8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện các tiêu chuẩn ựánh giá thành tắch nhân viên
Tiêu chắ ựánh giá thể hiện ở các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về số lượng lẫn chất lượng. đó chắnh là mốc chuẩn cho việc ựo lường thực tế việc thực hiện công việc của nhân viên.
a. Xác ựịnh căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chắ ựánh giá.
Tiêu chắ ựánh giá ựược xem là mấu chốt của hệ thống ựánh giá thành
tắch, thể hiện qua những công việc thuộc nhiệm vụ của từng nhân viên và sự kỳ vọng của cấp trên. Các tiêu chắ ựánh giá phải ựược thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc ựược thống nhất giữa lãnh ựạo và nhân viên.
Bản mô tả công việc giúp nhà lãnh ựạo xác ựịnh ựược chức năng chắnh
và nhiệm vụ cụ thể từng nhân viên, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có
ựể ựáp ứng yêu cầu của công việc nhằm xác ựịnh trách nhiệm, công việc cụ
thể của từng nhân viên. Xây dựng Bản mô tả công việc gồm các nội dung sau; + Phần xác ựịnh công việc; Tên công việc chức danh, vị trắ thực hiện công việc, tên bộ phận hay ựịa ựiểm thực hiện công việc, mức lươngẦ
+ Phần tóm tắt về các nhiệm vụ, trách nhiệm công việc bao gồm nhân viên phải làm gì, quá trình thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào
và cuối cùng là tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ ựó.
+ Các ựiều kiện làm việc: bao gồm các ựiều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc,
ựiều kiện vệ sinh, an toàn lao ựộng, các công cụ hỗ trợ ựể làm việc.
Qua tham khảo các tài liệu, tác giả ựề xuất ỘBản mô tả công việcỢ mẫu
ựối với vị trắ chuyên viên phòng Kế hoạch - Tài chắnh bao gồm các nội dung
như :
- Những nhiệm vụ công việc cần thực hiện;
+ Theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác tháng và ựánh giá tổng hợp hoạt ựộng thu chi, các khoản nợ cũng như các khoản chưa thu của Nhà trường trong phạm vi trách nhiệm của mình sau ựó lập báo cáo
phục vụ các kỳ họp giao ban ựịnh kỳ hàng tháng của Lãnh ựạo.
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và tổng hợp ựánh giá
kết quả công tác thu chi của Nhà trường trong năm.
+ Xây dựng ựịnh mức, thực hiện theo dõi, tổ chức quản lý, ựiều hòa ngân quỹ theo kế hoạch của Nhà trường.
+ Phối hợp với các phòng ban liên quan khác nhằm nắm bắt, theo dõi, thống kê, tổng hợp, tình hình các số liệu thu chi ựịnh kỳ hàng tháng, quý, năm theo các hạng mục liên quan.
- Những tiêu chuẩn về năng lực, kết quả công việc;
Nhà trường cần xây dựng bộ tiêu chuẩn về năng lực của từng chức vụ
nhân viên, dựa trên bản phân tắch công việc, ựểựánh giá ựịnh kỳ phục vụ cho mục ựắch ựào tạo và phát triển nhân viên.
Năng lực thực hiện công việc rất khó xác ựịnh, thông thường bao gồm các tiêu chắ như sau; kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, phương pháp làm việc,
kỹ năng giao tiếp cá nhân, cách thức hoàn thành công việc, kỹ năng nắm bắt thông tin trong công việc....
- Một số tiêu chắ dành cho chuyện viên phòng Kế hoạch - tài chắnh như
sau:
+ Năng lực chuyên môn; Phải ựạt tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ
và tốt nghiệp kế toán nhà nước ngạch chuyên viên trở lên, có trình ựộ B Anh Văn, hoàn thành chương trình bồi dưỡng kiến thức kế toán của Bộ Tài chắnh và Trường đại học, phải sử dụng thành thạo máy vi tắnh và các trang thiết bị
văn phòng phục vụ công việc.
