Để tăng cƣờng công tác kiểm soát chi, tác giả đề xuất xây dựng quy trình cụ thể cho từng khoản chi thuộc từng nhóm kinh phí và xây dựng bộ hƣớng dẫn các chứng từ đi kèm các khoản chi phát sinh tại Cục nhƣ sau:
Thứ nhất, đối với chứng từ đi kèm theo từng khoản chi:
- Đối với các khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Chi tiền lương: căn cứ vào văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do
cấp có thẩm quyền phê duyệt; danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng do thủ trƣởng đơn vị ký duyệt; Bảng chấm công
+ Chi tiền công trả cho CBCC theo hoạt động công vụ, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp: Danh sách những ngƣời hƣởng
tiền công lao động theo hoạt động từng công vụ cụ thể; danh sách hƣởng phụ cấp, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp; Hợp đồng lao động thời vụ
+ Chi thu nhập tăng thêm: danh sách chi trả thu nhập tăng thêm; bảng
xác định kết quả tiết kiệm chi h ng năm; kết quả xếp loại thi đua hàng tháng
+ Chi thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh
toán. Riêng đối với thanh toán cá nhân thuê bên ngoài phục vụ các công việc thời vụ gồm thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối cùng có biên bản nghiệm thu (đối với trƣờng hợp phải gửi hợp đồng).
+ Chi các khoản khoán: khoán phƣơng tiện theo chế độ, khoán văn
phòng phẩm, điện thoại; khoán công tác phí; khoán thuê phòng nghỉ: danh sách những ngƣời hƣởng chế độ khoán; giấy đi đƣờng, lệnh điều xe
- Đối với chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: thanh toán từng lần và
thanh toán lần cuối phải có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; Hóa đơn (đối với trƣờng hợp phải gửi hợp đồng),
- Đối với chi công tác phí: bảng kê chứng từ thanh toán; giấy đi
98
- Đối với chi thuê mướn, dịch vụ thuê ngoài: thanh toán từng lần và
thanh toán lần cuối phải có Hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, hóa đơn (đối với trƣờng hợp phải gửi hợp đồng).
- Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, chi mua đầu tư tài sản vô hình, chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành, chi mua vật tư văn phòng phẩm, chi phí sửa chữa các trang thiết bị: thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối phải có hợp
đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, hóa đơn (đối với trƣờng hợp phải gửi hợp đồng).
- Đối với các khoàn chi về đầu tư phát triển: thanh toán theo từng gói
thầu, căn cứ vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng ký kết với các nhà đầu tƣ, biên bản nghiệm thu, Bảng tính giá trị khối lƣợng hoàn thành, hóa đơn, văn bản yêu cầu thanh toán từ các nhà thầu, văn bản đề nghị thanh toán của tƣ vấn quản lý dự án, giấy bảo lãnh của các tổ chức tín dụng
Thứ hai, về quy trình của từng khoản chi thuộc từng nhóm kinh phí:
Một là, quy trình thanh toán lương, các khoản trích theo lương và tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp nhƣ sau:
(1) Hàng tháng các phòng chuyên môn, Văn phòng Cục, chấm công và nộp về bộ phận kế toán của Văn phòng Cục trƣớc ngày 05 hàng tháng.
(2) Nếu có thay đổi bổ sung CBCC, thay đổi hệ số lƣơng, phụ cấp lƣơng, sau khi có ý kiến của phòng Tổ chức - Cán bộ
(3) Căn cứ vào bảng chấm công Kế toán tổng hợp để tính toán và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp lƣơng, trích lập các khoản trích theo lƣơng nhƣ BHXH, BHYT, BHTN và tiền công.
(4) Lãnh đạo cơ quan phê duyệt bảng lƣơng và giấy rút dự toán b ng chuyển khoản và gửi đến KBNN kèm theo giấy rút dự toán.
99
ngân hàng.
(6) File thanh toán tiền lƣơng, tiền công cũng đƣợc chuyển đến Ngân hàng. (7) Ngân hàng chuyển lƣơng cho CBVC vào thẻ ATM trƣớc ngày 5 hàng tháng.
Hai là, quy trình chi các khoản thanh toán khác cho cá nhân như chi thu nhập tăng thêm và thu nhập bổ sung theo cơ chế khoán, tự chủ nhƣ sau:
(1) Kết thúc năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ công việc đƣợc giao, kế toán phải xác định kinh phí tiết kiệm.
(2) Căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của Cục Thuế, kế toán phân chia từ kinh phí tiết kiệm đó, cụ thể: 70% bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức và 30% chi khen thƣởng phúc lợi.
