Để mụ tả ngắn gọn cỏc bước triển khai ỏp dụng TQM trong một cụng ty, ễng Jonh S . Oakland đưa ra 12 bước về mặt lý thuyết. Đõy là những bước đi căn bản để xõy dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo TQM.
Bảng 1.7: 12 bước lý thuyết xõy dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo TQM.
1. Am hiểu 7.Xõy dựng hệ thống theo chất lượng
2.Cam kết 8.Theo dừi bằng thống kờ
3.Tổ chức 9.Kiểm tra chất lượng
4.Đo lường 10.Hợp tỏc nhúm
5.Hoạch định 11.Đào tạo, huấn luyện
6.Thiết kế nhằm đạt chất lượng 12.Thực hiện TQM
Am hiểu, cam kết chất lượng :
Để triển khai cỏc hoạt động TQM trong doanh nghiệp, đầu tiờn cần cú sự am hiểu và cam kết chung về chất lượng của tất cả mọi người. Nú phải bắt đầu từ cỏn bộ, lónh đạo, quản lý từ trờn xuống dưới, từ cỏc phũng ban đến cỏc bộ phận sản xuất, dịch vụ ...trong xớ nghiệp. Từ đú hỡnh thành một cỏch tiếp cận chất lượng đồng bộ trong hệ thống. Một sự am hiểu sõu sắc và sự cam kết tự nguyện, cú trỏch nhiệm sẽ tạo ra một lực xung kớch mạnh mẽ để nõng cao năng lực của xớ nghiệp về mọi mặt.
Tổ chức và phõn cụng trỏch nhiệm:
Trong toàn bộ một chương trỡnh TQM, mỗi một chức năng nhiệm vụ phải được xõy dựng một cỏch rừ ràng và phải được thể hiện trờn văn bản. Trong đú xỏc định rừ mục tiờu chớnh của cỏc hoạt động của hệ thống chất lượng. Mỗi chức năng phải được khuyến khớch và được cung cấp đầy đủ cụng cụ và trỏch nhiệm để đảm bảo cho cỏc cụng đoạn tiếp theo của quy trỡnh.
Đo lường chất lượng
Xỏc định được cỏc chi phớ chất lượng ta mới cú thể đỏnh giỏ được hiệu quả kinh tế của cỏc hoạt động cải tiến chất lượng, đõy là một trong những động
lực thỳc đẩy cỏc cố gắng về chất lượng trong cỏc doanh nghiệp. Đõy cũng là thước đo căn bản trỡnh độ quản lý và tớnh hiệu quả của TQM
Chi phớ chất lượng cũng như tất cả cỏc chi phớ khỏc trong doanh nghiệp, nú cần phải được kiểm soỏt theo dừi và điều chỉnh, chất lượng cụng việc quyết định chi phớ và chi phớ, lợi nhuận là thước đo của chất lượng.
Hoạch định chất lượng
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng trong TQM, kế hoạch chất lượng phải bao trựm lờn mọi hoạt động của quy trỡnh, phải phự hợp với mục tiờu
và chớnh sỏch của doanh nghiệp, cỏc kế hoạch càng chi tiết thỡ khả năng thực hiện càng cú hiệu quả. Cỏc kế hoạch cần phải được thẩm định và phải cú minh chứng về cỏc kết quả đú.
Thiết kế chất lương
Với phương chõm “ Làm đỳng việc đỳng ngay từ đầu” trong TQM cỏc
hoạt động thiết kế và thẩm kế cú vai trũ đặc biệt quan trọng, nhằm giảm thiểu những tổn thất chất lượng do sự khụng phự hợp gõy ra trong suốt quỏ trỡnh hỡnh thành chất lượng.
Xõy dựng hệ thống chất lượng
Xõy dựng hệ thống chất lượng được coi như là một phương tiện cần thiết để thực hiện cỏc chức năng của quản lý chất lượng, trong TQM hệ thống chất lượng phải mụ tả được những thủ tục cần thiết, chớnh xỏc nhằm đạt cỏc mục tiờu về chất lượng. Toàn bộ cỏc thủ tục trong HTCL cần thiết phải được thể hiện trong “Sổ tay chất lượng”của đơn vị.
