Trước hết để xõy dựng Hệ thống quản lý chất lượng phự hợp với hiện trạng của Cụng ty, Cụng ty đó tiến hành phối hợp cựng Trung tõm năng suất Việt Nam (cơ quan tư vấn) đỏnh giỏ thực trạng của doanh nghiệp, trờn cơ sở đú xõy dựng được kế hoạch hành động và kế hoạch xõy dựng hệ thống văn bản phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế tại cụng ty. Thành phần đỏnh giỏ gồm: Ban giỏm đốc, trưởng cỏc đơn vị và cỏc cỏn bộ tư vấn của Trung tõm năng suất Việt Nam, tại chương trỡnh làm việc này doanh nghiệp đó tiến hành xem xột lại toàn bộ hệ thống tài liệu theo tiờu chuẩn ISO 9002:1994 mà doanh nghiệp đang ỏp dụng; tỡm hiểu cỏc hoạt động liờn quan đến vật tư và bỏn hàng; vấn đề quản lý nguồn nhõn lực; tỡm hiểu cỏc hoạt động liờn quan tới kỹ thuật, chế thử sản phẩm mới, bảo dưỡng thiết bị, mỏy múc…
Việc xõy dựng, vận hành Hệ thống quản lý chất lượng được doanh nghiệp xem như một dự ỏn, vỡ vậy nú đó được lờn kế hoạch hợp lý để dự ỏn hoạt động cú hiệu quả. Sau khi đỏnh giỏ xong thực trạng doanh nghiệp đó chỉ định Đại diện lónh đạo về chất lượng, để chỉ đạo xõy dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng phự hợp với yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001:2000. Đại diện lónh đạo về chất lượng cú trỏch nhiệm liờn hệ với cỏc đối tỏc trong việc tư vấn, đỏnh giỏ về những vấn đề liờn quan đến đào tạo và đào tạo lại; thực hiện duy trỡ hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống chất lượng trong toàn doanh nghiệp, bỏo cỏo kết quả Giỏm đốc hoạt động của hệ thống chất lượng và cỏc nhu cầu cải tiến.
Với sự chỉ đạo của lónh đạo Cụng ty mà trực tiếp là Đại diện lónh đạo chất lượng, bước tiếp theo Cụng ty đó tiến hành là xõy dựng dự thảo văn bản từ cỏc quy trỡnh, thủ tục chất lượng, chức năng nhiệm vụ của Cụng ty đến Sổ tay chất lượng, Chớnh sỏch chất lượng. Cỏc bản dự thảo này do chớnh cỏc đơn vị chức năng tiến hành soạn thảo theo vị trớ cụng việc đơn vị mỡnh đảm nhiệm, bao gồm: 1Sổ tay chất lượng, 20 Thủ tục chất lượng và cỏc Bản mụ tả cụng việc của từng cỏ nhõn trong đơn vị. Tuy nhiờn, để xõy dựng được hệ thống cỏc văn bản
phự hợp với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn, trước đú doanh nghiệp đó dành khỏ nhiều thời gian để thực hiện cụng tỏc đào tạo nhận thức hệ thống ISO cho hàng ngàn lượt người trong cụng ty trong một năm. Để từng thành viờn thấu hiểu và đi đến tự nguyện ỏp dụng ISO, ngoài cỏc lớp đào tạo tập trung về nhận thức ISO 9001, xõy dựng văn bản do cơ quan tư vấn tổ chức, cụng ty cũn thường xuyờn tổ chức cỏc khúa đào tạo cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn từ cỏn bộ quản lý đến cụng nhõn lao động. Giỏm đốc cụng ty là người trực tiếp truyền thụ cỏc kiến
thức về ISO, tổ chức thi nhận thức chung về ISO để đỏnh giỏ được năng lực của từng cỏ nhõn. Cỏc chương trỡnh đào tạo bắt đầu từ việc phổ biến, tuyờn truyền những lợi ớch do việc ỏp dụng hệ thống ISO mang lại đến cỏc nội dung liờn quan trực tiếp đến quỏ trỡnh vận hành hệ thống (8 nguyờn tắc quản lý chất lượng, cỏc kỹ năng quản lý, cỏc điều khoản của ISO, 5S.... ).
Sau đú, cụng ty tiến hành thảo luận cỏc quy trỡnh, thủ tục đó được soạn thảo từ cấp đơn vị đến cụng ty, đảm bảo sự thống nhất chung về hệ thống văn bản, trỏnh mõu thuẫn, chồng chộo nhau dẫn đến việc khú ỏp dụng. Đồng thời trưởng đơn vị tổ chức cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đơn vị học tập để hiểu và ỏp dụng hệ thống đạt hiệu quả theo yờu cầu của ISO. Đối với phũng Quản lý chất lượng là đơn vị đầu mối trong việc xõy dựng và ỏp dụng Hệ thống quản lý chất lượng nờn trưởng đơn vị được giao trỏch nhiệm hướng dẫn cỏc đơn vị sửa thủ tục, theo dừi, kiểm tra và đụn đốc thực hiện, khắc phục lỗi tại cỏc đơn vị
trong toàn cụng ty.
Trong quỏ trỡnh xõy dựng hệ thống, bờn cạnh sự tư vấn, trợ giỳp của Trung tõm Năng suất Việt Nam và Trung tõm chứng nhận phự hợp tiờu chuẩn Quacert, cụng ty cũng dành thời gian để tham khảo thờm kinh nghiệm xõy dựng Hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty chế tạo mỏy điện Việt Hung VIHEM
(cựng là đơn vị thành viờn thuộc Tổng Cụng ty Thiết bị kỹ thuật điện được nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 vào thỏng 4/2000). Đõy được coi là một trong những đơn vị xõy dựng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng ISO. Qua xem xột, tỡm
được một hờ thống quản lý chất lượng tốt.
