1.1.1 .Khái niệm công chức phường
3.2. Giải pháp tạo động lực làm việc cho công chức phƣờng tại thành
3.2.3. Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc của công chức
phương. Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho công chức phường được xây dựng phải trên cơ sở căn cứ vào sự cần thiết trên thực tế phải được đào tạo, bồi dưỡng của công chức phường. Nếu không, kế hoạch bồi dưỡng sẽ không phụ hợp với thực tế, thiếu tính khoa học, không đem lại hiệu quả trong công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức phường.
3.2.3. Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc của công chức phường phường
Điều kiện, môi trường làm việc là một trong những yếu tố đảm bảo công chức có thể an tâm công tác, thực hiện công việc được giao một cách tốt nhất. Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận công chức phường vẫn chưa hài lòng về điều kiện, môi trường làm việc nói chung. Để cải thiện điều kiện, môi trường làm việc cho công chức phường cần tập trung làm tốt các nội dung:
Một là, từng bước hiện đại hóa công sở, trang thiết bị làm việc. Cần rà soát toàn bộ trang thiết bị vật chất, điều kiện làm việc của công chức như
phòng làm việc, bàn, ghế, máy móc, thiết bị văn phòng.... Từ đó lập kế hoạch đầu tư mới hoặc sửa chữa cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho công chức theo Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg ngày 31 tháng 12 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Quyết định quy định tiêu chuẩn, định mức, sử dụng máy móc, thiết bị” (có hiệu lực ngày 01/01/2018) nhằm từng bước hiện đại hóa, tạo điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi, kích thích tính sáng tạo, tăng cường sự nỗ lực làm việc cho công chức.
Tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến đối với phường được quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định 50/2017/QĐ-TTg về quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng của các cơ quan cấp xã do Thủ tướng Chính phủ ban hành, theo bảng dưới đây:
Bảng 3.1. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp xã
TT Tiêu chuẩn, định mức
Số lƣợng tối đa
Đơn giá tối đa (triệu
đồng/chiếc hoặc bộ)
A
Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến cho chức danh và phòng làm việc của chức danh
I
Bí thƣ Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các chức danh tƣơng đƣơng
1 Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến cho chức danh (tính cho 01 người)
1. Bộ bàn ghế ngồi làm việc 01 bộ 5
2. Tủ đựng tài liệu 01
chiếc 5
3. Máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay (hoặc thiết bị điện tử tương đương)
01 bộ hoặc 01 chiếc 15 4. Điện thoại cố định 01 chiếc 0,3 2
Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến cho phòng làm việc của chức danh (tính cho 01 phòng làm việc)
1. Bộ bàn ghế họp, tiếp khách 01 bộ 5
II Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến của các chức danh còn lại
1 Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến cho chức danh (tính cho 01 người)
2. Máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay 01 bộ 15
2
Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến cho phòng làm việc của chức danh (tính cho 01 phòng làm việc), trừ các phòng quy định tại mục I, mục II phần B Phụ lục này. 1. Bộ bàn ghế họp, tiếp khách 01 bộ 5 2. Tủ đựng tài liệu 02 chiếc 3 2. Máy in 01 chiếc 10 3. Điện thoại cố định 01 chiếc 0,3 B
Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến phục vụ công tác hành chính, văn thƣ, tiếp dân
I
Máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến phục vụ công tác hành chính, văn thƣ của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp xã
1. Bộ bàn ghế họp, tiếp khách 01 bộ 5
chiếc 3. Giá đựng công văn đi, đến 01 bộ 1
4. Máy in 01 chiếc 10 5. Máy photocopy 01 chiếc 60 6. Máy fax 01 chiếc 7 7. Điện thoại cố định 01 chiếc 0,3 II
Phòng tiếp dân, bộ phận một cửa của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp xã (tính cho 01 phòng) 1. Bộ bàn ghế 01 bộ 15 2. Tủ đựng tài liệu 01 chiếc 3 3. Điện thoại cố định 01 chiếc 0,3
Định mức sử dụng máy in quy định tại phần A Phụ lục này áp dụng cho phòng làm việc dưới 10 người. Trường hợp phòng làm việc có từ 10 người trở lên được bổ sung theo nguyên tắc cứ tăng đến 10 người thì được trang bị bổ sung 01 máy. Ví dụ: Phòng từ 01 người đến 09 người được trang bị 01 máy in, phòng từ 10 người đến 19 người được trang bị tối đa 02 máy in, phòng từ 20 đến 29 người được trang bị tối đa 03 máy in...
Tóm lại, khi công chức được cung cấp đầy đủ trang thiết bị hiện đại để làm việc như thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...họ sẽ có đủ điều kiện để thực hiện công việc được giao.