Theo dừi bằng thống kờ (sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ để theo dừi qui trỡnh và hệ thống chất lượng)
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, vai trũ của qui trỡnh cú tầm quan trọng đặc biệt. Do đú để thực hiện mục tiờu của cụng tỏc quản lý và nõng cao chất lượng, TQM khụng ngừng đũi hỏi cải tiến qui trỡnh bằng cỏch theo dừi và giảm tớnh biến động của nú. Mục đớch của việc theo dừi, kiểm soỏt qui trỡnh nhằm:
- Khả năng hoạt động thường xuyờn theo yờu cầu.
- Tỡm ra những nguyờn nhõn gõy biến động trong qui trỡnh để trỏnh lặp lại và xõy dựng những biện phỏp phũng ngừa.
- Thực hiện cỏc biện phỏp chỉnh lý đỳng đắn cho qui trỡnh hoặc cỏc đầu vào của nú khi cú cỏc vấn đề trục trặc ảnh hưởng đến chất lượng .
Việc theo dừi, kểm soỏt qui trỡnh được thực hiện bằng cỏc cụng cụ thống
kờ.
Bảy cụng cụ thống kờ là phương phỏp đơn giản giỳp cỏc quản trị gia thu thập số liệu, trỡnh bày, phõn tớch và sử dụng hiệu quả cỏc thụng tin trong qui
trỡnh. Bảy cụng cụ đú là: lưu đồ, sơ đồ nhõn quả, kiểm đồ, mật đồ, phiếu kiểm tra, đồ thị Pareto, biểu đồ phõn tỏn.
Mỗi một cụng cụ trong đú sẽ giỳp giải quyết một cụng việc cụ thể: Lưu đồ - Cho biết sơ đồ khối cũng như dũng chảy của qui trỡnh.
Sơ đồ nhõn quả-tỡm ra cỏc nguyờn nhõn tỏc động đến qui trỡnh, gõy biến động.
Kiểm đồ (Biểu đồ kiểm tra)-theo dừi giỏm sỏt qui trỡnh.
Biểu đồ mật độ-cho thấy hỡnh ảnh tổng thể về cỏc biến động cú thể nhỡn thấy được …
Biểu đồ Pareto-phõn tớch lựa chọn những biến động quan trọng là gỡ. Biểu đồ phõn tỏn-mối liờn hệ giữa cỏc yếu tố của cỏc biến động.
Kiểm tra chất lượng
Khỏc với phương phỏp quản lý chất lượng cổ truyền, trong TQM việc kiểm tra chất lượng chủ yếu được thực hiện bởi chớnh những người cụng nhõn,
nhõn viờn trong qui trỡnh. Điều này dẫn đến một tư duy mới trong sản xuất là: mọi nhõn viờn sẽ chủ động kiểm tra xem “Mỡnh làm như thế nào?” “Tại sao mỡnh lại làm như thế này?” chứ khụng phải người khỏc kiểm tra xem kết quả cụng việc của họ ra sao.
Chớnh vỡ vậy mà trong TQM việc đào tạo huấn luyện cho cỏc thành viờn và việc khuyến khớch hoạt động nhúm, là cụng việc quan trọng giỳp cho mọi
người thực thi cỏc biện phỏp tự quản lý, kiểm soỏt và hợp tỏc với nhau. Trong doanh nghiệp việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ cũng giỳp cho mọi người cú thể nắm bắt cụng khai cỏc thụng tin cũng là một đặc điểm mới trong quản lý.
Hợp tỏc nhúm:
Hoạt động của nhúm chất lượng trong doanh nghiệp, rất đa dạng và phong phỳ và là những hạt nhõn chủ yếu của TQM nhằm cải tiến và hoàn thiện chất lượng của cụng việc, chất lượng sản phẩm. Chớnh chất lượng lao động, chất lượng cụng việc mới quyết định chất lượng sản phẩm.