7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5. Nội dung công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ qua Kho bạc Nhà
cứ vào hồ sơ thanh toán và thực hiện thanh toán theo hợp đồng.
- KBNN đƣợc phép tạm dừng thanh toán vốn, thu hồi số vốn đã tạm ứng, thanh toán.
Định kỳ và đột xuất KBNN kiểm tra các chủ đầu tƣ về tình hình thực hiện dự án, việc chấp hành chế độ, chính sách tài chính đầu tƣ phát triển, tình hình quản lý, sử dụng vốn đầu tƣ; Đƣợc phép tạm ngừng thanh toán vốn hoặc thu hồi số vốn mà chủ đầu tƣ sử dụng sai mục đích, sai đối tƣợng hoặc trái với chế độ quản lý tài chính của Nhà nƣớc.
1.2.5. Nội dung công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ qua Kho bạc Nhà nƣớc bạc Nhà nƣớc
a. Tổ chức bộ máy và phân cấp thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
Tổ chức bộ máy và phân cấp thực hiện công tác kiểm soát TTVĐT là việc tổ chức các bộ phận và phân định nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm giữa các cấp KBNN trong công tác kiểm soát TTVĐT một cách hợp lí, khoa học nhằm hạn chế những rủi ro, sai phạm, nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát TTVĐT.
Theo quy định tại Điều 3, Luật Ngân sách Nhà nƣớc năm 2002 thì “Ngân sách Nhà nƣớc đƣợc quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp quản lý gắn quyền hạn với trách nhiệm”. Điều 4, Luật Ngân sách Nhà nƣớc năm 2002 cũng quy định “Ngân sách Nhà nƣớc bao gồm Ngân sách Trung ƣơng và Ngân sách Địa phƣơng. Ngân sách địa phƣơng bao gồm Ngân sách của đơn vị hành chính các cấp có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân”.
Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý NSNN nhƣ trên và tổ chức hoạt động của KBNN, việc quản lý và kiểm soát TTVĐT qua hệ thống KBNN đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Tổ chức bộ máy thực hiện công tác kiểm soát TTVĐT của KBNN thống nhất từ trung ƣơng đến địa phƣơng. Tại KBNN có Vụ Kiểm soát chi NSNN làm đầu mối chỉ đạo chung. Tại Sở giao dịch KBNN, KBNN tỉnh có phòng Kiểm soát chi NSNN; Tại KBNN quận, huyện, thị xã có tổ Tổng hợp-Hành chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát TTVĐT nguồn vốn NSNN.
Bộ máy thực hiện công tác kiểm soát TTVĐT đƣợc tổ chức từ Trung ƣơng đến địa phƣơng nơi có các dự án, công trình xây dựng vừa tạo điều kiện cho cán bộ kiểm soát bám sát tình hình diễn biến của dự án vừa tạo điều kiện thuận lợi cho chủ đầu tƣ trong quá trình giao dịch thanh toán. Cán bộ làm công tác kiểm soát TTVĐT đƣợc tiêu chuẩn hoá, có kiến thức quản lý kinh tế, vừa nắm chắc chế độ quản lý đầu tƣ xây dựng đồng thời phải là ngƣời có đức tính trung thực, phong cách giao tiếp văn minh, lịch sự.
Theo phân cấp của KBNN thì phòng Kiểm soát chi NSNN tại Sở Giao dịch KBNN thực hiện kiểm soát TTVĐT các nguồn vốn thuộc ngân sách trung ƣơng thuộc các dự án, công trình trọng điểm hoặc liên tỉnh; Phòng Kiểm soát chi NSNN tại KBNN cấp tỉnh thực hiện kiểm soát TTVĐT các dự án công trình có nguồn vốn thuộc ngân sách trung ƣơng, ngân sách tỉnh; Tại KBNN cấp huyện thực hiện kiểm soát TTVĐT các dự án, công trình thuộc nguồn vốn ngân sách huyện, xã.
b. Quy trình thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư qua Kho bạc Nhà nước
Thuật ngữ “Quy trình” nhƣ là một phƣơng pháp cụ thể để thực hiện một công việc cụ thể. Quy trình thƣờng đƣợc thể hiện bằng văn bản. Thông thƣờng các đơn vị xây dựng quy trình nhằm thực hiện và kiểm soát các công việc của mình.
Quy trình là rất cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Quy trình giúp cho ngƣời thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bƣớc công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả nhƣ thế nào? Sẽ không có tình trạng mà mỗi ngƣời tự xử lý công việc theo cách riêng của mình. Quy trình giúp cho các bộ phận có liên quan trong tổ chức phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự. Đồng thời cũng giúp cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lƣợng công việc do cán bộ thực hiện. Quy trình đƣợc lập ra và thống nhất thực hiện là một điều kiện cần thiết cho tác nghiệp của nhân viên và là công cụ kiểm soát cho các cấp quản lý.
Hiện nay quy trình thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ qua hệ thống KBNN ban hành theo quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc KBNN là quy trình cơ bản nhất, chung nhất quy định chặc chẽ trình tự thủ tục, các bƣớc thực hiện, thời gian giải quyết, mối quan hệ giữa các bộ phận trong Kho bạc.
Ngoài ra tuỳ đặc điểm từng nguồn vốn nhƣ: vốn ngoài nƣớc, vốn trái phiếu chính phủ, vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia, vốn bảo vệ phát triển rừng, vốn ngân sách xã, phƣờng, thị trấn qua hệ thống KBNN mà Bộ Tài chính, Kho bạc nhà nƣớc có các hƣớng dẫn riêng. Tuy nhiên trình tự, nội dung kiểm soát cũng cơ bản thực hiện theo quy trình ban hành theo quyết định 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc KBNN.
