1.3. Công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng
1.3.5. Nội dung công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng HĐND và
và UBND cấp huyện
1.3.5.1. Tham mưu tổng hợp trong điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”
Văn phòng HĐND&UBND là đầu mối tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ nhiệm vụ của bộ phận “một cửa”.
Tuy nhiên, Văn phòng HĐND&UBND không có chức năng quản lý các lĩnh vực mà bộ phận “một cửa” tiếp nhận hồ sơ. Để giải quyết các thủ tục, hồ sơ của công dân, Văn phòng HĐND&UBND phải có sự phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn: Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành hoạt
động chung, tham mưu bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo hoạt động, bố trí nhân viên tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; tiếp nhận kết quả giải quyết của các cơ quan chuyên môn và trả lời đối với các công dân. Cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giải quyết các hồ sơ, thủ tục và yêu cầu của công dân, trả kết quả về bộ phận “một cửa” đúng thời gian quy định.
1.3.5.2. Tham mưu tổng hợp về hoạt động tiếp công dân
Tiếp công dân cũng là một trong những nội dung hoạt động mà văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm vụ tham mưu và trực tiếp thực hiện hoạt động tiếp công dân, tiếp nhận đơn thư, giải quyết những vấn đề vướng mắc của người dân địa phương và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện.
Ngoài ra, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo việc bố trí nơi tiếp dân, các điều kiện cơ sở vật chất, đồng thời tham mưu việc lựa chọn, bố trí CBCC thực hiện tiếp dân.
1.3.5.3. Tham mưu tổng hợp trong xây dựng kế hoạch, quy chế hoạt động của UBND huyện
Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện có nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch hàng năm, kế hoạch công tác của HĐND và UBND huyện; xây dựng quy chế hoạt động, quy chế phối hợp của HĐND và UBND huyện. Hoạt động sẽ góp phần giúp UBND huyện điều hành các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và chỉ đạo, điều hành phát triển KT- XH trên địa bàn được thống nhất, thuận lợi. Chính các quy chế này cũng tạo hành lang đảm bảo cho quá trình tổ chức, vận hành của UBND cấp huyện huyện được thông suốt, nhịp nhàng.
Trong quá trình dự thảo, xây dựng và trình lãnh đạo UBND cấp huyện ký ban hành quy chế hoạt động, phối hợp của UBND cấp huyện thì Văn
phòng HĐND&UBND cấp huyện căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND&UBND để xây dựng dự thảo quy chế hoạt động, phối hợp. Sau đó Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện sẽ có văn bản gửi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện để tham khảo ý kiến đóng góp của các cơ quan. Trên cơ sở các góp ý đó thì Văn phòng HĐND&UBND sẽ tiếp thu một phần ý kiến hoặc tiếp thu toàn bộ để chỉnh sửa quy chế hoạt động, phối hợp trước khi trình lãnh đạo UBND huyện ký ban hành quy chế hoạt động, phối hợp. Ngoài ra, trong suốt quá trình tổ chức thực hiện quy chế hoạt động và phối hợp nếu phát hiện những bất cập trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện quy chế hoạt động, phối hợp thì các cơ quan chuyên môn có thẩm quyền có thể góp ý chỉnh sửa và Văn phòng HĐND&UBND lại tiếp tục có đề xuất lãnh đạo UBND cấp huyện xem xét sửa đổi, bổ sung.
1.3.5.4. Tham mưu tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND huyện
Trong quá trình điều hành phát triển KT-XH thì UBND cấp huyện cần xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện chương trình công tác hàng năm nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện tốt các nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Để xây dựng chương trình công tác của UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND phải phối hợp với các cơ quan chuyên môn, đóng vai trò là cơ quan đầu mối thu thập thông tin về chương trình công tác của từng cơ quan, căn cứ đó để tổng hợp, xây dựng chương trình chung của UBND huyện.
Thông qua các cơ quan chuyên môn, Văn phòng HĐND và UBND huyện có thể theo dõi, nắm bắt tiến độ thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra, giúp UBND huyện đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình công tác của các cơ quan chuyên môn.
1.3.5.5. Tham mưu tổng hợp trong thực hiện các quy định về công tác văn thư-lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động hết sức quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan cấp huyện nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ cũng sẽ góp phần giúp quá trình chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND&UBND huyện được tốt và ngược lại.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tổng hợp quản lý văn bản đến và văn bản đi của UBND huyện; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của UBND huyện; tham mưu tổng hợp trong công tác lưu trữ.
1.3.5.6. Tổng hợp, xây dựng báo cáo của HĐND&UBND huyện
Trong quá trình chỉ đạo, điều hành thì UBND cấp huyện cần có thông tin để ra các quyết định quản lý cho phù hợp với thực tiễn. Để xây dựng báo cáo của HĐND&UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện là đầu mối thu thập, xử lý thông tin kịp thời, tập hợp báo cáo của từng cơ quan chuyên môn, từ đó tổng hợp thành báo cáo chung của HĐND&UBND.
Để có thông tin kịp thời, nhanh chóng và chính xác để tổng hợp báo cáo UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện thì Văn phòng HĐND&UBND phải có mối quan hệ phối hợp tốt với các cơ quan chuyên môn để có thể nắm chủ trì xây dựng, soạn thảo báo cáo được tốt hơn.
1.3.5.7. Tham mưu giúp HĐND, UBND huyện trong việc xây dựng và ban hành văn bản
Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015) và theo Nghị định số 34/2016/ NĐ - CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ quy định biện pháp thực hiện một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì HĐND và UBND cấp huyện có thẩm quyền ban hành Nghị quyết (HĐND) và Quyết định quy phạm của UBND, văn phòng HĐND
và UBND là cơ quan tham mưu sẽ giúp việc cho HĐND và UBND trong việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Ngoài văn bản QPPL, văn phòng HĐND và UBND tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính. Văn phòng trực tiếp xây dựng và ban hành văn bản hành chính thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, đồng thời giúp lãnh đạo kiểm tra, rà soát văn bản thành chính của các cơ quan chuyên môn trước khi trình lãnh đạo ký ban hành. Giúp cho hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của HĐND và UBND huyện đúng thẩm quyền, khả thi, phù hợp với thực tiễn.
1.3.5.8. Tham mưu tổng hợp trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp của HĐND và UBND huyện
Để chỉ đạo, điều hành mọi mặt hoạt động trên địa bàn huyện thì Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện tổ chức các hội nghị, cuộc họp để tham vấn ý kiến, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng trước khi ra các quyết định quản lý trên địa bàn.
Văn phòng HĐND&UBND thống nhất với các cơ quan chuyên môn có liên quan đến bố trí lịch họp, xây dựng kế hoạch tổ chức, dự kiến thành phần, nội dung cuộc họp, phát hành giấy mời, xây dựng chương trình và tổ chức chương trình họp để đảm bảo cho cuộc họp đạt hiệu quả.