7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Quy trình giao dịch và luân chuyển hồ sơ thanh toán vốn đầu tƣ tạ
tƣ tại Kho bạc Nhà nƣớc Gia Lai
Hiện nay tại KBNN Gia Lai thực hiện quy trình giao dịch một cửa với quy định là chủ đầu tƣ giao dịch về hồ sơ TTVĐT chỉ với một cán bộ làm công tác kiểm soát TTVĐT duy nhất. Mọi giao dịch từ khi nhận hồ sơ ban đầu, đăng ký sử dụng tài khoản, kiểm soát thanh toán và tất toán tài khoản dự án hoàn thành, chủ đầu tƣ không phải làm việc với nhiều cán bộ giao dịch, nhiều bộ phận liên quan tại KBNN.
- Quy trình luân chuyển hồ sơ thanh toán vốn đầu tƣ
Quá trình giao dịch, xử lý và luân chuyển một bộ hồ sơ TTVĐT tại KBNN Gia Lai diễn ra theo trình tự 6 bƣớc nhƣ sơ đồ 2.3 dƣới đây:
Sơ đồ 2.3. Quy trình giao dịch và luân chuyển hồ sơ thanh toán vốn đầu tư qua Kho bạc Nhà nước Gia Lai
(1) Đơn vị thụ hƣởng nộp hồ sơ đề nghị thanh toán đến Chủ đầu tƣ.
(2) Chủ đầu tƣ hoàn chỉnh thủ tục gửi hồ sơ đề nghị thanh toán tới Bộ phận Kiểm soát TTVĐT.
(3) Cán bộ Kiểm soát TTVĐT thực hiện kiểm soát theo đúng chế độ quy định, ký vào Giấy Đề nghị TTVĐT và tờ trình để trình phụ trách bộ phận ký. Hồ sơ sau đó tiếp tục trình lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách công tác kiểm
soát TTVĐT ký duyệt và đƣợc chuyển lại cho cán bộ nghiệp vụ.
(4) Cán bộ Kiểm soát TTVĐT ký Giấy rút vốn đầu tƣ và trình phụ trách bộ phận duyệt và chuyển chứng từ Giấy rút vốn đầu tƣ cho Bộ phận Kế toán.
(5) Cán bộ Kế toán kiểm tra, ký và trình Kế toán trƣởng ký để tiếp tục trình chứng từ cho lãnh đạo KBNN phụ trách công tác kế toán ký duyệt.
(6) Bƣớc cuối cùng cán bộ Kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đối tƣợng thụ hƣởng.
Nhƣ vậy, theo quy trình hiện nay thì chủ đầu tƣ khi đến Kho bạc giao dịch về TTVĐT chỉ thực hiện giao nhận và trả hồ sơ với một cán bộ kiểm soát TTVĐT duy nhất. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho chủ đầu tƣ trong giao dịch. Khác với trƣớc đây là chủ đầu tƣ phải giao nhận và trả hồ sơ qua bộ phận một cửa đƣợc thành lập riêng làm mất nhiều thời gian để xử lý, giải quyết một bộ hồ sơ. Lý do là cán bộ nhận, trả hồ sơ và cán bộ thực hiện kiểm soát hồ sơ là 2 bộ phận độc lập nhau. Do đó hồ sơ sau khi đƣợc cán bộ một cửa nhận và chuyển đến cán bộ kiểm soát TTVĐT mới thực hiện kiểm soát. Nếu hồ sơ chƣa đủ điều kiện do thiếu hồ sơ, hồ sơ không đảm bảo theo quy định thì phải trả lại bộ phận một cửa để trả lại cho chủ đầu tƣ. Quá trình này làm mất nhiều thời gian do hồ sơ phải trả đi, trả lại nhiều lần gây chậm trễ và khó khăn cho chủ đầu tƣ.
Tuy nhiên, quy trình kiểm soát TTVĐT có quy định về việc chủ đầu đến giao dịch nộp hồ sơ pháp lý lần đầu và các lần bổ sung hàng năm đƣợc KBNN giao nhận bằng mẫu biểu “Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ” theo mẫu số 01/KSC ban hành theo quy trình. Mẫu này chỉ có trƣởng phòng Kiểm soát chi ký để thông báo cho chủ đầu tƣ kết quả tiếp nhận hồ sơ. Còn đối với việc giao nhận hồ sơ với chủ đầu tƣ từng lần đề nghị tạm ứng, thanh toán thì quy trình kiểm soát TTVĐT có quy định: “Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố tổ chức giao nhận hồ sơ giữa phòng Kiểm soát chi NSNN và phòng Kế toán.
Quy định việc theo dõi nhận, trả hồ sơ giữa chủ đầu tư và cán bộ kiểm soát chi”. Hiện nay tại KBNN Gia Lai chƣa có hƣớng dẫn thực hiện quy định trên. Do đó các đơn vị Kho bạc trực thuộc thực hiện chƣa thống nhất nhau. Có đơn vị sửa mẫu 01/KSC bổ sung thêm mục thời gian hẹn trả. Có đơn vị sử dụng mẫu “Phiếu giao nhận hồ sơ” nhƣ quy trình cũ trƣớc đây chỉ có cán bộ kiểm soát TTVĐT và chủ đầu tƣ ký nhận. Do đó có sự không thống nhất về cách thức thực hiện trên địa bàn.
Đối với các trƣờng hợp chủ đầu tƣ gửi hồ sơ qua đƣờng công văn, hiện nay cũng chƣa có hƣớng dẫn giao nhận, trả hồ sơ thống nhất. Có cán bộ lập phiếu giao nhận đầy đủ nhƣ hồ sơ do chủ đầu tƣ nộp trực tiếp, có cán bộ nhận hồ sơ và thực hiện kiểm soát thanh toán mà không lập phiếu để lãnh đạo theo dõi, quản lý.
Quy trình cũng quy định hàng ngày Trƣởng phòng kiểm soát chi phải kiểm soát đƣợc số lƣợng hồ sơ đã nhận, số hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ còn lại chƣa đến hạn và số hồ sơ đã trễ hạn để phục vụ cho công tác quản lý điều hành và kiểm tra tình hình xử lý hồ sơ của từng cán bộ. Thực tế hiện nay tại KBNN Gia Lai vấn đề này chỉ thực hiện tốt khi cán bộ kiểm soát TTVĐT tự giác thực hiện nghiêm túc đầy đủ quy trình giao nhận chứng từ với chủ đầu tƣ. Do hiện nay KBNN Gia Lai chƣa có phƣơng thức kiểm soát đƣợc tình hình giao nhận hồ sơ hàng ngày chặc chẽ. Nên vẫn có trình trạng hồ sơ khách hàng đƣa đến nhƣng cán bộ không lập phiếu giao nhận, không báo cáo trƣởng phòng mà chỉ để phiếu trống có chữ ký của đơn vị. Khi nào giải quyết cán bộ mới ghi ngày, tháng và vào sổ để theo dõi. Do đó lãnh đạo chƣa kiểm soát đƣợc công việc hàng ngày và mục tiêu cải cách hành chính hƣớng đến việc công khai, minh bạch còn hạn chế.