Nhà nƣớc thể hiện quá trình xử lý một bộ hồ sơ TTVĐT nhƣ Sơ đồ 1.1 sau:
Sơ đồ 1.1 Mô tả quá trình thực hiện công tác kiểm soát TTVĐT qua KBNN.
Quá trình giải quyết một bộ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán qua KBNN thể hiện qua 6 bƣớc:
(1) Đơn vị thụ hƣởng (Nhà thầu) gửi hồ sơ thanh toán đến Chủ đầu tƣ. (2) Chủ đầu tƣ gửi hồ sơ thanh toán tới Bộ phận Kiểm soát chi NSNN. (3) Cán bộ Kiểm soát chi kiểm tra trình lãnh đạo Bộ phận Kiểm soát chi NSNN ký và trình lãnh đạo KBNN của đơn vị.
(4) Bộ phận Kiểm soát chi NSNN chuyển chứng từ chuyển tiền cho Bộ phận Kế toán.
(5) Bộ phận Kế toán trình lãnh đạo ký chứng từ thanh toán chuyển tiền. (6) Bộ phận Kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đối tƣợng thụ hƣởng. Đây là quy trình một bộ hồ sơ TTVĐT đƣợc giao dịch qua KBNN áp dụng cho tất cả các nguồn vốn trong nƣớc hiện nay. Quy trình này cũng quy định chủ đầu tƣ khi đến KBNN giao dịch về TTVĐT đƣợc thực hiện thông
qua bộ phận một cửa. Theo đó mọi giao dịch của chủ đầu tƣ đƣợc thực hiện trực tiếp với một cán bộ tại bộ phận kiểm soát thanh toán.
c. Nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán vốn đầu tư - Kiểm soát hồ sơ pháp lý của dự án
Hồ sơ pháp lý là những tài liệu làm căn cứ cho KBNN tiến hành làm thủ tục bắt đầu cho phép chủ đầu tƣ giao dịch để đƣợc thanh toán vốn cho dự án. Các loại hồ sơ pháp lý bao gồm hồ sơ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án và các loại hồ sơ đƣợc duyệt điều chỉnh, bổ sung gửi hàng năm theo quy định.
Đây là khâu quan trọng, làm cơ sở để từng lần tạm ứng, thanh toán đƣợc nhanh chóng, đảm bảo thời gian qui định. Cán bộ kiểm soát thanh toán nhận hồ sơ, tài liệu, thực hiện kiểm tra và lập phiếu thông báo kết quả giao nhận hồ sơ với chủ đầu tƣ. Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ: Đủ về số lƣợng các loại hồ sơ theo quy định.
+Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ: Hồ sơ phải đƣợc lập theo đúng mẫu qui định, chữ ký, đóng dấu của ngƣời hoặc cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải đƣợc lập, ký duyệt theo đúng trình tự đầu tƣ XDCB.
+ Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các loại hồ sơ: Hồ sơ đƣợc duyệt đảm bảo sự trùng khớp giữa các hạng mục, nội dung đầu tƣ trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tƣ trong dự án đầu tƣ đƣợc duyệt.
+ Kiểm tra điều kiện đƣợc phép đăng ký sử dụng tài khoản: Xác định tính hợp pháp của tƣ cách pháp nhân đƣợc phép giao dịch về việc thanh toán vốn đầu tƣ cho dự án.
- Kiểm soát hồ sơ từng lần tạm ứng, thanh toán của dự án
Từng lần tạm ứng, thanh toán KBNN kiểm tra các loại hồ sơ, tài liệu do chủ đầu tƣ gửi đến đề nghị chuyển tiền tạm ứng, thanh toán cho đơn vị thụ hƣởng. Các nội dung kiểm soát gồm có:
Kiểm soát đối tƣợng, nội dung có đƣợc tạm ứng, mức tạm ứng theo các quy định của hợp đồng kinh tế và hồ sơ pháp lý của dự án.
Kiểm soát nội dung đề nghị tạm ứng, thanh toán có đảm bảo đầy đủ các căn cứ nhƣ: công trình, hạng mục công trình có trong dự án, dự toán đƣợc duyệt; Có quyết định lựa chọn nhà thầu theo quy định; Khối lƣợng, đơn giá thanh toán phải có trong hợp đồng kinh tế.
+ Phƣơng thức kiểm soát: có 2 phƣơng thức kiểm soát.
* Thanh toán trƣớc kiểm soát sau: Đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng) thì KBNN thực hiện thanh toán trƣớc và kiểm tra sau.
* Kiểm soát trƣớc thanh toán sau: Đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần thì KBNN thực hiện kiểm soát trƣớc thanh toán sau.
+ Thời gian kiểm soát, thanh toán:
Khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, thời gian kiểm soát và làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thủ hƣởng theo quy định là:
Hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán trƣớc kiểm soát sau là: 3 ngày làm việc. Hồ sơ kiểm soát trƣớc, thanh toán sau là: 7 ngày làm việc.
- Kiểm soát hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành
Khi dự án hoàn thành, KBNN có trách nhiệm xác nhận số vốn đã thanh toán. Khi nhận đƣợc quyết định phê duyệt quyết toán của cấp có thẩm quyền, cán bộ phải kiểm tra đối chiếu với số vốn đã cấp và xử lý các khoản đã thanh toán thừa, thiếu so với quyết toán đƣợc duyệt và tất toán tài khoản công trình.