trong quỏ trỡnh thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại cụng ty.
Thành lập và triển khai cỏc hoạt động của nhúm chất lượng gúp phần hiệu quả khớch lệ cỏc nhõn viờn đúng gúp ý kiến về sản suất, họ cú thể tham khảo và lắng nghe ý kiến của cụng nhõn. Khuyến khớch thành lập nhúm chất lượng trong cụng ty, giỳp cỏc thành viờn trong cụng ty chủ động tham gia vào hoạt động quản lý chất lượng, khuyến khớch được cỏc ý tưởng của người lao động.
Cụng ty cần khuyến khớch cỏn bộ, cụng nhõn viờn thành lập và hoạt động cỏc nhúm chất lượng, khen thưởng, khuyến khớch vật chất đối với những nhúm chất lượng, hoạt động hiệu quả, cú nhiều sỏng cải tiến gúp phần nõng cao được chất lượng cụng việc, chất lượng sản phẩm của cụng ty.
Bảng 3.2: Đỏnh giỏ chất lượng đào tạo
Chỉ tiờu Điểm số
Tổ chức khúa đào tạo 1 2 3 4 5
1. Mục tiờu (rừ ràng/ khụng) 1 2 3 4 5 2. Yờu cầu (thỏch thức/ khụng) 1 2 3 4 5 3. Truyền thụ (tỏc dụng/ khụng) 1 2 3 4 5 4. Tài liệu (tốt/ khụng) 1 2 3 4 5 5. Kiểm tra (tỏc dụng/ khụng) 1 2 3 4 5 6. Mức độ thực hành (tốt/ khụng) 1 2 3 4 5 7. Tổng quỏt về tổ chức(tốt/ khụng) 1 2 3 4 5 Gúp ý ……….. Kỹ năng dạy 1 2 3 4 5
1. Thời gian trờn lớp (hiệu quả/ khụng) 1 2 3 4 5
2. Bài giảng (tỏc dụng/ khụng) 1 2 3 4 5
3. Thảo luận (sụi nổi/ khụng) 1 2 3 4 5
4. í kiến phản hồi (tỏc dụng/ khụng) 1 2 3 4 5 5. Phản ứng của học viờn (thường xuyờn/ khụng) 1 2 3 4 5 6. Giỳp đỡ của giỏo viờn (thường xuyờn/ khụng) 1 2 3 4 5 7. Tổng quỏt về kỹ thuật giảng (tốt/ khụng) 1 2 3 4 5 Gúp ý
……….
Giỏ trị cơ bản 1 2 3 4 5
1. Khúa học (tỏc dụng/ khụng) 1 2 3 4 5
2. Nội dung khúa học (phự hợp/ khụng) 1 2 3 4 5 3. Tổng quỏt về giỏ trị cơ bản (tốt/ khụng) 1 2 3 4 5 Gúp ý
………..
Khi nhúm chất lượng tiến hành giải quyết một vấn đề nảy sinh trong chất lượng, cần giải quyết theo cỏc bước sau:
1. Xỏc định rừ vấn đề:
- Chỉ rừ tớnh cấp thiết của vấn đề cần giải quyết;
- Nờu ra những vấn đề về mục tiờu khi cần thiết;
- Cử người chịu trỏch nhiệm chớnh giải quyết vấn đề, khi cần phải cử một nhúm thỡ phải chỉ rừ người trưởng nhúm;
- Kinh phớ hoạt động,
- Lờn kế hoạch chương trỡnh cải tiến.
2. Quan sỏt: khảo sỏt vấn đề từng gúc độ khỏc nhau
- Điều tra cụ thể về thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu chứng;
- Điều tra từ nhiều gúc độ (quan điểm) khỏc nhau;
- Xuống hiện trường thu thập số liệu cần thiết.
3. Phõn tớch
- Nờu giả thuyết (chọn những nguyờn nhõn chủ yếu);
+ Vẽ biểu đồ nhõn quả (cần nờu ra hết cỏc nguyờn nhõn cú thể liờn quan tới vấn đề)-thu thập kiến thức về nguyờn nhõn chớnh;
+ Sử dụng cỏc thụng tin thu được qua điều tra và loại những thụng tin
khụng liờn quan;
+ Đỏnh dấu trờn biểu đồ những yếu tố cú thể là những nguyờn nhõn chớnh; - Xem xột giả thuyết (tỡm ra nguyờn nhõn chớnh);
+ Từ những yếu tố cú thể là nguyờn nhõn chớnh cần đi sõu tỡm hiểu điều tra thờm qua thử nghiệm;
+ Quyết định xem cỏi gỡ là nguyờn nhõn chớnh.
4.Hành động
- Cần phõn biệt rừ ràng giữa hành động để cứu chữa (xử lý triệu chứng) và hành động để loại bỏ nguyờn nhõn sõu xa (khắc phục);
- Phải đảm bảo hành động khắc phục khụng làm nảy sinh cỏc vấn đề khỏc. Nếu chỳng xảy ra thỡ lại phải cú hành động khắc phục.
5. Khẳng định hiệu quả
- So sỏnh cỏc biểu đồ trước và sau khi xảy ra sự cố (vấn đề);
- Chuyển đổi hiệu quả thành tiền và so sỏnh với mục tiờu;
- Nếu cũn cú hiệu quả gỡ nữa, dự tốt hay xấu cũng liệt kờ ra.