+ Kỹ năng: Yêu cầu về tư duy logic, phẩm chất, sáng tạo, trung thực cẩn thận và có khả năng tham gia ựề xuất ý kiến nhằm bổ sung, sửa ựổi các chắnh sách, chế ựộ phù hợp thực tế quản lý tại Trường đại học, có kỹ năng
ựánh giá phân tắch và tổng hợp ựể tham mưu, ựề xuất cho lãnh ựạo Nhà trường về kế hoạch công việc của phòng Kế hoạch - Tài chắnh. Có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng phối hợp với các ựơn vị liên quan.
- Mô tả về việc thực hiện công việc trong thực tế;
+ Dự thảo các kế hoạch kinh phắ năm học, thực tập môn học, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theo dõi việc thực hiện thu chi các khoản liên quan trong năm tài chắnh và tham mưa với lãnh ựạo về quản lý thu chi ngân quỹ của nhà trường một cách hợp lý nhất, thực hiện rà soát, ựề xuất và kiến nghị
việc ựiều chỉnh, bổ sung các khoản thu chi nội bộ hàng năm.
+ Các tiêu chắ ựánh giá kết quả thực hiện công việc; Số lượng, chất lượng và tỷ lệ hoàn thành các công việc chuyên môn ựược giao, thời gian
hoàn thành các công việc ựược giao, Số lượng sáng kiến cải tiến ựược công nhận ựược sựủng hộ từ mọi người.
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết:
về tài chắnh, kế toán, ngân hàng. Có chứng chỉ tiếng Anh trình ựộ B trở lên.
Có chứng chỉ Anh Văn B trở lên, chứng chỉ tin học Văn phòng.
+ Kỹ năng: hiểu biết công việc chuyên môn ựang làm, nắm vững các quy ựịnh của Nhà nước về các lĩnh vực hoạt ựộng tài chắnh ựể tham mưu cho
Trưởng phó phòng. Có khả năng quan sát, nắm bắt, sáng tạo, phân tắch một
cách cẩn thận trong công việc ựể giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. + điều kiện làm việc: thời gian làm việc 8 giờ mỗi ngày và ựược trang thiết bị cung cấp ựầy ựủ. Môi trường luôn ựáp ứng nhu cầu vệ sinh, an toàn lao ựộng.
+ Tiêu chuẩn hóa chức danh nhân viên: từ phân tắch công việc, mỗi
phòng phải xây dựng ỘBảng tiêu chuẩn hóa chức danh nhân viênỢ cho riêng
ựơn vị mình. ỘBảng tiêu chuẩn hóa chức danh nhân viênỢ là bản liệt kê các
ựòi hỏi của công việc ựối với nhân viên về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, các yêu cầu về ựạo ựức, tinh thần, trình ựộ giáo dục và ựào tạo cần thiết, các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
b. Hệ thống tiêu chuẩn ựánh giá thành tắch ựối với nhân viên
- Hệ thống tiêu chắ ựánh giá hành vi nhân viên
+ Tắnh kỷ luật cao trong công việc: tiêu chuẩn này tập trung vào thời gian tiến hành công việc của người lao ựộng có ựúng theo quy ựịnh hay không, người lao ựộng có mắc lỗi bỏ làm ngày nào ựó, buổi nào ựó hay không. Tuy nhiên, trong tiêu chuẩn này cũng chỉ rõ rằng nếu nhân viên bắt
ựầu công việc theo ựúng thời gian quy ựịnh và ựã hoàn thành công việc mà
ựảm bảo chất lượng và khối lượng công việc thì nhân viên ựó ựược phép kết thúc ca làm của mình trước thời gian quy ựịnh. điều này phải ựược người quản lý trực tiếp ựồng ý.
+ Xây dựng mối quan hệ tốt với ựồng nghiệp và có tinh thần giúp ựỡ
hoạch cũng có sự tương tác nhiều với những người ựồng nghiệp khác, ựặc biệt là với những người trong cùng phòng. Chắnh vì thế nếu mối quan hệ giữa các ựồng nghiệp với nhau mà không tốt cũng dễ ảnh hưởng ựến kết quả công việc và gây ra sự mất ựoàn kết trong toàn trường. Nên cũng cần phải có sự ựánh giá ựúng ựối với những trường hợp gây ra mối bất hòa với nhau giữa những người là ựồng nghiệp của nhau ựể công việc ựược tốt hơn và ựể khỏi
ảnh hưởng ựến thành tắch, hình ảnh của Nhà trường.
