Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
1.4.1. Những yếu tố bên ngoài tổ chức
Một là, kinh tế xã hội càng phát triển thì tính chất và mức độ phức tạp trong hoạt động quản lý càng lớn, đòi hỏi phải có những thích ứng liên tục trong quá trình tổ chức, vận hành bộ máy nhà nước trong phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa phương, trong đó bao gồm bộ máy chính quyền cấp huyện. Tuy nhiên, sự phát triển KT-XH cũng đem lại thuận lợi về mặt trang bị các
phương tiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện nói riêng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp.
Hai là, chế độ chính trị và môi trường thể chế trong nước. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đối với hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung, của chính quyền cấp huyện, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện nói riêng. Trong một quốc gia có chế độ chính trị ổn định thì hệ quả tất yếu là việc tổ chức và hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức được đảm bảo, đặc biệt là tính thường xuyên, liên tục và ổn định trong hoạt động quản lý nhà nước. Ngược lại, nếu chế độ chính trị có tính chất bất ổn, có sự biến động lớn, tần suất dày thì đồng thời cũng tạo nên tính mất ổn định trong hoạt động của các cơ quan HCNN, trong đó có văn phòng HĐND&UBND cấp huyện.
Hệ thống luật pháp cũng có tác động rất lớn đến hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện bởi những thay đổi của pháp luật hoặc chính sách của Đảng và nhà nước liên quan đến sáp nhập bộ máy hay tinh giản biên chế sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng.
Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phương. Yếu tố văn hóa, phong tục, tập quán luôn gắn liền với một phạm vi không gian xã hội nhất định, là nơi mà các cá nhân, cộng đồng người tổ chức các hoạt động sống, lao động, giao lưu, trao đổi các kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong tục, tập quán, lễ nghi, tín ngưỡng, tôn giáo. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mọi cá nhân, tổ chức trong phạm vi không gian đó, từ đó hình thành nên văn hóa đặc trưng của địa phương đó, ảnh hưởng vào môi trường văn hóa công sở ở địa phương đó. Cho nên, mặc dù có những đặc điểm chung của văn hóa công sở nhưng mỗi công sở ở mỗi địa phương lại có những nét đặc thù riêng ví dụ kiến trúc, bài trí các trang thiết bị. Xa hơn là ảnh hưởng đến cách thức, phương pháp quản lý, văn hóa giao tiếp, phong cách làm việc.
Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Đây là những yếu tố mang tính vật chất tác động đến hoạt động của Văn phòng HĐND& UBND cấp huyện nói riêng, tác động đến toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của xã hội, của cộng đồng nói chung. Ở những địa phương có hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật và khoa học công nghệ phát triển thì nhìn chung mọi hoạt động đều có tính thuận lợi, được hỗ trợ trực tiếp nhờ các tiện nghi vật chất. Ngược lại, ở những địa phương có hệ thống hạ tầng kém phát triển, không có khả năng áp dụng, triển khai các thành tựu khoa học công nghệ thì hoạt động thường chậm chạp, kém hiệu quả.
1.4.2. Những yếu tố bên trong tổ chức
Một là, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND cấp huyện. Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng, nhiệm vụ chưa được phân định, phân công một cách khoa học, bài bản.
Xét cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn đều cho thấy, trong bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ chế vận hành khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa, cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc và ngược lại. Do đó, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND&UBND nói chung, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện nói riêng cần cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý theo hướng tinh gọn, bảo đảm đủ người, đủ việc, đúng người đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường của từng người.
Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện nếu được tổ chức khoa học, hợp lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá trình thông tin diễn ra hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho hoạt động tham mưu, cũng như hoạt động điều hành, quản lý có thể được huy
động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phương pháp tác động, vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học.
Hai là, đội ngũ công chức, người lao động của văn phòng cũng như đội ngũ CCVC làm hoạt động tham mưu tổng hợp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn thành công trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm văn phòng bởi suy cho đến cùng, con người là chủ thể của mọi hoạt động có mục đích. Công chức văn phòng vừa phải đáp ứng được các tiêu chuẩn chung về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng thời còn phải có thêm tinh thần, thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc tổ chức, quản lý, bao quát công việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý các tình huống trong thời gian ngắn, chịu được áp lực công việc lớn, có khả năng vận động, thuyết phục mọi người trong thực thi công vụ, nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, hoạt động của văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Đội ngũ CBCC có những đóng góp quan trọng, từng bước đưa KT-XH phát triển. Tuy nhiên, chất lượng đội ngũ CBCC chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của thời kỳ mới, cả trong QLNN và kinh tế, xử lý những tình huống phát sinh còn nhiều lúng túng.
