7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán vốn đầu tƣ
Hiện nay công tác kiểm soát TTVĐT tại KBNN Gia lai thực hiện theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ trong nƣớc qua hệ thống KBNN ban hành theo quyết định số 282/QĐ- KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc KBNN.
Ngoài ra tuỳ đặc điểm từng nguồn vốn nhƣ: vốn ngoài nƣớc, vốn Trái phiếu chính phủ, vốn Chƣơng trình mục tiêu quốc gia, vốn bảo vệ phát triển rừng, vốn ngân sách xã, phƣờng, thị trấn qua hệ thống KBNN mà Bộ Tài chính, Kho bạc nhà nƣớc có các hƣớng dẫn riêng. Tuy nhiên trình tự, nội dung kiểm soát cũng cơ bản thực hiện theo quy trình ban hành theo quyết định 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc KBNN.
a. Kiểm soát hồ sơ pháp lý của dự án
- Các loại hồ sơ pháp lý của dự án.
Các loại hồ sơ pháp lý bao gồm hồ sơ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án và các loại hồ sơ bổ sung, điều chỉnh gửi hàng năm theo quy định. Tùy theo từng loại vốn: chuẩn bị đầu tƣ, vốn thực hiện đầu tƣ mà quy trình quy định cụ thể từng loại hồ sơ phải gửi KBNN. Cụ thể:
+Tài liệu để đăng ký sử dụng tài khoản:
Tài liệu đăng ký sử dụng tài khoản thực hiện theo Thông tƣ số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN trong điều kiện áp dụng TABMIS.
+Tài liệu pháp lý của dự án: Tuỳ từng loại vốn chuẩn bị đầu tƣ, vốn thực hiện đầu tƣ mà có quy định khác nhau.
Đối với vốn chuẩn bị đầu tư, hồ sơ gồm có:
Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt. Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định.
cam kết chi (nếu quy định phải thực hiện cam kết chi). Kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm của dự án.
Trƣờng hợp chủ đầu tƣ tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tƣ: văn bản cho phép tự thực hiện của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Đối với vốn thực hiện đầu tư, hồ sơ gồm có:
Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có).
Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định.
Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu; Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh; Trƣờng hợp hợp đồng có quy định tạm ứng thì bổ sung bảo lãnh tạm ứng. Giấy đề nghị cam kết chi (nếu quy định phải thực hiện cam kết chi)
Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán.
Ý kiến thẩm định vốn của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và Bộ Tài chính; Quyết định phê duyệt tổng dự toán. Trƣờng hợp đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách trung ƣơng bổ sung có mục tiêu cho địa phƣơng và vốn trái phiếu Chính phủ.
Đối với công tác đền bù, giải phóng mặt bằng phải kèm theo phƣơng án đền bù, giải phóng mặt bằng đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm của dự án.
Đối với trường hợp tự thực hiện: Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án và văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ;
- Các nội dung kiểm soát hồ sơ pháp lý.
Cán bộ kiểm soát TTVĐT nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm soát: Kiểm soát sự đầy đủ của hồ sơ theo quy định, tính pháp lý của hồ sơ, hồ
sơ phê duyệt đúng thẩm quyền; chữ ký, đóng dấu hợp pháp, các hồ sơ phải đƣợc lập, phê duyệt theo đúng trình tự đầu tƣ XDCB. Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tƣ trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tƣ trong dự án đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt. Nắm đƣợc các chỉ tiêu cơ bản nhƣ: các hạng mục công trình chính, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia đầu tƣ dự án, cơ cấu vốn đầu tƣ.
Kiểm soát văn bản lựa chọn nhà thầu có phù hợp với quy định. Nội dung hợp đồng kinh tế có đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp. Kiểm soát việc phát hiện các lỗi về số học trong đơn giá, khối lƣợng của hợp đồng.
Sau khi kiểm soát đầy đủ nội dung cán bộ lập phiếu thông báo kết quả giao nhận hồ sơ với chủ đầu tƣ theo mẫu 01/KSC và báo cáo trƣởng phòng ký, đóng dấu gửi chủ đầu tƣ.
Về hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cán bộ nhận kiểm tra đầy đủ sau đó photo một bộ lƣu vào hồ sơ và chuyển toàn bộ xuống phòng Kế toán để làm thủ tục đăng ký tài khoản giao dịch.
Đây là khâu quan trọng, là cơ sở để từng lần tạm ứng, thanh toán đƣợc nhanh chóng, đảm bảo thời gian qui định.
b. Kiểm soát hồ sơ từng lần tạm ứng, thanh toán của dự án
Hiện nay, Kho bạc Nhà nƣớc đang thực hiện hai hình thức cấp vốn đầu tƣ XDCB đó là cấp tạm ứng và thanh toán khối lƣợng hoàn thành.
- Các loại hồ sơ từng lần tạm ứng, thanh toán.
