5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.4. Thông tin và truyền thôn g
* Kết quả bảng câu hỏi khảo sát thu thập được về thông tin và truyền thông tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh, cụ thể:
Bảng 2.8. Kết quả thống kê yếu tố Thông tin và truyền thông
STT Thông tin và truyền thông Có Không
01
Đơn vị có hệ thống tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin (như Internet, máy chủ, mạng Lan, phần mềm…) không?
100%
(15/15)
0%
02
Các nhân viên có được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban lãnh đạo, cán bộ quản lý trực tiếp không?
93,3%
(14/15)
6,7%
(1/15) 03 Các thông tin bên ngoài về chính sách pháp luật
có được cập nhật kịp thời không?
100% 0%
04 Các thông tin nội bộ của đơn vị có được phổ biến triển khai kịp thời đến các đơn vị trực thuộc không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
05 Nhân viên trong cơ quan có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho người quản lý không?
80% (12/15)
20% (3/15) 06 Thông tin của người cung cấp có được đơn vị
xử lý phản hồi không?
100% 0%
07
Công tác kế toán của đơn vị có được thực hiện bằng phần mềm và quản lý kiểm soát được toàn bộ nghiệp vụ kế toán không?
100% 0%
08
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị có thể sẵn sàng cung cấp thông tin cho các bộ phận để kiểm tra đối chiếu không?
100% 0%
09 Hoạt động thu, chi tại các đơn vị trực thuộc của đơn vị có được tin học hóa bằng phần mềm và
STT Thông tin và truyền thông Có Không
hệ thống máy tính không?
10
Các tổ trưởng, tổ phó các tổ nghiệp vụ có thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho lãnh đạo để họ đưa ra những chỉ đạo kịp thời không ?
100% 0%
11
Thông tin cần thiết có được truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thông suốt không ?
100% 0%
12
Các cán bộ, nhân viên có hiểu vai trò và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện công tác thu, chi hay không ?
100% 0%
13 Các văn bản, nghị định, thông tư, luật BHXH, luật BHYT có được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời hay không ?
100% 10%
14 Lãnh đạo có kiểm tra nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục, giải quyết kịp thời cho người tham gia BHXH, BHYT không ?
100% 10%
15 Có cung cấp thông tin và tình hình đóng BHXH (chức vụ, mức lương, thới gian tham gia,…) khi lãnh đạo, có cơ quan có liên quan (BHXH tỉnh, Phòng Lao động, Liên đoàn lao động,…), hay NSDLĐ, NLĐ yêu cầu không ?
100% 0%
16 Thông tin cá nhân của người tham gia BHXH, BHYT có đầy đủ và chính xác không ?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15) 17 Hệ thống thông tin truyền thông có đảm bảo
tuyên truyền các chế độ, chính sách BHXH, BHYT tới toàn dân không ?
93,3%
(14/15)
6,7%
(1/15) 18 Đơn vị có thiết lập đường dây nóng hay hộp
thư góp ý để có thể kịp thời giải quyết những
STT Thông tin và truyền thông Có Không
khiếu nại, góp ý của người SDLĐ hay nhân viên đơn vị không ?
19 Lãnh đạo có khuyến khích các cán bộ, nhân viên báo cáo các nghi ngờ hành vi vi phạm và có sẵn sàng lắng nghe và giải quyết một cách có hiệu quả, khen thưởng kịp thời với nhân viên báo cáo các phát hiện này không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định là đơn vị đóng trên địa bàn huyện Vĩnh Thạnh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của BHXH tỉnh Bình Định và BHXH Việt Nam về chuyên môn, chịu sự quản lý về mặt hành chính của UBND huyện Vĩnh Thạnh. Do vậy, thông tin truyền thông là nhiệm vụ quan trọng phục vụ công tác quản lý, điều hành của đơn vị. Nhận thức được vấn đề này, Ban giám đốc rất chú trọng đầu tư về trang thiết bị truyền thông (Hệ thống thiết bị phát thanh, máy tính, đường truyền, Website, phần mềm …), hoạt động thông tin truyền thông của đơn vị rất đa dạng dưới nhiều hình thức (Công văn, điện thoại, Mail, Website, họp giao ban, Thông báo, Mạng nội bộ với đơn vị chủ quản …), được chia làm 02 nhóm loại thông tin truyền thông (gọi tắt là nhóm thông tin): Nhóm thông tin bên ngoài và nhóm thông tin bên trong. Nhóm thông tin bên ngoài gồm các thông tin tiếp nhận sự chỉ đạo điều hành từ cấp trên (BHXH tỉnh Bình Định và BHXH Việt Nam), các văn bản pháp quy của nhà nước, các báo cáo thực hiện từ cấp dưới và các thông tin truyền đi từ Ban giám đốc như: Báo cáo hoạt động về tình hình thu-chi các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, công văn trả lời cho cơ quan chức năng, điện thoại trả lời, văn bản chỉ đạo,… Nhóm thông tin bên trong gồm các hoạt động thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị, để phổ biến chủ trương, chính sách, tiếp nhận thông tin hoạt động để quản lý, giám sát, xử lý, điều hành, phối hợp triển khai đồng bộ, kịp thời hiệu quả. Qua
khảo sát, nhìn chung hệ thống thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời và được cập nhật đầy đủ vào hệ thống phần mềm SMS (Social Security Management System) để quản lý thông tin các các đơn vị và đối tượng tham gia BHXH. Và thông qua các kênh thông tin truyền thông như báo, đài, các tờ rơi, nhằm tuyên truyền các chính sách chế độ BHXH đến toàn dân. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số sai xót do NLĐ cung cấp thông tin cá nhân không chính xác (4/15 người chiếm 26,7%), hay họ còn chưa hiểu hết các chính sách, chế độ BHXH khi tham gia BHXH do việc tuyên truyền còn chưa được đẩy mạnh.
