1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.1. Vị trí, vai trò, chức năng
1.2.1.1. Vị trí
Văn phòng HĐND&UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có quan hệ mật thiết với Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện; là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong hoạt động lãnh đạo của Thường trực HĐND, UBND huyện. Những hoạt động trên diễn ra thường xuyên và phong phú, nên thường trực HĐND, lãnh đạo UBND không chỉ giao văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ, mà còn ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết một số vấn đề khi cần thiết.
Hoạt động của văn phòng luôn gắn liền với hoạt động của HĐND&UBND. Khác với các cơ quan chuyên môn cấp huyện, văn phòng HĐND&UBND không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý thông tin, mà còn quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND.
1.2.1.2. Vai trò
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành cụ thể giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện:
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND huyện giao;
- Tham mưu tổng hợp về hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND&UBND và các cơ quan cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND; chịu sự quản lý trực tiếp của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện.
- Văn phòng HĐND&UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản theo quy định của Nhà nước.
1.2.1.3. Chức năng
Theo Điều 7, Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014, được sửa đổi bổ sung tại Nghị định số 108/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, có quy định như sau: “Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.” [8].
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện giúp HĐND, UBND trong việc tổ chức chỉ đạo thực hiện những chủ trương, biện pháp đã được HĐND, UBND cấp huyện đề ra dưới hình thức là nghị quyết, quyết định, chỉ thị… nhằm đảm bảo việc chấp hành nghiêm chỉnh, chính xác, kịp thời, đồng bộ, nhịp nhàng, đảm bảo việc quản lý hành chính nhà nước được tập trung, thống nhất trên địa bàn.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện chức năng: Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức
Thực tế tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện và các quy định của pháp luật về chức năng của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện hai chức năng cơ bản sau đây:
* Chức năng tham mưu tổng hợp
Khác với các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND huyện, chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không giới hạn ở một lĩnh vực cụ thể mà nó liên quan đến tất cả mọi mặt của hoạt động quản lý trên địa bàn huyện: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng… theo thẩm quyền được phân cấp.
Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưu ngay trong nhiệm vụ tổng hợp, bởi vì tổng hợp không chỉ đơn thuần là kết quả của phép cộng, là sự tổng hợp riêng lẻ mà phải hàm chứa tính chất tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc; là việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất HĐND, UBND các chủ trương, biện pháp xây dựng chính sách phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh; giúp Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND ban hành các quyết định quản lý có hiệu quả.
Để thực hiện chức năng tham mưu có hiệu quả đòi hỏi văn phòng phải thực hiện các hoạt động thu thập, phân tích, xử lý, tổng hợp thông tin liên quan đến các vấn đề cần tham mưu giải quyết.
Chức năng tổng hợp của Văn phòng HĐND&UBND được thực hiện nhằm phục vụ cho các nhiệm vụ cơ bản sau:
Một là, tổng hợp, quản lý cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng, cũng như các yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin trong hoạt động của UBND cấp huyện.
Hai là, xây dựng chương trình công tác hàng ngày, hàng tuần của lãnh đạo HĐND, UBND cấp huyện, lãnh đạo Văn phòng. Tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo Văn phòng phối hợp với các đơn vị khác xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý và công tác năm của HĐND, UBND cấp huyện. Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND cấp huyện với các cơ quan khác, tổ chức ghi biên bản và lưu hồ sơ cuộc họp.
hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm và các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất. Tổng hợp thông tin phối hợp với các đơn vị tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng… và các cuộc họp của lãnh đạo.
Bốn là, tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc báo cáo việc thực hiện kế hoạch, nội quy, quy chế làm việc của HĐND, UBND cấp huyện.
Năm là, tổng hợp thông tin để đề xuất những vấn đề về cơ chế, chính sách thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND, UBND cấp huyện cần xây dựng, bổ sung cho phù hợp.
Sáu là, tổ chức tổng hợp thông tin hàng ngày để lãnh đạo văn phòng cung cấp cho lãnh đạo cấp trên các vấn đề cần xử lý, thông tin về những vấn đề quan trọng do các cơ quan khác gửi đến cần giải quyết.
Bẩy là, tổng hợp trình lãnh đạo HĐND, UBND cấp huyện các đề án, dự án được giao.
Tám là, tổ chức cung cấp các thông tin định kỳ, đột xuất cho lãnh đạo cơ quan. Nội dung cụ thể của chức năng này như sau:
- Tiếp nhận và bảo quản hợp lý, khoa học các văn bản, các thông tin vào cơ quan;
- Tổ chức xử lý thông tin văn bản và truyền đạt các thông tin trong hệ thống qua văn bản đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan;
- Kiểm tra quá trình giải quyết văn bản và báo cáo lãnh đạo HĐND, UBND cấp huyện để có những xử lý kịp thời;
- Tổ chức thông tin ra (gửi văn bản đi, qua email, phần mềm quản lý văn bản, điện thoại trực tiếp….) đến nơi cần nhận văn bản;
- Tổ chức hệ thống bảo quản, lưu trữ thông tin;
- Đánh giá thông tin, tổ chức tra cứu và sử dụng các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND nói riêng và của HĐND, UBND cấp huyện nói chung.
Chín là, tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo văn phòng chuẩn bị điều kiện tổ chức các cuộc họp báo, phát ngôn, cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí và công dân theo yêu cầu hợp lệ.
Như vậy, có thể thấy hoạt động tổng hợp để tham mưu, tham mưu cần có sự tổng hợp. Cho nên đây là hai hoạt động tồn tại để hướng tới một mục đích chung nhất là giúp lãnh đạo trong việc điều hành, quản lý và ra quyết định đúng đắn khoa học nhất nhằm phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan.
- Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần thể hiện mối quan hệ giữa văn phòng với Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND và toàn bộ cơ quan Văn phòng HĐND và UBND huyện. Chức năng hậu cần của Văn phòng HĐND và UBND huyện là việc quản lý tài chính, tài sản của cơ quan; tổ chức quản trị công sở, đảm bảo đầy đủ các khoản chi tiêu, mua sắm, sửa chữa, thay thế trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thường xuyên của cơ quan trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ, nguyên tắc chi tiêu tài chính, không để thất thoát tiền, tài sản của Nhà nước.
Thực hiện chức năng hậu cần Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND và hoạt động của toàn bộ cơ quan nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Các chuyến công tác cho Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND; đảm bảo các phương tiện kỹ thuật, vật chất cho toàn bộ hoạt động của văn phòng, quản lý tài sản, phương tiện phục vụ nhiệm vụ công tác; thực hiện công tác lễ tân trong hoạt động của HĐND, UBND như tổ chức các kỳ họp HĐND, tổ chức các hội nghị, cuộc họp, đón tiếp khách và các hoạt động mang tính nghi lễ, hình thức. Tổ chức công tác Tiếp công dân theo quy định của pháp luật.