Từng lần tạm ứng hoặc thanh toán ngoài các loại hồ sơ ban đầu đầy đủ theo quy định, chủ đầu tƣ phải gửi các hồ sơ gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng nếu có tạm ứng phải thanh toán.
- Các nội dung kiểm soát:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, sự phù hợp đầy đủ các yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn và kế hoạch vốn năm của dự án.
+ Đối với các khoản tạm ứng: kiểm tra, kiểm soát nội dung tạm ứng xem có đúng đối tƣợng đƣợc tạm ứng; có thoả thuận trong hợp đồng, mức vốn tạm ứng phù hợp với chế độ quy định và kế hoạch vốn năm.
+ Đối với các khoản thanh toán khối lƣợng hoàn thành:
Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán, để đảm bảo giá trị khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt (trƣờng hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát lập thông báo theo mẫu số 02/KSC và báo cáo Trƣởng phòng trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả kiểm soát.
- Phƣơng thức kiểm soát: có 2 phƣơng thức kiểm soát.
+ Kiểm soát trước thanh toán sau:
Đối với các hợp đồng chỉ thanh toán một lần và lần thanh toán cuối của các hợp đồng thanh toán nhiều lần thì KBNN Gia Lai thực hiện kiểm soát
trƣớc khi thanh toán.
+ Thanh toán trước kiểm tra sau:
Đối với các hợp đồng thanh toán nhiều lần nhƣng chƣa thanh toán lần cuối cùng thì KBNN Gia Lai thực hiện thanh toán trƣớc kiểm tra sau.
- Thời gian kiểm soát, thanh toán:
Khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, thời gian kiểm soát, làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thủ hƣởng theo quy định là:
+ Hồ sơ tạm ứng, hồ sơ đƣợc thanh toán trƣớc kiểm tra sau là: 3 ngày làm việc.
+ Hồ sơ kiểm tra trƣớc, thanh toán sau là: 7 ngày làm việc.
c. Kiểm soát hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành
Khi dự án, công trình đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, chủ đầu tƣ gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành. Cán bộ kiểm soát TTVĐT căn cứ vào số vốn đã thanh toán cho dự án, công trình và quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, tiến hành kiểm tra đối chiếu:
- Trƣờng hợp quyết toán đƣợc duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: Chủ đầu tƣ gửi đến KBNN Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), Giấy rút vốn đầu tƣ. Cán bộ kiểm soát thực hiện thanh toán tiếp phần chênh lệch giữa số vốn đƣợc phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán nếu còn kế hoạch vốn.
- Trƣờng hợp quyết toán đƣợc duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: Cán bộ kiểm soát phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tƣ thu hồi số vốn đã chi trả lớn hơn so với số vốn đƣợc phê duyệt quyết toán, nộp NSNN và hạch toán giảm vốn cấp cho dự án.
Đánh giá về nội dung của công tác kiểm soát hồ sơ TTVĐT tại KBNN Gia Lai cho thấy những kết quả đã đạt đƣợc nhƣ sau:
Thứ nhất, quy định về phƣơng thức thanh toán hiện nay đã có nhiều thay đổi so với trƣớc đây. Đó là tùy từng loại hồ sơ tạm ứng, thanh toán nhiều lần hay thanh toán một lần mà quy định thời gian giải quyết 3 ngày hoặc 7 ngày làm việc.
Tại mục 1, điều 29, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng công trình quy định: “Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định, cơ quan thanh toán vốn đầu tư có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tư theo đề nghị thanh toán của chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư trên cơ sở kế hoạch vốn được giao”. Tuy nhiên khi hƣớng dẫn thực hiện, các loại hồ sơ tạm ứng, thanh toán nhiều lần thời gian thanh toán quy định chỉ là 3 ngày làm việc. Điều này rõ ràng đã giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ thanh toán nhanh hơn.
Thứ hai, quy trình hiện nay đã bổ sung hƣớng dẫn kiểm soát thêm một số loại dự án, nguồn vốn mà trƣớc đây chƣa đƣợc quy định chi tiết, nhƣ:
Kiểm soát thanh toán vốn đền bù giải phóng mặt bằng và tái định cƣ. Kiểm soát thanh toán vốn dự án một hay nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách.
Kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ các công trình đặc thù.
Kiểm soát thanh toán hợp đồng Xây dựng – Chuyển giao dự án (BT). Kiểm soát thanh toán đối với dự án ứng trƣớc kế hoạch vốn.
Thứ ba, KBNN Gia Lai đã triển khai thực hiện kiểm soát cam kết chi trong điều kiện vận hành Tabmis bắt đầu từ tháng 6/2013. Đến nay các đơn vị đã dần làm quen và tự giác thực hiện theo quy định. Thực hiện kiểm soát cam kết chi sẽ hỗ trợ việc kiểm soát chi tiêu ngân sách của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, ngăn chặn tình trạng nợ đọng trong thanh toán (nhƣ việc nợ đọng trong thanh toán mua sắm
xe ôtô, xây dựng cơ bản,... trong thời gian vừa qua) đối với tất cả các cơ quan, đơn vị (cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nƣớc, đơn vị dự toán/chủ đầu tƣ); làm lành mạnh hoá và tăng cƣờng công tác quản lý tài chính – ngân sách.
