1.1.1 .Khái niệm công chức phường
1.2. Động lực làm việc của công chức phƣờng
1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của công chức
phường
Một là, các yếu tố thuộc về bản thân người công chức như nhu cầu, mục tiêu, năng lực cá nhân, đặc điểm nhân khẩu học, kinh tế.
Nhu cầu và lợi ích cá nhân: Nhu cầu là những gì mà công chức thấy cần phải thõa mãn trong điều kiện nhất định để tồn tại và phát triển trong môi trường công chức làm việc. Mỗi công chức có thể có nhiều nhu cầu khác nhau. Khi một nhu cầu này được thõa mãn sẽ có những nhu cầu khác phát sinh. Do đó, nếu nhu cầu không được thõa mãn sẽ không tạo ra động lực thúc đẩy công chức làm việc.
Theo Maslow (1908 – 1970), nhà tâm lý học người Mỹ, ông chia nhu cầu của con người làm 5 tầng khác nhau, từ thấp nhất đến cao nhất, liệt kê theo một trật tự hình tháp kiểu kim tự tháp.
Trong đó:
Nhu cầu về sinh lý: Thức ăn, nước uống, nơi ở....Đây là nhu cầu cơ bản nhất của con người.
Nhu cầu về an toàn: An toàn về sức khỏe, tài sản, gia đình...
Nhu cầu giao tiếp xã hội: Đó là nhu cầu thuộc về một nhóm cộng đồng nào đó, muốn có gia đình êm ấm, bạn bè thân hữu tin cậy.
Nhu cầu được tôn trọng: Là nhu cầu cần được tôn trọng, được tin tưởng. Nhu cầu tự khẳng định bản thân: Là nhu cầu muốn sáng tạo, được thể hiện khả năng của bản thân, được biến các năng lực của mình thành hiện thực, được tự hoàn thiện mình. Đây là nhu cầu cao nhất của con người. [5, tr 70]
Mục tiêu cá nhân: Mục tiêu là những gì công chức mong muốn đạt được trong tương lai. Mục tiêu có thể là trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Mục tiêu của cá nhân công chức có thể giống hoặc khác với mục tiêu chung của cơ quan. Nếu hai mục tiêu này không có sự thống nhất thì cả hai mục tiêu đều rất khó đạt được. Để có thể đạt được mục tiêu đòi hỏi công chức phải không ngừng tự rèn luyện bản thân để vượt qua những khó khăn, thử thách trong công việc.
Năng lực cá nhân: Năng lực cá nhân cũng ảnh hưởng tới tạo động lực làm việc cho công chức. Năng lực cá nhân nói chung bao gồm các yếu tố: kiến thức, kỹ năng và thái độ đối với công việc. Đối với những công chức càng có năng lực càng được cơ quan, người có thẩm quyền giao cho các công việc có tính chất phức tạp, quan trọng, khả năng hoàn thành tốt công việc được giao là rất cao. Đối với công chức thiếu năng lực họ thường thiếu tự tin, gặp rất nhiều khó khăn để hoàn thành công việc được giao, lâu dần có thể dẫn đến không có động lực làm việc.
Đặc điểm nhân khẩu học từng cá nhân công chức như tính cách, giới tính, điều kiện kinh tế, tâm lý, tuổi tác...đều có ảnh hưởng tới động lực làm việc của công chức. Người có tuổi cao thường làm việc bình tĩnh, chắc chắn hơn người ít tuổi. Người trẻ tuổi còn nhiều thời gian và có thể phục vụ lâu dài cho tổ chức nên sự phấn đấu của họ mạnh mẽ hơn. Người lớn tuổi thường ít phấn đấu để tìm cơ hội thăng tiến. Nữ giới thường làm việc cẩn thận, nhanh nhẹn hơn nam giới, chịu được khó khăn, kiên trì, nhẫn nại nhưng thể lực không tốt như nam giới, thích công việc ổn định, không ham tranh giành quyền lực, chức vụ...Nam giới có thể thực tốt, năng động hơn nữ giới nhưng làm việc thường vụn về, nôn nóng, thiếu kiên nhẫn hơn nữ giới...Nắm được sự khác biệt về giới sẽ giúp các nhà quản lý có thể tác động một cách hợp lý tới động lực làm việc của công chức.
Kinh tế cũng là một trong những yếu tố tạo nên sự khác nhau giữa các công chức trong cùng một cơ quan. Khi thu nhập của công chức còn thấp và đời đống của bản thân, gia đình công chức còn gặp nhiều khó khăn thì công chức không thể toàn tâm toàn ý vào công việc được. Khi yếu tố kinh tế được đảm bảo, công chức sẽ tập trung vào công việc tốt hơn.
Hai là, các yếu tố thuộc về công việc như tính hấp dẫn của công việc, tầm quan trọng của công việc, mục tiêu, sự phức tạp của công việc, mức độ rõ ràng về trách nhiệm đối với công việc.
Tính hấp dẫn của công việc: Công việc phải có sự hấp dẫn đối với công chức như thu nhập có được tương xứng với mức độ hao phí sức lao động đã bỏ ra, công việc phù hợp với chuyên môn và trình độ, năng lực của công chức, địa vị xã hội, cơ hội thăng tiến trong công việc, môi trường làm việc đảm bảo sự an toàn về sức khỏe... Công việc càng có nhiều sự hấp dẫn càng tạo động lực để công chức làm việc và gắn bó với công việc.
Tầm quan trọng của công việc: Một trong những hoạt động quan trọng của người công chức, đặc biệt là ở cấp xã là cung cấp dịch vụ hành chính công như: khai sinh, khai tử, đăng ký hộ tịch, chứng thực, đăng ký kết hôn, xử lý vi phạm hành chính...Đây là những hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục nhằm đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của người dân.