(3) Sau khi tính toán đƣợc kinh phí chi thu nhập tăng thêm và thu nhập Bổ sung cho CBCC theo hệ số tăng thêm quỹ tiền lƣơng nhƣng tối đa không quá 1 lần so với mức tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ do nhà nƣớc quy định, kế toán báo cáo với Cục trƣởng.
(4) Sau khi thông nhất với tổ chức công đoàn, căn cứ vào kết quả xếp loại của Hội đồng thi đua khen thƣởng, Cục trƣởng quyết định việc sử dụng phân phối kinh phí tiết kiệm cho CBCC và đƣợc công khai trong toàn cơ quan.
(5) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của từng cá nhân thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc (Sau khi trừ số đã tạm ứng hàng Quý hay 6 tháng)
Ba là, quy trình thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin, truyền thông , liên lạc như tiền điện, tiền nước, cước phí bưu chính, báo, điện thoại, internet,…. nhƣ sau:
(1) Hàng tháng sau khi các đơn vị cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn, văn thƣ chuyển cho bộ phận kế toán.
100
trình lãnh đạo Cục ký duyệt.
Bốn là, quy trình thanh toán vật tư văn phòng nhƣ sau:
(1) Các phòng/ban chuyên môn khi có nhu cầu sử dụng phải làm giấy đề nghị, gửi Chánh văn phòng ký duyệt.
(2) Gửi giấy đề nghị đã đƣợc Chánh văn phòng ký duyệt đến bộ phận thủ kho để đƣợc nhận VPP.
(3) Cuối tháng, thủ kho tổng hợp số lƣợng đã xuất gửi kế toán để lập phiếu chi
(4) Đồng thời ký xác nhận bảng nhập, xuất, tồn VPP giữa thủ kho, kế toán và Lãnh đạo văn phòng.
Năm là, về quy trình chi công tác phí nhƣ sau:
(1) Khi có Giấy mời họp, kế hoạch công tác, lãnh đạo cơ quan s phê duyệt ai là ngƣời tham dự.
(2) CBCC nhận công lệnh có lấy số thứ tự và ngày tháng đƣợc lãnh đạo Văn phòng ký xác nhận, đến nơi công tác đóng dấu nơi đến.
(3) Khi đi công tác về gửi lại toàn bộ chứng từ cho kế toán bao gồm: giấy đề nghị thanh toán; giấy mời; công lệnh đã đƣợc đóng dấu nơi đến; vé máy bay, vé tàu, xe (2 vòng) để đƣợc thanh toán tiền vé, phụ cấp công tác phí và tiền thuê phòng ngủ.
(4) Kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lý và trung thực của chứng từ, tính toán lại tổng tiền phải thanh toán, lập giấy rút dự toán trình lãnh đạo phê duyệt.
(5) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của từng cá nhân thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
Sáu là, quy trình chi phí thuê mướn, tại Cục Thuế chủ yếu là thuê đào
đạo lại cán bộ nhƣ học tập, bồi dƣỡng nghiệp vụ,….
101
quyết định cử CBCC tham gia lớp học.
(2) Sau khi hoàn thành lớp bồi dƣỡng, các chi phí phát sinh trong quá trình học s đƣợc CBCC tổng hợp (nhƣ hóa đơn thu tiền học phí, mua sách), lập giấy đề nghị thanh toán gửi bộ phận kế toán.
(3) Kế toán kiểm tra chứng từ, lập giấy rút dự toán, trình Lãnh đạo Cục phê duyệt.
(4) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của từng cá nhân thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
Bảy là, quy trình chi sửa chữa, duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng, tại Cục Thuế chủ yếu là bảo dƣỡng, sửa
chữa xe ô tô của cơ quan, máy vi tính, máy in, máy photocopy và các tài sản khác của văn phòng.
(1) CBCC đƣợc giao sử dụng và quản lý tài sản, khi tài sản bị hƣ hỏng hoặc xe ô tô đến thời hạn bảo dƣỡng phải lập giấy đề nghị sửa chữa, bảo dƣỡng gửi Chánh Văn phòng Cục.
(2) Văn phòng Cục có trách nhiệm kiểm tra nội dung đề nghị, liên hệ nơi sửa chữa để tiến hành sửa chữa tài sản. Nếu số tiền sửa chữa lớn phải xin ý kiến lãnh đạo Cục.
(3) Sau khi sửa xong, đơn vị sửa chữa xuất hóa đơn đỏ, CBCC lập giấy đề nghị thanh toán gửi kế toán.