Bảng 2.9: Sơ đồ quỏ trỡnh nghiờn cứu và xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO9001:2000
Nguồn: Phũng Quản lý chất lượng-Cụng ty cổ phần Khớ cụ điện I.
Nhằm đảm bảo Hệ thống chất lượng của cụng ty phự hợp với yờu cầu của Chỉ định đại diện lónh đạo về chất lượng Thành lập ban chỉ đạo ỏp dụng ISO Thiết lập chớnh sỏch mục tiờu chất lượng Xỏc định trỏch nhiệm cỏc kờnh thụng tin Xỏc định lại cỏc HĐ sẽ được kiểm soỏt Xõy dựng cỏc danh sỏch cỏc thủ tục Chỉ định trỏch nhiệm viết cỏc thủ tục Viết thủ tục Phờ duyệt thủ tục Thực hiện
Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ Xin đỏnh giỏ và cấp chứng nhận Cải tiến chất lượng Cập nhật danh mục thủ tục Đào tạo về viết tài
liệu
Danh mục tài liệu Cấu trỳc hệ thống Cơ cấu tổ chức, mụ tả cụng việc Tuyờn bố chớnh sỏch Nhận thức của nhõn viờn Đào tạo chuyờn gia ĐGCLNB Li ờn tục đà o t ạo v à củ ng cố n hậ n t hứ c củ a n hõ n v iờn . QMR
tiờu chuẩn, trước khi đỏnh giỏ chứng nhận vào thỏng 11/2003, VINAKIP đó trải qua cỏc đợt đỏnh giỏ nội bộ (đỏnh giỏ của bờn thứ nhất), đỏnh giỏ của Trung tõm Năng suất Việt Nam (đỏnh giỏ của bờn thứ hai ) và sau cựng là đỏnh giỏ của Trung tõm chứng nhận phự hợp tiờu chuẩn Quacert (đỏnh giỏ của bờn thứ ba ).
Cỏc đợt đỏnh giỏ này được tiến hành nhằm xỏc định cỏc vấn đề cũn tồn tại để khắc phục. Sau đú, cỏc đơn vị trong toàn cụng ty đó tiến hành họp, rỳt kinh nghiệm tại đơn vị, khắc phục lỗi của hệ thống trong phạm vi đơn vị mỡnh quản
lý.
Đến thỏng 12/2003, sau gần một năm triển khai xõy dựng và ỏp dụng Hệ thống, cụng ty đó được cấp chứng chỉ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 bởi Trung tõm chứng nhận phự hợp tiờu chuẩn Quacert.
Bảng 2.10: Danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng tại cụng ty cổ phần Khớ cụ điện I
Số
TT Tờn tài liệu Mó hiệu Tương ứng
yờu cầu
1 Chớnh sỏch chất lượng 5.3
2 Mục tiờu chất lượng 5.4
3 Sổ tay chất lượng STCL 4.2.2
4 Cỏc bản mụ tả cụng việc 5.5
5 Thủ tục chất lượng Xem xột của lónh đạo TTCL.01 5.6
6 Thủ tục chất lượng Kiểm soỏt tài liệu và hồ sơ TTCL.02 4.2.3;4.2.4 7 Thủ tục chất lượng Tuyển dụng TTCL.03 6.1;6.2.1
8 Thủ tục chất lượng Đào tạo TTCL.04 6.2.2
9 Thủ tục chất lượng Nghiờn cứu thị trường và tiờu thụ sản phẩm
TTCL.05 7.2
10 Thủ tục chất lượng Kiểm soỏt thiết kế TTCL.06 7.3 11 Thủ tục chất lượng Lập kế hoạch và tổ chức
sản xuất
12 Thủ tục chất lượng Mua hàng TTCL.08 7.4;7.5.4 13 Thủ tục chất lượng Kiểm soỏt quỏ trỡnh TTCL.09 7.5;8.2.3 14 Thủ tục chất lượng Kiểm tra và thử nghiệm TTCL.10 7.4.1;8.2.4 15 Thủ tục chất lượng Nhận biết và truy tỡm
nguồn gốc sản phẩm
TTCL.11 7.5.3
16 Thủ tục chất lượng xếp dỡ, lưu kho, bao gúi, bảo quản và giao hàng
TTCL.12 7.5.5
17 Thủ tục chất lượng Dịch vụ khỏch hàng TTCL.13 7.2.1;8.2.1 18 Thủ tục chất lượng Quản lý thiết bị TTCL.14 6.3
19 Thủ tục chất lượng Quản lý khuụng gỏ TTCL.15 7.5.1 20 Thủ tục chất lượng Kiểm soỏt thiết bị kiểm tra
đo lường và thử nghiệm
TTCL.16 7.6
21 Thủ tục chất lượng Kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp
TTCL.17 8.3
22 Thủ tục chất lượng Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ TTCL.18 8.2.2 23 Thủ tục chất lượng Khắc phục phũng ngừa và
cải tiến
TTCL.19 8.5
24 Thủ tục chất lượng phõn tớch dữ liệu TTCL.20 8.4
Nguồn: Phũng Quản lý chất lượng-Cụng ty cổ phần Khớ cụ điện I.