Mục tiêu của công việc: Bất cứ tổ chức nào cũng có mục tiêu chung cần hướng tới. Tổ chức hành chính nhà nước cũng như vậy, các công chức trong tổ chức hành chính nhà nước hiện nay đều có các mục tiêu cá nhân. Trên thực tế, mục tiêu đó ít được quan tâm do nó không thể xa rời mục tiêu chung của tổ chức hành chính trong con đường chức nghiệp của công chức hiện nay. Tuy nhiên, những mục tiêu cá nhân của mỗi công chức có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc. Do đó, nhà quản lý cần phải hướng mục tiêu cá nhân đến mục tiêu chung của tổ chức hành chính.
Sự phức tạp của công việc: Công chức là một nghề. Nghề công chức có sự khác biệt với các ngành nghề khác trong xã hội. Công chức là người phục vụ nhân dân. Để thực hiện được công việc phức tạp đó, yêu cầu đặt ra đối với người công chức rất nhiều như phải nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nắm vững các kiến thức cơ
bản về chuyên môn - nghiệp vụ, am hiểu tình hình kinh tế - xã hội trong lĩnh vực mình quản lý... Do đó, phải sử dụng các công cụ tạo động lực phù hợp để tạo động lực làm việc cho công chức.
Mức độ rõ ràng về trách nhiệm công việc: Để thực hiện được các nhiệm vụ, mỗi công chức đều được pháp luật trao cho một số quyền nhất định. Trách nhiệm đối với công việc của công chức luôn luôn gắn với vị trí việc làm của chức danh công chức. Công việc được giao cho công chức càng cụ thể, công khai, minh bạch, lượng hóa rõ ràng càng làm cho công chức chú tâm vào công việc để hoàn thành trách nhiệm thực thi công việc của mình.
Ba là, các yếu tố thuộc về tổ chức như văn hóa tổ chức, cơ cấu tổ chức, phong cách lãnh đạo, hệ thống thông tin nội bộ, môi trường và điều kiện làm việc.
Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị được hình thành trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của tổ chức. Các giá trị đó chi phối mạnh mẽ đến ý thức và hành vi của mọi thành viên trong tổ chức. Văn hóa tổ chức luôn có ảnh hưởng đến động lực làm việc của con người trong tổ chức. Nếu giá trị của văn hóa tổ chức được mọi thành viên ủng hộ thì họ sẽ cùng nhau vượt qua mọi khó khăn để hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Như vậy, nếu tất cả công chức trong tổ chức hành chính nhà nước đều đồng tình với các giá trị của văn hóa tổ chức thì sẽ tạo ra động lực làm việc rất tốt giúp tổ chức vượt qua mọi khó khăn trong quá trình thực thi công vụ.
Cơ cấu tổ chức: Là cấu trúc bên trong của tổ chức, thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành trong tổ chức. Tùy vào đặc điểm của từng cơ quan mà áp dụng cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp. Cơ cấu tổ chức phù hợp giúp cho mỗi công chức tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để luôn tự học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, giúp cho công chức có ý thức trách nhiệm hơn đối với công việc mà mình đảm nhận, phát
huy được sở trường, khả năng sáng tạo của công chức trong công việc, tránh được sự nhàm chán hay căng thẳng trong công việc.
Phong cách lãnh đạo gồm 3 loại: Phong cách lãnh đạo độc đoán, phong cách lãnh đạo dân chủ, phong cách lãnh đạo tự do. Phong cách lãnh đạo thể hiện nét đặc trưng riêng của lãnh đạo trong quản lý tổ chức và có ảnh hưởng rất lớn đến động lực làm việc của cấp dưới. Chẳng hạn, phong cách độc đoán của người lãnh đạo sẽ tạo ra một bầu không khí làm việc căng thẳng, mệt mỏi, không có sự sáng tạo, dễ làm mất đi động lực làm việc của cấp dưới. Phong cách làm việc dân chủ của người lãnh đạo sẽ tạo ra động lực làm việc cho cấp dưới, nhất là vào những thời điểm khó khăn, mang tính quyết định nhưng nếu quá dân chủ có thể khó khăn trong giải quyết công việc như mất nhiều thời gian hay không kiểm soát được cấp dưới. Do đó, để tạo ra động lực làm việc cho công chức, người lãnh đạo phải luôn biết lắng nghe ý kiến của công chức nhưng cũng phải thể hiện được khả năng quyết đoán của mình trong mọi tình huống, tạo được uy tín với cấp dưới, tôn trọng, tạo điều kiện tốt nhất để công chức do mình quản lý hoàn thành công việc được giao, phát huy hết sở trường, năng lực của bản thân.
Hệ thống thông tin nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ có ảnh hưởng đến động lực làm việc của công chức, vì khi tổ chức hành chính nhà nước thiết lập được một hệ thống thông tin công khai, minh bạch sẽ giúp các công chức yên tâm hơn trong công việc, họ biết được mình được đối xử công bằng hay không, các thông tin trao đổi, chỉ đạo, báo cáo, phối hợp được theo dõi nhanh và rõ ràng hơn.
Môi trường và điều kiện làm việc: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến công chức không hoàn thành tốt công việc được giao, có thể kể đến như lãnh đạo không quan tâm đến sáng kiến của cấp dưới, không khí làm việc căng thẳng, môi trường làm việc độc hại, chế độ đãi ngộ thấp, thiếu tính năng động,
đánh giá kết quả công việc còn vị nể, cào bằng; trang thiết bị làm việc lạc hậu, thiếu thốn... Do đó, để tạo động lực làm việc cho công chức cần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp với bầu không khí làm việc thật thoải mái, lành mạnh, tùy điều kiện thực tế đảm bảo cho công chức có điều kiện làm việc phù hợp.