Cơ cấu đội ngũ CBCC còn thiếu cân đối, thiếu đồng bộ và chưa hợp lý. Sự chuyển tiếp giữa các thế hệ cán bộ đầu ngành, cán bộ có trình độ cao, có khả năng dự báo, xử lý tốt những vấn đề phức tạp, nhất là ở lĩnh vực đầu tư công, quản lý tài chính - tiền tệ, văn hóa - tư tưởng, tôn giáo còn hạn chế.
Những hạn chế, bất cập của đội ngũ CBCC, viên chức tác động rất lớn tới chất lượng, hiệu quả hoạt động tham mưu tổng hợp. Sự tham mưu còn hạn chế, chưa lường hết được các tình huống có thể xảy ra. Do đó, có nhiều chủ trương, chính sách sau khi ban hành chưa đi vào cuộc sống, không được quần chúng nhân dân ủng hộ hoặc tính khả thi, hiệu quả không cao
Ba là, quy chế hoạt động của văn phòng. Đây là yếu tố mang tính chất pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ khó hoặc không có khả năng tiến hành được các hoạt động của văn phòng. Quy chế hoạt động của Văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt buộc cao. Quy chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nước tạo nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong Văn phòng với nhau trong việc hướng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Bên cạnh đó, quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND còn bao gồm các quy định, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện các nội dung hoạt động của văn phòng như quy chế thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ, quy chế quản lý tài sản công.
Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng lao động trong văn phòng. Muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan cũng như của văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc.
Tiểu kết chƣơng 1
Tại chương 1, tác giả đã khái quát chung về văn phòng và công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND&UBND; công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng HĐND và UBND, nội dung tham mưu tổng hợp của văn phòng HĐND và UBND; Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND&UBND. Đây là cơ sở lý luận cơ bản giúp tác giả đánh giá công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HDND và UBND tại chương 2.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƢU TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HƢNG HÀ, TỈNH THÁI BÌNH 2.1. Khái quát về huyện Hƣng Hà
2.1.1. Điều kiện tự nhiên
Huyện Hưng Hà tỉnh Thái Bình được thành lập từ 1969 trên cơ sở sáp nhập 02 huyện Duyên Hà - Hưng Nhân và 05 xã của huyện Tiên Hưng cũ. Huyện nằm về phía Tây Bắc của tỉnh Thái Bình, cách thành phố Thái Bình khoảng 27 km. Tổng diện tích đất tự nhiên là 20.041,9 ha, dân số là 252.891 người được phân bố ở 33 xã và 2 thị trấn.
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội
- Trong những năm qua, điều kiện kinh tế xã hội của huyện Hưng Hà luôn đạt mức tăng trưởng khá, các năm sau đều tăng so với năm trước.
- Năm 2016, tổng giá trị sản xuất (giá so sánh năm 2010) ước đạt 12.791,6 tỷ đồng, đạt 100,27% kế hoạch năm, tăng 9,62% so với cùng kỳ năm 2015. Trong đó : Nông, lâm nghiệp, thuỷ sản ước đạt 3.170,7 tỷ đồng, đạt 100,26% kế hoạch năm, tăng 2,44% so với cùng kỳ. Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp và xây dựng ước đạt 7.031,3 tỷ đồng, đạt 100,83% kế hoạch năm, tăng 12,69% so với cùng kỳ. Thương mại, dịch vụ ước đạt 2.588,6 tỷ đồng, đạt 98,82% kế hoạch năm, tăng 10,93% so với cùng kỳ.
Cơ cấu kinh tế: Nông, lâm nghiệp, thủy sản: 25,03%; Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, xây dựng: 54,82%; Thương mại, dịch vụ : 20,15%
- Năm 2017, tổng giá trị sản xuất (giá so sánh năm 2010) ước đạt 14.001 tỷ đồng, đạt 100,11% kế hoạch năm, tăng 9,85% so với cùng kỳ năm 2016. Trong đó : Nông, lâm nghiệp, thuỷ sản ước đạt 3.215,9 tỷ đồng, đạt 97,98% kế hoạch năm, tăng 1,6% so với cùng kỳ.
