5. Phương pháp nghiên cứu
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống KSNB và vai trò của hệ thống KSNB trong đơn vị.
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống KSNB mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại tổ chức đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu các nhà quản lý coi nhẹ hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhiệm vụ cơ bản của ngành Bảo hiểm xã hội là đảm bảo an sinh xã hội, mang tính chất phụ vụ không vì mục đích lợi nhuận, đem lại lợi ích hỗ trợ cho người tham gia BHXH, BHYT,
BHTN khi họ gặp những rủi ro dẫn đến ốm đau, thai sản, bệnh tật hoặc dẫn đến mất hoặc tạm ngưng nguồn thu nhập. Do vậy toàn bộ viên chức ngành BHXH phải xác định được mục tiêu chính trong công tác BHXH là phục vụ, đối tượng phục vụ chủ yếu là những người đã hoặc đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Viên chức Bảo hiểm xã hội phải luôn trau dồi chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong các công tác thực hiện, giải quyết các nghiệp vụ BHXH, làm sao cho có lý có tình đúng với chính sách chế độ quy định, tránh những hạch sách, mâu thuẫn về quyền lợi của người làm công tác Bảo hiểm xã hội.
Năng lực đội ngũ viên chức: hoạt động của BHXH là hoạt động bao gồm sự quan hệ giữa đơn vị sử dụng lao động, người lao động và cơ quan BHXH. Tuy nhiên, hiện nay một số các đơn vị và doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả do nền kinh tế trì trệ, lạm phát…dẫn đến hầu như các đơn vị sử dụng lao động luôn tìm cách tránh né, trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương tối thiểu thấp làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Một số khác thì nợ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN kéo dài, chiếm dụng quỹ BHXH, một số khác thì cố ý giả mạo giấy tờ làm sai lệch thông tin để hưởng các chế độ BHXH…Vì thế đòi hỏi viên chức ngành BHXH phải có một trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, kinh nghiệm công tác, năng lực tốt thông qua việc cơ quan BHXH thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho viên chức ngành BHXH. Việc tuyển dũng nhân sự thông qua công tác thi tuyển nhằm lựa chọn được những người có năng lực để thực hiện tốt công tác được giao. Ngoài ra cơ quan BHXH cũng thường xuyên kiểm tra đánh giá năng lực phẩm chất của viên chức để hạn chế những rủi ro xuất phát từ sự thông đồng hoặc sai sót từ chính viên chức BHXH đối với người tham gia BHXH.
nhà Lãnh đạo phải đưa ra những hệ thống văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp khen thưởng cụ thể, từ đó xác định đúng đắn yêu cầu năng lực, thái độ làm việc của từng vị trí trong đơn vị, đảm bảo công việc đúng người, đúng chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, nhà Lãnh đạo cũng cần có những chính sách tiêu chuẩn khen thưởng và biện pháp kỹ thuật rõ ràng để khuyến khích nhân viên trong công tác.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Ban lãnh đạo BHXH thường xuyên nghiên cứu cẩn thận các rủi ro trong hoạt động của đơn vị khi có sự thay đổi, bổ sung kế hoạch thu chi và các chế độ chính sách mới. Khi phát hiện những sai sót trong công tác kế toán hoặc các khâu nghiệp vụ thu, chi BHXH sẵn sàng điều chỉnh những sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính, nhằm để lập được báo cáo tài chính trung thực và hợp lý. Luôn duy trì việc báo cáo thường xuyên kịp thời lên cơ quan quản lý trực tiếp là BHXH Việt Nam và các cơ quan quản lý gián tiếp của Nhà nước.
Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm: BHXH Việt Nam được chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Tại từng thời điểm, cơ quan BHXH có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động. Tuy nhiên do điều kiện kinh tế - xã hội ngày càng phát triển nên cơ quan BHXH định kỳ có rà soát, đánh giá lại cơ cấu tổ chức để kịp thời điều chỉnh phù hợp với nhiệm vụ. Có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho từng cán bộ, viên chức trong hoạt động và có sự kiểm tra giám sát lẫn nhau. Có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị.