuy
nhiên lại không cao bằng các yếu tố khác (giá trị trung bình nhỏ hơn 4). Và nhu cầu đối với Báo cáo về hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ (liên kết đào tạo,…) lại thấp với giá trị trung bình chỉ ở mức 1,4.
Đối với sách thƣ viện, kế toán chỉ quản lý về số lƣợng, mỗi đơn vị đều có thủ thƣ quản lý việc mƣợn, trả, mất mát và tình trạng của sách vào báo cáo tình trạng đối với phó hiệu trƣởng cơ sở vật chất hoặc hiệu trƣởng , đó có thể là nguyên nhân ngƣời quản lý không có nhu cầu quá cao đối với thông tin về sách thƣ viện mà kế toán cung cấp.
Về báo cáo hình tạm ứng của các đối tƣợng trong đơn vị theo ý kiến của cơ quan quản lý là thông tin rất quan trọng giúp ngƣời quản lý kiểm soát việc các đối tƣợng sử dụng tiền mặt để thực hiện các hoạt động liên quan của trƣờng có thực hiện tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng đúng thời hạn hay không, nhằm tránh tình trạng các khoản tạm ứng bị để quá lâu, không thanh toán kịp thời kéo dài năm này qua năm khác mà không tháo gỡ đƣợc, mà thực tế này đã có xảy ra ở một số đơn vị mà ngƣời quản lý không sâu sát đối với các hoạt động quản lý tài chính. Nhƣng theo kết quả khảo sát ở đây, ngƣời quản lý chƣa đánh giá thật cao nhu cầu thông tin này, nguyên nhân có thể từ 2 yếu tố: thứ nhất tại các trƣờng tình hình tạm ứng số tiền lớn không nhiều, thứ 2 ngƣời quản lý chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của thông tin này. Đây cũng là một điều mà các cơ quan quản lý cấp trên cần lƣu tâm để thực hiện việc chỉ đạo lƣu ý đối với các đơn vị trong các buổi tổng kết, triển khai công tác tài chính trong ngành.
Đối với các báo cáo thu học phí và tình hình miễn giảm học phí, đối với hầu hết các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo thì ngoài nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nƣớc cấp thì nguồn kinh phí hoạt động chính của các đơn vị là từ nguồn thu học phí và học phí cũng là nguồn thu chủ yếu của các đơn vị này. Tuy nhiên, trong hệ thống giáo dục công lập thì theo
chính sách phổ cập giáo dục của nhà nƣớc, cấp học tiểu học không thực hiện thu học phí. Cho nên, báo cáo về tình hình thu học phí, miễn giảm học phí tuy