3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong cuộc cách mạng công
nghiệp 4.0
Một là, nâng cấp trụ sở làm việc xây đã lâu, xuống cấp, không đảm bảo điều kiện làm việc. Đầu tư trang thiết bị, phương tiện, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu công việc. Từng bước hiện đại hóa, đầu tư trang thiết bị, máy vi tính, cơ sở vật chất đảm bảo điều kiện làm việc cho công chức đồng thời có kế hoạch, phương pháp sử dụng hiệu quả trang thiết bị, phương tiện được đầu tư; tránh đầu tư dàn trải, chồng chéo gây lãng phí
Hai là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa hoạt động Văn phòng. Việc ứng dụng CNTT và hiện đại hóa hoạt động Văn phòng HĐND&UBND huyện cần được phân công, phân cấp giữa các chủ thể thẩm quyền, các cơ quan, đơn vị, tổ chức để vừa có thể đảm bảo tính thống nhất chung, vừa đảm bảo tính phù hợp với các đặc điểm tình hình cụ thể trong tổ chức và hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Đối với Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà, để thực hiện tốt việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT và hiện đại hóa hoạt động văn phòng, cần phải chủ động thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Thứ nhất, xây dựng quy chế về việc truyền – nhận thông tin trên mạng nội bộ và mạng diện rộng với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, phường.
Thứ hai, quan tâm ĐTBD kiến thức tin học, công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức, lao động hợp đồng để giúp họ từ việc sử dụng một cách thành thạo máy vi tính đến ứng dụng, sử dụng thành thạo các phần mềm tin học phục vụ cho hoạt động của Văn phòng.
Thứ ba, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong chỉ đạo điều hành, từng bước thực hiện chỉ đạo, điều hành qua mạng nhằm xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn huyện;
Thứ tư, tiếp tục đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc đồng bộ, 100% chuyên viên lãnh đạo Văn phòng có máy vi tính và được kết nối mạng LAN và Internet. Đồng thời đưa vào sử dụng phần mềm quản lý điều hành - tác nghiệp, hệ thống thư điện tử để nâng cao năng lực điều hành quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện gắn với quá trình CCHC, để nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
Thứ năm, duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động của Văn phòng. Đây là hệ thống quản lý hết sức cần thiết để tối ưu hóa và nâng cao chất lượng hoạt động, nhằm thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng hoạt động và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả của Văn phòng.
Thứ bảy, triển khai đồng bộ các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động của Văn phòng, nhất là phần mềm ứng dụng trong quản lý và xử lý văn
bản đi, đến, hệ thống cầu họp trực tuyến, dần thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực trong điều kiện tin giản biên chế và bùng nổ thông tin như hiện nay. Đồng thời, tích hợp giải pháp như: Sử dụng Trang thông tin điện tử chuyển tài liệu họp, thư mời, các văn bản chỉ đạo điều hành, biểu mẫu TTHC, các thông tin chính thống khác đến các cơ quan, ban ngành và người dân được nhanh chóng và thuận tiện hơn; thông qua các tiện ích thông tin điện tử để kết nối từ Văn phòng đến các cơ quan ban ngành, xã, thị trấn và người dân; từ đó góp phần giảm chi phí, thời gian, nhân lực, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
Tiểu kết chƣơng 3
Tại chương 3, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND&UBND huyện như: Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện đối với công tác tham mưu tổng hợp; Hoàn thiện văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Tiếp tục nghiên cứu cải tiến, đổi mới mạnh mẽ công tác tham mưu tổng hợp; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tham mưu tổng hợp; Đổi mới hoạt động đánh giá, tăng cường hoạt động quản lý cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp; Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở; Hiện đại hóa công tác văn phòng trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0
KẾT LUẬN
Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện nói chung, nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình nói riêng là một trong những yêu cầu cấp thiết, gắn liền với quá trình thực hiện cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.
Hiện tại, tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình tuy đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, tuy nhiên vẫn còn có một số những bất cập, hạn chế nhất định nên cần phải có những giải pháp để khắc phục những hạn chế, bất cập đó để nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà trong tương lai. Vì vậy tác giả đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND&UBND để có thể áp dụng trong thời gian tới, bao gồm: Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện đối với hoạt động tham mưu tổng hợp; Hoàn thiện văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Tiếp tục nghiên cứu cải tiến, đổi mới mạnh mẽ công tác tham mưu tổng hợp; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm hoạt động tham mưu tổng hợp; Đổi mới hoạt động đánh giá, tăng cường hoạt động quản lý cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở; Hiện đại hóa công tác văn phòng trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0;
Trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh hội nhập thế giới, thực hiện cải cách hành chính và trước sự phát triển của khoa học công nghệ, cuộc cách
mạng công nghiệp 4.0, công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu tổng hợp nói riêng cần phải được quan tâm để nâng cao hơn nữa chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng chỉ đạo, điều hành kinh tế - xã hội của HĐND&UBND huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình trong thời gian tới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ (2014), Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Hà Nội
2. Chính phủ (2020), Nghị định số 108/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Hà Nội
3. Chính phủ (2015), Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/04/2015 của Chính Phủ Ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Hà Nội
4. Chính phủ (2017), Nghị quyết số 17NQ-CP ngày 07/03/2019 của Chính Phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2010, định hướng đến 2025. Hà Nội.
5. Chính phủ, Nghị quyết số 30c/NĐ-CP ngày 8 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, Hà Nội
6. Chính phủ, Quyết định 1847/QD-TTg ngày 27/12/2018 của Chính phủ về việc phê duyệt đề án văn hóa công vụ, Hà Nội.
7. Đại học Nội vụ Hà Nội (2015), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Hà Nội
8. Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương, Hà Nội 9. Quốc hội (2013), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Hà Nội
10. Đinh Thi Tuyết Ngân, Đề tài:“Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tham mưu - tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Hà Nội
11. Đồng Thị Thanh Phương (2016), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê
12. Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng - công tác điều hành tham mưu, tổng hợp lễ tân, Nxb. Thống kê, Hà Nội
13. Lưu Kiếm Thanh (1998), Kỹ thuật lập quy, Nxb. Lao động, Hà Nội
14. Học viện Hành chính, Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học kỹ thuật, Hà Nội
15. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phòng, Nxb. Lao động – Xã hội
16. Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (2001),
Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nxb Thống kê, Hà Nội.
17. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
18. Nguyễn Minh Tuấn (2011), Giáo trình quản trị hành chính văn phòng,
Tp. Hồ Chí Minh
19. Tạp chí Tổ chức nhà nước (2013), Vị trí, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của công tác tham mưu trong văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hà Nội
20. Tạp chí Quản lý nhà nước (2019), Về tổ chức hoạt động tham mưu của cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, Hà Nội
21. Lã Thị Thanh (2016), luận văn ngành quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Đánh giá
công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất, Tp. Hà Nội, Hà Nội
22. TS. Văn Tất Thu (2010), Vị trí, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của hoạt động tham mưu trong văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 1/2010, Hà Nội
23.Tăng Thị Bích Ngọc (2014), Hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
24. Vi Thị Thanh Hương (2013), Hoàn thiện chức năng tổng hợp của văn phòng bộ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
25. Viện Ngôn ngữ (2014), Từ điển Tiếng Việt, Nxb. Lao động – Xã hội, Hà Nội.
26. UBND huyện Hưng Hà (2015, 2016, 2017, 2018, 2019), Báo cáo tình hình KT-XH trên địa bàn huyện Hưng Hà, Thái Bình
27. Văn phòng HĐND&UBND huyện Hưng Hà, Báo cáo kết quả hoạt động các năm 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, Thái Bình.