Hai là, xây dựng văn hóa công sở phù hợp đặc trưng UBND phường. Nói đến văn hóa công sở là nói đến một hệ thống các giá trị, chuẩn mực của cơ quan, công sở. Văn hóa công sở của mỗi UBND phường nơi công chức làm việc đều có những điểm giống nhau và khác nhau. Chính sự khác nhau đó tạo nên nét riêng trong văn hóa công sở ở phường. Văn hóa công sở chi phối mọi hành vi của công chức phường, hướng mọi sự cố gắng, nỗ lực của họ tới mục tiêu chung của cơ quan.
Văn hóa công sở có tác động lớn đến động lực làm việc của công chức phường. Khi các giá trị của văn hóa công sở trở thành một phần không thể thiếu của các thành viên, các công chức thì họ sẽ dễ dàng thống nhất hành động, đoàn kết chặt chẽ để cùng hướng tới mục tiêu chung. Để hoạt động quản lý của UBND phường ngày càng hiệu quả, việc xây dựng văn hóa công sở với những giá trị lành mạnh, tích cực là hết sức cần thiết. Văn hóa tổ chức thúc đẩy mọi thành viên giúp đỡ, hợp tác với nhau dù trong cuộc sống hay trong công việc. Mỗi công chức có thể chia sẽ kinh nghiệm của mình cũng như học tập kinh nghiệm của người khác để cùng nhau tiến bộ. Công chức làm việc lâu năm có thể giúp đỡ công chức trẻ, mới đi làm, chưa có điều kiện
hòa nhập vào tổ chức với những giá trị, chuẩn mực mới. Thông qua văn hóa công sở, các nhà lãnh đạo, quản lý có thể nắm bắt tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của công chức để có cách ứng xử phù hợp, tạo ra một tập thể gắn kết với đội ngũ công chức tràn đầy khí thế làm việc.
Thực tế hiện nay còn tình trạng công chức trong giờ làm việc công thì làm việc riêng, nói chuyện riêng, chơi game, không giữ gìn vệ sinh chung, phát ngôn thiếu văn hóa, tác phong thiếu tính chuyên nghiệp...làm ảnh hưởng tới đồng nghiệp, giảm uy tín trước nhân dân, hiệu quả công việc giảm đi. Để tình trạng này không còn nữa đòi hỏi người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần mạnh dạn phê bình, nhắc nhở những công chức trên, nếu công chức vi phạm vẫn không sửa đổi thì đưa ra tập thể góp ý, tránh làm ảnh hưởng đến văn hóa cơ quan nhằm tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, phát huy sức mạnh tập thể để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Văn hóa công sở luôn chịu sự tác động từ nhiều yếu tố, có những yếu tố thuộc về lịch sử, cũng có những giá trị của thời kỳ mới. Dù xây dựng mô hình văn hóa công sở như thế nào đi nữa cũng phải tuân thủ pháp luật và đề cao các giá trị đạo đức phù hợp với văn hóa Việt Nam nói chung. Đối với UBND các phường thì cơ sở pháp lý quan trọng để xây dựng và hoàn thiện văn hóa công sở là Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, với các nội dung cụ thể sau:
Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách
nước ngoài. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật. Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không ngắt điện thoại đột ngột.
Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.
Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.
Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan.
Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức. Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý. Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.
Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
Các hành vi bị cấm: Hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao, quảng cáo thương mại tại công sở.
Tóm lại, thực hiện văn hóa công sở sẽ giúp đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, xây dựng được
phong cách ứng xử chuẩn mực của công chức trong hoạt động công vụ, xây dựng đội ngũ có phẩm chất đạo đức tốt, tạo động lực thúc đẩy công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Ba là, hoàn thiện hệ thống thể chế nội bộ cơ quan và chính sách nhân sự đúng đắn. Nhanh chóng nghiên cứu, rà soát các quy định thể chế nội bộ để điều chỉnh kịp thời những bất cập, hạn chế, ban hành các thể chể chế còn thiếu như nội quy tiếp công dân, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế làm việc của UBND phường…Các quy định trên phải vừa đảm bảo các quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của công chức để tạo động lực làm việc cho công chức, vừa là công cụ hữu hiệu để kiểm tra, giám sát công chức trong quá trình thực hiện công việc được giao.
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải xây dựng được các chính sách đảm bảo công chức có môi trường làm việc hiệu quả, sáng tạo, thu hút và giữ chân được nhân tài, công chức có thể phát huy tối đa sở trường, năng lực của mình để đóng góp cho cơ quan. Các chính sách đó cần phải toàn diện từ khâu tuyển dụng đến sử sụng, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật công chức... Tóm lại, sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và địa phương có ảnh hưởng lớn đến đời sống, đến tâm tư, tình cảm của công chức phường. Do đó, các chính sách liên quan đến nhân sự cần phải được sửa đổi, bổ sung kịp thời để duy trì động lực làm việc cho công chức phường.