Trong các đơn vị hành chính nhà nƣớc, việc thực hiện các hoạt động kiểm soát chi đúng theo quy định là vô cùng quan trọng để giảm thiểu các rủi ro xảy ra sai phạm trong nội bộ của đơn vị.
- Thủ tục phân quyền và xét duyệt: việc thực hiện các nghiệp vụ chi tại
đơn vị chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền trong phạm vi trách nhiệm đƣợc phân quyền của họ. Đây là một cách thức để đảm bảo r ng nhân viên hành động đúng theo hƣớng dẫn và trong giới hạn đƣợc quy định bỡi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
- Phân chia trách nhiệm: để giảm thiểu rủi ro về việc sai sót, hành
động cố ý làm sai trong các hoạt động chi thì phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nếu taị đơn vị có ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và có biện pháp kiểm soát khác.
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: việc tiếp cận tài sản và sổ
sách trong đơn vị phải đƣợc giới hạn cho những cá nhân mà họ đƣợc giao nhiệm vụ bảo quản hoặc sử dụng tài sản.
- Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ: khả năng xảy ra rủi ro gian lận,
sai sót trong hoạt động chi của các đơn vị hành chính là có. Do đó, hoạt động chi trong đơn vị cần phải đƣợc kiểm soát chặt ch . Các nhà quản lý có thể kiểm soát hoạt động chi ở khâu trƣớc, trong và sau khi chi. Trƣớc khi chi, nhà quản lý s kiểm soát ở khâu lập, quyết định và phân bổ dự toán chi NSNN. Trong khi chi, nhà quản lý s kiểm soát quá trình thực hiện dự toán
33
chi nh m đảm bảo các khoản chi đúng theo quy định của pháp luật. Sau khi chi, nhà quản lý s kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị.