7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Bình Định
2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
51
lập bầu không khí chung về kiểm soát trong toàn đơn vị, phản ảnh các quan điểm nhận thức của nhà quản lý. Một môi trường kiểm soát mạnh hay yếu phụ thuộc rất nhiều các yếu tố như: Tính chính trực, sự trung thực và các giá trị đạo đức; Tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ; Các mối quan hệ công việc; Phân quyền và kiểm soát hoạt động; Chính sách nhân sự và phát triển đội ngũ, …, cụ thể:
- Về tính chính trực, sự trung thực và các giá trị đạo đức:
Bảng 2.6 : Kết quả khảo sát về tính chính trực, sự trung thực và các giá trị đạo đức
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu % 1
Sở có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức (có ban hành các chuẩn mực về cách ứng xử và các giá trị đạo đức, chuẩn mực nhà giáo,…) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của công chức, viên chức.
56 100,0% 0 0,0%
2
Sở có phổ biến, truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm ( không cho phép), hành vi nào được khuyến khích, cho phép.
49 87,5% 7 12,5%
3
Sở có xây dựng bộ tiêu chuẩn về kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng phòng/ban chức năng.
10 17,9% 46 82,1%
4
Sở có biểu dương, khen thưởng công chức, viên chức khi thực hiện tốt các quy tắc, ứng xử.
25 44,6% 31 55,4%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu)
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: 100% ý kiến của người được phỏng vấn đều cho rằng Sở có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức (có ban hành các chuẩn mực về cách ứng xử và các giá trị đạo đức, chuẩn mực nhà giáo,…) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của công chức, viên chức. Tuy nhiên, việc phổ biến, truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm (hoặc không cho phép), hành vi nào được khuyến khích, cho phép thì chỉ có 87,5% đồng thuận, còn 12,5% không đồng thuận; điều này cho thấy việc
52
phổ biến các quy tắc ứng xử của Sở chưa được rộng rãi ở một số đơn vị/phòng/ban. Bên cạnh đó, có đến 82,1% các ý kiến cho rằng Sở chưa xây dựng bộ tiêu chuẩn về kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng phòng/ban chức năng. Đồng thời, việc biểu dương, khen thưởng công chức, viên chức khi thực hiện tốt các quy tắc ứng xử vẫn còn hạn chế (55,4% cho rằng việc biểu dương, khen thưởng là chưa thực hiện tốt). Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy, chỉ có một số phòng chức năng có ban hành tiêu chuẩn kiến thức và kỹ năng cho một số vị trí việc làm chứ chưa có tiêu chuẩn chung của phòng/ban chức năng; và việc khen thưởng, biểu dương phần lớn được đề cập biểu dương tại các cuộc họp tổng kết, chưa ghi nhận bằng biểu trưng (ví dụ như giấy khen,…) nên ít tạo động lực thực hiện cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Về tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ:
Bảng 2.7 : Kết quả khảo sát về tổ chức bộ máy và phân công nhiệm vụ
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Cơ cấu tổ chức hiện tại của Sở là hợp lý. 49 87,5% 7 12,5% 2
Các phòng/ban/bộ phận chức năng nhiệm vụ có thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ.
48 85,7% 8 14,3%
3 Các phòng/ban/bộ phận có hợp tác, tạo
điều kiện cho nhau hoàn thành công việc. 30 53,6% 26 46,4% 4 Sở có tài liệu mô tả công việc chi tiết cho
từng nhiệm vụ/công việc. 15 26,8% 41 73,2%
5 Việc tuyển dụng, bố trí, điều động và đề bạt nhân sự có thực hiện bằng văn bản. 56
100,0
% 0 0,0%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu)
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: 100% ý kiến khảo sát đều cho rằng việc tuyển dụng, bố trí, điều động và đề bạt nhân sự có thực hiện bằng văn bản, điều này cho thấy công tác bổ nhiệm nhận sự tại Sở được thực hiện tốt. Đồng thời, phần lớn các ý kiến khảo sát cũng đều cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại của Sở là hợp lý và
53
các phòng/ban/bộ phận đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công việc, nhiều ý kiến cho rằng các phòng/ban/bộ phận chưa thực sự tạo điều kiện cho nhau hoàn thành tốt công việc (tỷ lệ tán thành 46,4%) và phần lớn các ý kiến cũng cho rằng Sở chưa có tài liệu mô tả công việc chi tiết cho từng nhiệm vụ/công việc.
Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy nguyên nhân của vấn đề này do Sở chưa thống nhất và ban hành được đề án vị trí việc làm cho từng công việc của công chức, viên chức ở từng phòng/ban/bộ phận, Sở đang kiện toàn trong thời gian tới.
- Về các mối quan hệ công việc:
Bảng 2.8 : Kết quả khảo sát về các mối quan hệ công việc
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu % 1
Lãnh đạo Sở có tạo điều kiện cho công chức, viên chức đơn vị đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
46 82,1% 10 17,9%
2 Lãnh đạo Sở có đủ năng lực và trình độ để
hoàn thành công việc, chức trách được giao. 54 96,4% 2 3,6%
3
Nhân sự lãnh đạo cấp phòng/ban/bộ phận có đủ năng lực và trình độ để hoàn thành công việc, chức trách được giao.
