7. Kết cấu của đề tài
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
Thứ nhất: Cần thiết lập hệ thống đường dây nóng để tiếp nhận thông tin liên quan đến công tác quản lý và sử dụng ngân sách, tài sản nhà nước và chỉ đạo xử lý kịp thời các thông tin tiếp nhận được qua đường dây nóng
Việc tiếp nhận thông tin phản hồi qua đường dây nóng là hết sức cần thiết để hạn chế tình trạng gian lận, sách nhiễu, tham ô, tham nhũng, lãng phí có thể xảy ra trong tại đơn vị cũng như tại các đơn vị được giao dự toán ngân sách. Đồng thời, đây cũng là kênh thông tin quan trọng của để Lãnh đạo Sở nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB. Những yêu cầu, nguyện vọng của các phòng/ban trong đơn vị hoặc các đơn vị được giao dự toán ngân sách và các cá nhân liên quan là căn cứ và động lực quan trọng để Lãnh đạo Sở có biện pháp nâng cao chất lượng quản lý. Đồng thời,
81
định kỳ nên tổ chức các cuộc gặp gỡ và trả lời các thắc mắc (nếu có) của người phản ánh qua đường dây nóng để kịp thời chỉ đạo xử lý các thông tin tiếp nhận được nhằm chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, từng bước nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo Bình Định.
Thứ hai: Thực hiện công khai, minh bạch thông tin về hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ và đẩy mạnh công tác thông tin, truyền thông với bên ngoài
Các kết luận về kiểm tra, kiểm toán nội bộ, quyết định xử lý về kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải được thực hiện công khai theo quy định, sao gửi cho các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở, đồng thời phải được đăng tải trên Website và niêm yết tại trụ sở cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo. Bên cạnh đó, kế hoạch, kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải được thông báo công khai trong cuộc họp giao ban hành tháng giữa lãnh đạo Sở với lãnh đạo các phòng chuyên môn nghiệp vụ.
Đồng thời, có thể ban hành địa chỉ email để tiếp nhận và phản hồi các thông tin từ các tổ chức, cá nhân có liên quan về công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Hàng năm, tổ chức hội nghị tổng kết công kiểm tra, kiểm toán nội bộ để đánh giá kết quả công tác, đồng thời ghi nhận các ý kiến của các đơn vị được giao ngân sách dự toán để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác trong toàn đơn vị.
Thứ ba: Tăng cường ứng dụng Internet trong việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin, thực hiện tốt chủ trương chính phủ điện tử và tổ chức tốt công tác bảo vệ, bảo mật thông tin
Khuyến khích công chức, viên chức trong toàn Sở sử dụng email công vụ để tiếp nhận và gửi thông tin, văn bản nhằm đảm bảo kịp thời thông tin và tiết kiệm chi phí. Khi email công vụ được công chức, viên chức được sử dụng phổ biến thì các yêu cầu nhiệm vụ, các thông báo, quyết định sẽ được truyền đạt tới toàn thể công chức, viên chức một cách nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời, phải tổ chức phân quyền chặt chẽ trong sử dụng hệ thống mạng máy tính tại Sở; thường xuyên bảo trì hệ thống mạng và hệ thống dữ liệu, lưu trữ thông tin qua đĩa CD, ổ cứng di động để tránh tình trạng mất dữ liệu khi gặp sự cố.
Bên cạnh đó, cần tăng cường kiểm tra việc bảo quản giấy tờ, tránh tình trạng thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu không được sử dụng thường xuyên. Đẩy
82
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổng hợp dữ liệu kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Tổ chức phân loại, mã hóa các hồ sơ tài liệu để tạo thuận tiện cho công tác lưu trữ và trích lục theo các tiêu chí như: ngày - tháng - năm - cơ quan phát hành (trong đơn vị và ngoài đơn vị) – bộ phận phát hành – loại tài liệu – số thứ tự,...