+ Chấp hành các quy ựịnh của Nhà trường: thường có nhiều quy ựịnh như quy ựịnh về việc thu chi theo quy chế chi tiêu nội bộ, sử dụng ngân quỹ ựể mua sắm, sửa chữa trang thiết bịẦ Cũng có thể có những quy ựịnh ựược
ựưa ra từ phắa lãnh ựạo Nhà trường nhưng chưa ựược lòng cấp dưới có thể do nhiều nguyên nhân.
Thế nhưng cũng sẽ có những người cấp dưới sẽ nêu ý kiến ựúng nơi,
ựúng lúc góp ý thẳng thắng với tắnh chất xây dựng và cố gắng ựể ựạt ựược sự ựồng thuận cho vừa lòng cả ựôi bên nhưng cũng có những người cấp dưới phản ứng theo kiểu ngồi lê ựôi mách, nói xấu lãnh ựạo. Với cách phản ứng này dễ gây xáo ựộng trong Nhà trường, gây mất uy tắn nhiều người mà không mang lại kết quả như mong muốn của mọi người.
- Hệ thống tiêu chắ ựánh giá về ựặc ựiểm nhân viên
+ Cầu tiến: không bao giờ tự bằng lòng với bản thân, luôn tự hoàn thiện mình và cố gắng vươn lên ựể thực hiện công việc tốt hơn.
+ Có sức khỏe: có ựủ sức khỏe ựể hoàn thành tốt công việc ựược giao.
- Hệ thống tiêu chắ ựánh giá về kết quả công việc
+ Thông qua việc thảo luận giữa cấp trên và nhân viên cùng với xác
ựịnh tiêu chuẩn ựánh giá theo quy trình nêu trên, các tiêu chắ kết quả thực hiện công việc của nhân viên cần thiết lập một cách cụ thể ựược ựưa vào bản tiêu chuẩn công việc ựể nhân viên biết mục tiêu làm việc và phấn ựấu.
+ Hoàn thành khối lượng công việc ựược giao: Hệ thống ựánh giá thành tắch sẽ tiến hành xem xét ựánh giá thành tắch ựối với việc hoàn thành và không hoàn thành khối lượng công việc ựược giao gồm số lượng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết có trước hạn hay không?
+ đảm bảo chất lượng công việc. đây là tiêu chuẩn ựược ựánh giá bởi người quản lý trực tiếp của nhân viên ựược ựánh giá. Theo quy trình thiết lập tiêu chuẩn nêu trên, ựối với lãnh ựạo phòng là người phải chịu trách nhiệm về
thực hiện công việc của phòng mình, trên cơ sở mục tiêu phân bổ ựến từng nhân viên, phù hợp với các chức năng nhiệm vụ cụ thể.
- Các tiêu chắ ựánh giá về phẩm chất chắnh trị, ựạo ựức, lỗi sống.
đánh giá phẩm chất chắnh trị, ựạo ựức lối sống là một trong những tiêu
chắ cơ bản nhất của nhân viên làm việc trong cơ quan nhà nước. Các tiêu chắ ựánh giá bao gồm; chấp hành chủ trương chắnh sách của nhà nước, tinh thần
kỷ luật, tinh thần phối hợp công tác, tắnh trung thực trong thi hành công vụ, lối sống, ựạo ựức, tinh thần nâng cao trình ựộ.
- Các tiêu chắ ựánh giá về thái ựộ giảng dậy và phục vụ ựối với sinh viên.
Thái ựộ phục vụ là một trong những vấn ựề quan trọng ựối với ựội ngũ
nhân viên, vì vậy cần phải ựược thiết lập ựể ựánh giá, nhằm tiến tới xóa bỏ thái ựộ cửa quyền, hách dịch của một số ựội ngũ nhân viên. Nâng cao ý thức trong phục vụ và giảng dậy là cơ sở ựể tạo ựược lòng tin, sự ủng hộ của sinh viên ựối với Nhà trường.
Các hành vi liên quan ựến ý thức phục vụ như việc tiếp nhận hồ sơ giải quyết khiếu nại và trả lại kết quả cho học sinh - sinh viên ựúng thời gian quy
ựịnh hay không? Ngoài ra không quan liêu, cửa quyền và tác phong làm việc,