(4) Kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lý và trung thực của chứng từ, lập giấy rút dự toán trình lãnh đạo phê duyệt.
(5) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị sửa chữa thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
Tám là, quy trình chi Hội nghị, tập huấn, tại Cục Thuế chủ yếu là chi
tập huấn đối với ngƣời nộp thuế, hội họp, đối thoại,…, nhƣ sau:
102
môn, chuyên đề đối với ngƣời nộp thuế,… đƣợc lãnh đạo Cục ký duyệt, lập dự trù kinh phí bao gồm một số nội dung chi: Thuê Hội trƣờng; Ăn giữa giờ; Tài liệu; VPP; Bồi dƣỡng chuyên gia hoặc báo cáo viên; Chi phí phục vụ lớp và các khoản chi khác.
(2) Văn phòng làm hợp đồng với nơi tổ chức Tập huấn, chuyên gia, báo cáo viên,…
(3) Văn phòng tổng hợp các nội dung chi và các chứng từ kèm theo: Bảng dự trù kinh phí tổ chức tập huấn, Bảng tổng hợp chi phí tổ chức tập huấn, Hợp đồng, thanh lý và hóa đơn đỏ của nơi tổ chức tập huấn, Hóa đơn đỏ in tài liệu, văn phòng phẩm.
(4) Kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lý, đầy đủ và trung thực của chứng từ, lập giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi trình lãnh đạo phê duyệt.
(5) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của từng cá nhân hoặc rút tiền mặt thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
Chín là, quy trình chi Thông tin, tuyên truyền, liên lạc, tại Cục Thuế chủ yếu là chi làm băng rôn, pano, áp phích, in tờ rơi phục vụ công tác tuyên truyền các chƣơng trình chuyên môn của ngành: chƣơng trình đối thoại với Doanh nghiệp, Hội thảo hổ trợ Doanh nghiệp…
(1) Căn cứ vào Kế hoạch đã đƣợc lãnh đạo phê duyệt, phòng chuyên môn phối hợp với phòng Kế hoạch – tài chính lập dự trù kinh phí. Tùy vào số tiền thực hiện của mỗi đợt mà tiến hành lập các thủ tục thanh toán theo quy định của nhà nƣớc (với 03 báo giá, hợp đồng – thanh lý hoặc tổ chức đấu thầu).
(2) Kế toán kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, trung thực của chứng từ, lập giấy rút dự toán trình lãnh đạo phê duyệt.
(3) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị cung cấp dịch vụ thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
103
Mười là, quy trình mua sắm tài sản phục vụ công tác chuyên môn, tại
Cục Thuế chủ yếu là chi mua sắm tập trung trang thiết bị cho toàn Cục Thuế và chi sửa chữa tài sản là trụ sở làm việc của các Chi Cục, đơn vị trực thuộc,.. nhƣ sau:
(1) Các đơn vị gửi nhu cầu mua sắm tập trung trang thiết bị về Cục Thuế, Văn Phòng tổng hợp, tiến hành mua sắm tập trung.
(2) Căn cứ vào giá tiền của gói thầu mua sắm trang thiết bị mà Văn phòng tham mƣu cho Lãnh đạo phƣơng thức, hình thức đấu thầu phù hợp theo luật đấu thầu và theo quy định của nhà nƣớc.
(3) Văn Phòng tiến hành các bƣớc để thực hiện mua sắm tập trung trang thiết bị cho toàn ngành.
(4) Kế toán kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, trung thực của chứng từ, lập giấy rút dự toán trình lãnh đạo phê duyệt.
(5) Kế toán thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị cung cấp sản phẩm thông qua bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc.
Mười một, quy trình đối với nhóm kinh phí chi Đầu tư phát triển:
(1) Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với nhà thầu, căn cứ vào biên bản nghiệm thu, căn cứ bảng tính giá trị khối lƣợng hoàn thành, căn cứ vào văn bản đề nghị thanh toán của nhà thầu, căn cứ vào hóa đơn, căn cứ vào các chứng từ tạm ứng, giấy bảo lãnh, căn cứ vào văn bản đề nghị thanh toán của nhà thầu tƣ vấn quản lý dự án
(2) Kế toán xây dựng cơ bản kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, làm đề xuất trình lãnh đạo Cục xin chủ trƣơng thanh toán.
(3) Kế toán lập chứng từ rút vốn trình lãnh đạo Cục phê duyệt. (4) Kế toán thực hiện chuyển tiền vào tài khoản cho các nhà thầu.