6. Tiờu chuẩn húa
Hoạt động tiờu chuẩn húa nhằm duy trỡ giải phỏp đó đạt được, đảm bảo vấn đề đó được ngăn ngừa sẽ khụng tỏi diễn;
- Cần cú sự chuẩn bị cần thiết để tiờu chuẩn húa những giải phỏp đó được khẳng định là cú hiệu quả;
- Xõy dựng thành qui định, chỳ trọng trả lời cỏc cõu hỏi: ai làm gỡ, khi nào, ở đõu, phương tiện gỡ, làm như thế nào;
- Chỳ trọng đào tạo huấn luyện;
- Phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng.
7. Xem xột vấn đề cũn tồn tại, đỏnh giỏ kết quả.
Xem xột thủ tục giải quyết vấn đề và lập kế hoạch cho cụng việc tương
lai;
- Xem xột những vấn đề cũn lại;
- Lập kế hoạch để giải quyết vấn đề đú;
- Suy nghĩ về những cỏi hay, cỏi dở trong hoạt động cải tiến.
Bẩy kỹ năng cần thiết cho hoạt động nhúm:
Trong quỏ trỡnh hoạt động nhúm, để nõng cao kỹ năng hoạt động nhúm, cỏc thành viờn trong nhúm phải luụn đặt ra cho mỡnh và tự trả lời để nõng cao kỹ năng tronghoạt động nhúm.
1. Lắng nghe
Bạn cú biết lắng nghe ý kiến của cỏc thành viờn trong nhúm và suy nghĩ để phỏt triển ý kiến đú thành một ý tưởng mới khụng?
2. Đặt cõu hỏi
Bạn cú thường đặt cõu hỏi cho cỏc thành viờn trong nhúm và giỳp họ chỉ ra những gỡ phảilàm để phỏt triển suy nghĩ của họ khụng?
3. Thuyết phục
Bạn cú thường trao đổi, bảo vệ những ý kiến của mỡnh và cố gắng để giải thớch những suy nghĩ của mỡnh cho cỏc thành viờn khỏc trong nhúm khụng?
4. Tụn trọng
Bạn cú luụn tụn trọng ý kiến của cỏc thành viờn trong nhúm khụng? Bạn cú thường khuyến khớch trợ giỳp cho cỏc ý tưởng mới khụng?
5. Giỳp đỡ
Bạn cú thường giỳp đỡ những người trong nhúm?
6. Chia sẻ
Bạn cú thường chia sẻ với mọi người trong nhúm (về suy nghĩ, buồn vui, khú khăn, thuận lợi…) khụng? Bạn cú giỏm chắc là bạn đó chia sẻ hết ý kiến và suy nghĩ trong cụng việc của mỡnh khụng?
7. Tham gia
Bạn cú sẵn sàng đúng gúp cho nhúm của mỡnh? Bạn cú luụn cảm thấy hăng hỏi trong cụng việc của nhúm khụng ?
Căn cứ vào tỡnh hỡnh hoạt động cụ thể hiện nay, cụng ty cú thể thành lập cỏc nhúm chất lượng như:
1. Nhúm giảm sai hỏng:
Cỏc nhúm này tập trung vào việc giảm sai hỏng lớn tại cỏc cụng đoạn sản xuất.
2. Nhúm tiết kiệm và giảm chi phớ:
Trong mụi trường cạnh tranh gay gắt, tiết kiệm chi phớ, giảm giỏ thành
sản phẩm ngày càng được cỏc doanh nghiệp chỳ trọng, cụ thể là hướng vào việc giảm thiểu cỏc yếu tố gõy lóng phớ, dư thừa khụng cần thiết: mất mỏt trong quỏ trỡnh sản xuất, thời gian, năng lượng… Trong kinh doanh hiện đại, cỏc chuyờn gia đó đỳc kết cho thấy cỏc yếu tố gõy lóng phớ đều bắt nguồn từ những điểm bất hợp lý trong hệ thống (80% những điểm bất hợp lý này lại trong hệ thống quản lý mà sự lóng phớ do nú gõy ra được tớnh bằng thời gian, VD như: lóng phớ do
kế hoạch sai….)
Nhận thức vấn đề này, cụng ty cú thể hướng hoạt động nhúm vào cỏc hoạt động tiết kiệm dưới nhiều hỡnh thức nhưnhúm chi phớ, nhúm cải tiến cụng việc, nhúm tiết kiệm…
3.Nhúm tự quản:
Cú thể hoạt động dưới hỡnh thức chớnh: lựa chọn những sai hỏng ở cụng đoạn mà bản thõn người lao động cú thể tự bàn bạc với nhau để khắc phục được hoặc tổ chức hoạt động trờn cả cỏc mặt lớn (chất lượng, cụng việc…). Mụ hỡnh này cú thể rất hiệu quả trong việc phỏt huy tớnh chủ động sỏng tạo và tinh thần trỏch nhiệm của người lao động. Nú cũng là hỡnh thức hoạt động cú thể tạo ra một người trưởng nhúm (khụng phải là người quản lý) cú khả năng bao quỏt mọi cụng việc, biết lập kế hoạch, biết tổ chức thực hiện trờn phạm vi rộng. Chớnh nhờ cú điều này mà mặt bằng trỡnh độ chung của người cụng nhõn được nõng cao. Ngoài việc đem lại những lợi ớch hữu hỡnh, nú cũn gúp phần đỏng kể trong việc tạo lập một mụi trường làm việc vui vẻ, đoàn kết trờn cơsở tụn trọng cỏc cỏ nhõn nhằm phỏt huy tớnh năng động sỏng tạo vốn cú của họ.