Thứ tư, Theo quy định về đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc, cán bộ kiểm soát thanh toán chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình nhận hồ sơ, kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ của đơn vị. Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Tránh trình trạng nhƣ trƣớc đây là cán bộ kế toán phải chịu trách nhiệm kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ giấy rút vốn đầu tƣ của bộ phận đầu tƣ nên có trƣờng hợp hồ sơ bị sai phải trả lại nhiều lần.
Tuy nhiên hiện nay việc thực hiện công tác kiểm soát TTVĐT còn một số tồn tại, vướng mắc. Đó là:
Thứ nhất, quy trình hiện nay ban hành từ năm 2012 nhƣng từ đó đến nay hàng năm đều có các văn bản hƣớng dẫn, điều hành để bổ sung các quy định mới liên tục thay đổi đã làm cho nhiều quy định trong quy trình đã không còn phù hợp. Đòi hỏi các cán bộ làm công tác kiểm soát TTVĐT phải nắm chắc nhiều quy định tại nhiều văn bản sửa đổi bổ sung khác nhau. Do đó làm cho việc kiểm tra, đối chiếu các quy định pháp luật ngày càng phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
Thứ hai, việc kiểm soát TTVĐT cho một số nguồn vốn khác nhau ngoài việc việc áp dụng theo quy trình chung còn có các hƣớng dẫn riêng cũng gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm soát thanh toán.
Công tác kiểm soát TTVĐT nguồn vốn trong nƣớc của KBNN hiện nay còn thực hiện theo nhiều quy trình khác nhau. Ngoài quy trình kiểm soát TTVĐT theo Quyết định 282/QĐ-KBNN ngày 12/4/2012 của KBNN là quy trình áp dụng chung cho thanh toán các nguồn vốn đầu tƣ trong nƣớc và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ qua KBNN còn có: Quy trình kiểm soát nguồn
vốn ngân sách xã, phƣờng, thị trấn; Quy trình kiểm soát nguồn vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia; Hƣớng dẫn thanh toán vốn Trái phiếu Chính phủ; Hƣớng dẫn thanh toán vốn bảo trì đƣờng bộ; Hƣớng dẫn thanh toán vốn bảo vệ và phát triển lâm sinh. Do đó khi thanh toán cán bộ vừa áp dụng theo quy trình 282/QĐ-KBNN ngày 12/4/2012 của KBNN, còn phải đối chiếu với các quy định, hƣớng dẫn riêng của từng nguồn vốn. Vì vậy gây khó khăn, phức tạp khi thực hiện kiểm soát.
Thứ ba, đối với phƣơng thức thanh toán trƣớc, kiểm tra sau áp dụng cho các hợp đồng thanh toán nhiều lần rõ ràng là một bƣớc cải cách lớn nhằm giảm thiểu thời gian giải quyết hồ sơ từ 5 đến 7 ngày trƣớc đây xuống còn 3 ngày. Tuy nhiên thực tế sau khi thanh toán xong khâu kiểm tra sau do cán bộ tự thực hiện mà lãnh đạo phòng không thể kiểm tra đƣợc. Do không có quy định ràng buộc nào nên cán bộ hầu nhƣ cũng bỏ qua bƣớc kiểm tra này mà chỉ thực hiện kiểm tra lần cuối. Nhƣ vậy quy trình đã không đƣợc thực hiện đầy đủ. Các rủi ro có thể xảy ra do không thực hiện kiểm tra sau nhƣ: Hồ sơ đơn vị đề nghị có những sai sót về khối lƣợng, đơn giá, số học…. tăng so với hợp đồng nhƣng không đƣợc phát hiện để giảm trừ vào lần thanh toán tiếp theo. Trƣờng hợp xấu có thể xảy ra là nếu nhà thầu không thể tiếp tục thi công thì rõ ràng Kho bạc đã thanh toán vƣợt giá trị khối lƣợng thực hiện dẫn đến khó thu hồi vốn cho NSNN.
Thứ tư, về quy định thời gian thu hồi tạm ứng chi phí đền bù là 30 ngày kể từ ngày chi trả tiền đền bù cho ngƣời thụ hƣởng đã làm cho vốn tạm ứng đền bù còn tồn đọng kéo dài chƣa thể thu hồi đƣợc. Hiện nay việc tồn đọng vốn tạm ứng lớn, kéo dài nhiều năm trong đó tạm ứng cho chi phí đền bù giải phóng mặt bằng luôn chiếm tỷ lệ cao nhất. Do quy định tạm ứng cho đền bù theo nhu cầu của chủ đầu tƣ nên để chủ động nhiều chủ đầu tƣ sẵn sàng tạm