50 89,3% 6 10,7%
4 Việc đề bạt, bố trí công chức, viên chức vào
các vị trí công việc là hợp lý. 39 69,6% 17 30,4%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu)
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: Phần lớn các ý kiến đều cho rằng lãnh đạo Sở có đủ năng lực và trình độ để hoàn thành công việc, chức trách được giao và nhân sự lãnh đạo cấp phòng/ban/bộ phận có đủ năng lực và trình độ để hoàn thành công việc, chức trách được giao.
Tuy nhiên, cũng còn nhiều ý kiến cho rằng lãnh đạo Sở chưa thực sự tạo điều kiện thuận lợi để công chức, viên chức đơn vị đi học tập nâng cao trình độ chuyên
54
môn, nghiệp vụ và việc đề bạt, bố trí công chức, viên chức vào các vị trí công việc là chưa thực sự hợp lý.
Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy, việc đi học nâng cao trình độ chuyên môn của công chức, viên chức tại Sở là trên cơ sở tự túc cá nhân, chỉ có các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ theo định kỳ của ngành mới có kinh phí được cấp từ ngân sách, điều này phần nào làm hạn chế việc chuẩn hoá trình độ đối với công chức, viên chức tại Sở.
- Về phân quyền và kiểm soát hoạt động:
Bảng 2.9 : Kết quả khảo sát về các mối quan hệ công việc
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Lãnh đạo Sở thường xuyên kiểm tra/thăm hỏi
các phòng/ban/bộ phận thuộc Sở. 53 94,6% 3 5,4%
2 Định kỳ, công chức, viên chức của Sở được tổ
chức, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ. 10 17,9% 46 82,1% 3 Việc bố trí công chức, viên chức tại Sở có
nhằm mục đích để kiểm soát lẫn nhau. 25 44,6% 31 55,4% 4 Những khâu việc tiềm ẩn nhiều rủi ro được
thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 36 64,3% 20 35,7%
5
Những thay đổi của chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác giáo dục, Sở đã nhanh chóng nắm bắt và kịp thời triển khai chính xác.
52 92,9% 4 7,1%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu)
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: Phần lớn các ý kiến đều cho rằng lãnh đạo Sở thường xuyên kiểm tra và thăm hỏi các phòng/ban/bộ phận thuộc Sở và những thay đổi của chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác giáo dục, Sở đã nhanh chóng nắm bắt và kịp thời triển khai chính xác điều này giúp cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo của Sở được kịp thời và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, còn khá nhiều ý kiến cho rằng các công chức, viên chức của Sở chưa được tổ chức, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ theo định kỳ; điều này phần
55
nào làm cho một số công chức, viên chức chưa ý thức việc tự học để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời, việc bố trí công chức, viên chức tại Sở chưa hướng đến mục đích để kiểm soát lẫn nhau và những khâu việc tiềm ẩn nhiều rủi ro chưa được quán triệt thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy việc sát hạch chuyên môn chưa được thực hiện do chưa có quy chế vị trí việc làm theo đề án việc làm và do giới hạn về định biên công chức, viên chức của Sở nên việc phân công công việc phần nào chưa thể nhằm mục đích giúp kiểm soát công việc lẫn nhau cũng như thực hiện nguyên tắt bất kiêm nhiệm đối với một số hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro như việc mua sắm văn phòng phẩm hiện nay phần lớn do phòng kế hoạch – tài chính thực hiện.
- Về chính sách nhân sự và phát triển đội ngũ:
Bảng 2.10 : Kết quả khảo sát về chính sách nhân sự và phát triển đội ngũ
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Việc trả lương và các chế độ cho công chức,
viên chức được thực hiện đúng và đầy đủ. 56 100,0 0 0,0% 2 Các chính sách về thi đua, khen thưởng được
áp dụng và phổ biến rộng rãi. 40 71,4 16 28,6% 3 Việc khen thưởng của Sở là thỏa đáng và khích
lệ công chức, viên chức làm việc, cống hiến. 35 62,5 21 37,5%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu)
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: 100% ý kiến đều cho rằng việc trả lương và các chế độ cho công chức, viên chức được thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ý kiến cho rằng các chính sách về thi đua, khen thưởng chưa phổ biến rộng rãi đến toàn thể công chức, viên chức của Sở. Đồng thời, việc khen thưởng của Sở hiện tại chưa thực sự thỏa đáng và khích lệ công chức, viên chức làm việc, cống hiến.
Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy, việc khen thưởng và thực hiện các chính sách về thi đua, khen thưởng tại Sở hiện nay được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước nên mức khen thưởng còn thấp, chưa tương xứng với sự công hiến
56
củacông chức, viên chức. Đồng thời, việc đăng ký thi đua phải được đăng ký từ đầu năm và đến cuối năm mới xét nên có tình trạng công chức, viên chức đăng ký nhưng thành tích thi đua thấp hơn viên chức không đăng ký nhưng vẫn được xét thi đua khen thưởng, còn công chức, viên chức không đăng ký mặc dù có nhiều thành tích nhưng lại không được xem xét khen thưởng. Bên cạch đó, tỷ lệ công chức, viên chức được khen thưởng lại được tính theo tỷ lệ % trên tổng số công chức, viên chức và người lao động nên phần nào cũng làm hạn chế sự cống hiến của họ.