- Năm 2018, Tổng giá trị sản xuất (giá so sánh năm 2010) ước đạt 15.255,3 tỷ đồng, tăng 10,42% so với năm 2017 - vượt kế hoạch năm đã đề ra (kế hoạch tăng 10,03%), trong đó: Nông nghiệp, thuỷ sản ước đạt 3.523,8 tỷ đồng, tăng 3,96% (kế hoạch tăng 2,53%) ; công nghiệp và xây dựng ước đạt 8.816,9 tỷ đồng, tăng 14,45% (kế hoạch tăng 13,81%) (công nghiệp ước đạt 6.549,9 tỷ đồng, tăng 12,86%, xây dựng ước đạt 2.266,9 tỷ đồng, tăng 19,3%); thương mại, dịch vụ ước đạt 2.914,6 tỷ đồng, tăng 7,04%,(kế hoạch tăng 8,22%).
Cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch tích cực: Nông, lâm nghiệp, thủy sản: 21,33% (năm 2017 là 24,03%); Công nghiệp và xây dựng: 58,93% (55,63%); Thương mại, dịch vụ: 19,74%( 20,34%).
- Năm 2019, tổng giá trị sản xuất (giá cố định năm 2010) ước đạt 17.969,5 tỷ đồng, đạt 105,56% kế hoạch năm, tăng 12,82% so với cùng kỳ năm 2018. Trong đó: Nông, lâm nghiệp, thuỷ sản ước đạt 3.669,6 tỷ đồng, đạt 98,63% kế hoạch năm, giảm 0,4% so với cùng kỳ; công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp và xây dựng ước đạt 11.321,4 tỷ đồng, đạt 109,64% kế hoạch năm, tăng 19,52% so với cùng kỳ; thương mại, dịch vụ ước đạt 3.119,4 tỷ đồng, đạt 100,02% kế hoạch năm, tăng 7,64% so với cùng kỳ.
Cơ cấu kinh tế : Nông, lâm nghiệp, thủy sản: 19,4%; công nghiệp và xây dựng: 61,9%; thương mại, dịch vụ: 18,7%.
2.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Hƣng Hà, tỉnh Thái Bình Hƣng Hà, tỉnh Thái Bình
2.2.1. Vị trí
Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hưng Hà có quan hệ mật thiết với Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện; là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong hoạt động lãnh đạo của Thường trực HĐND, UBND huyện.
Hoạt động của văn phòng luôn gắn liền với hoạt động của HĐND&UBND. Khác với các cơ quan chuyên môn cấp huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý thông tin, mà còn quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND huyện Hưng Hà trong quá trình tổ chức và hoạt động.
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành cụ thể giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Hưng Hà, cụ thể vai trò thể hiện như sau: Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND huyện Hưng Hà giao; Tham mưu tổng hợp về hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND huyện Hưng Hà; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND&UBND huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND; chịu sự quản lý trực tiếp của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; Văn phòng HĐND&UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản theo quy định của Nhà nước.
2.2.2. Chức năng
Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà là cơ quan tham mưu tổng hợp về: Hoạt động của HĐND&UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND; Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; kiểm soát các TTHC. Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Thực hiện Luật Tiếp công dân năm 2014, Văn phòng thực hiện chức năng tiếp công dân với việc thành lập Ban Tiếp công dân trực thuộc Văn phòng HĐND&UBND huyện, do 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện làm trưởng ban.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Do đó, các công cụ được cấp trên giao cho văn phòng để sử dụng cho hoạt động thường ngày hay quản lý giúp thì đều cần phải được bảo quản, quản lý, phân phối và có sự điều chỉnh bổ sung kịp thời khi thiếu sót để cung cấp cho nhu cầu, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của Văn phòng HĐND&UBND với mục tiêu thực hiện đảm bảo đầy đủ nhưng đi đôi với tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.
Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng cơ sở vât chất, chuẩn bị các chương trình, hoạt động phục vụ chung trong văn phòng đều được cấp trên có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng trong việc thực hiện các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính hay số lượng cũng như chất lượng gắn liền với các hoạt động nhiệm vụ.
2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Đối với việc phục vụ hoạt động của HĐND huyện Hưng Hà
Thứ nhất, tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.