Đối với công tác quản lý, thông tin và truyền thông góp phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Ban giám đốc. Hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của đơn vị cũng như của từng bộ phận. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin trong đơn vị. Khi thông tin trong đơn vị được cập nhật kịp thời, chính xác sẽ giúp cho lãnh đạo đơn vị cũng như những bộ phận tham mưu và các đối tượng liên quan có thể nắm rõ thông tin được nhanh nhất. Bên cạnh đó, còn giúp cho lãnh đạo đơn vị nhìn được toàn diện, chân thật hơn về tình hình thực tiễn và qua đó đưa ra các quyết định cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội của địa phương cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Đồng thời, còn nắm bắt được các doanh nghiệp có thể xảy ra rủi ro để có biện pháp đối phó và hướng giải quyết phù hợp, đúng pháp luật quy định.
2.2.5. Giám sát
huyện Vĩnh Thạnh cụ thể:
Bảng 2.9. Kết quả thống kê yếu tố Giám sát
STT Giám sát Có Không
01
Có sự hiện hữu giám sát thường xuyên của bộ phận hoặc người có trách nhiệm trong toàn bộ hoạt động của đơn vị không?
86,7%
(13/15)
13,3%
(2/15)
02
Ban Giám đốc có thường xuyên thu thập thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh trong hoạt động thu, chi không ?
80%
(12/15)
20%
(3/15)
03
Ban giám đốc có thường xuyên kiểm tra và xét duyệt các báo cáo của các đơn vị trực thuộc hay không ?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
04 Việc phân chia chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận có tạo điều kiện cho sự giám sát lẫn nhau không? 80% (12/15) 20% (3/15) 05
Định kỳ, Ban giám đốc có đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng cán bộ, nhân viên không?
100%
(15/15)
0%
06 Hàng quý, có quyết toán tình hình thu chi với BHXH Việt Nam không ?
100% 0%
07
Hàng tháng, cơ quan BHXH có gửi thông báo đối chiều tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN cho các đơn vị tham gia không?
100% 0%
08
Ngành BHXH có chịu sự giám sát các hoạt động thu, chi BHXH từ các cơ quan chức năng như Kiểm toán nhà nước không ?
100% 0%
09 Sau các đợt giám sát, đơn vị có lập báo cáo và đưa ra những kết luận về sự yếu kém của hệ
STT Giám sát Có Không
thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp khắc phục không?
(13/15) (2/15)
Qua kết quả khảo sát cho thấy việc giám sát có được thực hiện ở toàn đơn vị nhưng chưa được thường xuyên thông qua việc có (2/15 người chiếm tỷ lệ 13,3% ) ý kiến không đồng ý. Ban Giám đốc vẫn luôn quan tâm đến việc thu thập thông tin từ các cán bộ, nhân viên, luôn kiểm tra, xử lý những sai phạm và có biện pháp khắc phục để thực hiện việc thu, chi BHXH, BHYT được tốt hơn. Nhưng bên cạnh đó, do khối lượng công việc của Ban Giám đốc rất nhiều nên có khi không kiểm tra hết các thông tin và kịp thời xử lý những sai phạm, đến khi sự sai sót, sai phạm diễn ra thì mới tiến hành điều chỉnh, khắc phục (có 20% ý kiến không đồng ý). Cán bộ, nhân viên đều đồng ý 100% việc Ban Giám đốc luôn kiểm tra và xét duyệt các báo cáo của các tổ nghiệp vụ; luôn phân chia chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và tạo điều kiện cho sự giám sát lẫn nhau; và luôn đánh giá hiệu quả công việc của từng các bộ, nhân viên để có biện pháp khen thưởng hay xử phạt.
Hàng quý Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh luôn quyết toán, báo cáo tình hình thu, chi với Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định và luôn gửi thông báo kết quả đóng đến các đơn vị SDLĐ để các đơn vị đối chiếu số tiền đã đóng vào quỹ BHXH, BHYT, BHTN. Không chỉ riêng cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh mà toàn ngành BHXH luôn chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng như Bảo hiểm xã hội tỉnh, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Kiểm toán Nhà nước,… Và sau các đợt giám sát, đơn vị có lập báo cáo và đưa ra những kết luận về sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp khắc phục với tỷ lệ đồng ý 86,7%.
Nhìn chung, Cơ quan BHXH huyện Vĩnh Thạnh đã nhìn nhận được tầm quan trọng của giám sát, Ban lãnh đạo đơn vị quan tâm tới công tác giám
sát, đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực tốt cho hoạt động giám sát cộng với sự tự giác thực hiện tốt các nội quy, quy chế của CBVC, vì vậy hoạt động giám sát của cơ quan được đa số nhân viên đánh giá ở mức trên 80%.