2.2.3.2. Đánh giá rủi ro
- Về nhận diện và phòng ngừa rủi ro
Bảng 2.11 : Kết quả khảo sát về nhận diện và phòng ngừa rủi ro
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Sở có đưa ra các biểu hiện nhận dạng rủi ro. 42 75,0% 14 25,0% 2 Sở đã nhận diện được các rủi ro chủ yếu. 47 83,9% 9 16,1% 3
Sở có ban hành các quy trình về kiểm tra, kiểm soát để phòng ngừa và phát hiện các rủi ro.
51 91,1% 5 8,9%
4 Sở có tổ chức các cuộc họp định kỳ để nhận
dạng các rủi ro phát sinh. 26 46,4% 30 53,6%
5 Sở có thành lập tổ kiểm tra, kiểm soát nội bộ
để kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro. 56 100,0% 0 0,0% 6 Sở có ban hành các mức xử phạt đủ mạnh để
cảnh báo và phòng ngừa các rủi ro. 6 10,7% 50 89,3%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: 100% ý kiến đánh giá cho rằng Sở đã có thành lập các tổ kiểm tra, kiểm soát nội bộ để kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa các rủi ro; và phần lớn các ý kiến cũng cho rằng Sở có ban hành các quy trình về kiểm tra, kiểm soát để phòng ngừa và phát hiện các rủi ro, cũng như có đưa ra các biểu hiện nhận dạng rủi ro và cơ bản đã nhận diện được các rủi ro chủ yếu, nhất là các khâu tổ chức các kỳ thi, chấm thi, công tác tài chính,…
57
định kỳ để nhận dạng các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động và chưa ban hành các mức xử phạt đủ mạnh để cảnh báo và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.
Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy rằng, Sở là đơn vị quản lý nhà nước về giáo dục trên địa bàn toàn tỉnh, với nhiều lĩnh vực công tác khác nhau nên việc ban hành các quy định xử phạt và mức phạt cho từng lĩnh vực công tác có phần hạn chế, chỉ có quy định xử phạt chung theo quy định của luật.
- Về đánh giá rủi ro
Bảng 2.12 : Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Lãnh đạo Sở có quan tâm đến việc phân tích,
đánh giá và quản lý các rủi ro. 49 87,5% 7 12,5% 2 Sở có thành lập bộ phận chuyên trách về thu
thập thông tin và đánh giá các rủi ro. 30 53,6% 26 46,4% 3
Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Sở có ghi nhận và đánh giá các rủi ro phát sinh khi kiểm tra, kiểm soát.
48 85,7% 8 14,3%
4 Việc đánh giá rủi ro của Sở đang thực hiện tốt. 47 83,9% 9 16,1% 5 Sở có đánh giá lý do tại sao việc quản lý rủi ro
bị thất bại khi phát sinh. 50 89,3% 6 10,7%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả nghiên cứu
Qua bảng kết quả khảo sát cho thấy: Phần lớn các ý kiến đánh giá đều cho rằng lãnh đạo Sở có quan tâm đến việc phân tích, đánh giá và quản lý các rủi ro phát sinh tại Sở; và bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Sở có ghi nhận và đánh giá các rủi ro phát sinh khi thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát. Đồng thời, việc đánh giá rủi ro tại Sở được là đang thực hiện tốt; và khi có rủi ro phát sinh, Sở có đánh giá lý do tại sao việc quản lý rủi ro bị thất bại để đưa ra các giải pháp khắc phục.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ý kiến cho rằng Sở chưa có thành lập bộ phận chuyên trách để thu thập thông tin và đánh giá các rủi ro. Quá trình phỏng vấn sâu cho thấy, việc thu thập thông tin để đánh giá và quản lý các rủi ro hiện nay tại Sở
58
chủ yếu được thực hiện bởi Ban thanh tra nhân dân và đối với các đơn vị trực thuộc sự quản lý của Sở là thực hiện bởi đoàn thanh tra, kiểm tra nội bộ để tự kiểm tra, kiểm soát theo từng năm học.
2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
- Về kiểm soát công tác kế toán:
Bảng 2.13 : Kết quả khảo sát về kiểm soát công tác kế toán
STT Tiêu chí khảo sát Đồng ý Không đồng ý Số phiếu % Số phiếu %
1 Sở có lập đầy đủ chứng từ kế toán cho tất cả
các nghiệp vụ phát sinh. 56 100,0% 0 0,0%
2 Các chứng từ tại Sở đều được kiểm soát và ký
duyệt trước khi thực hiện. 43 76,8% 13
23,2 %
3 Tất cả các khoản chi tiêu tại Sở đều có hóa
đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. 45 80,4% 11
19,6 %
4
Các khoản chi tiền mặt hoặc chuyển khoản