5. Phương pháp nghiên cứu
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh
Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định.
Để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi tại Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định, tác giả đã tiến hành việc khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi liên quan đến năm thành phần của hệ thống KSNB.
- Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát
Đối tượng khảo sát tập trung vào lãnh đạo, cán bộ viên chức, nhân viên đang công tác tại cơ quan Bảo hiểm xã hộị huyện Vĩnh Thạnh. Việc khảo sát được tiến hành dưới hình thức điều tra bằng phiếu khảo sát (danh sách khảo sát gồm 15 người chi tiết phụ lục 1). Kết cấu và nội dung của phiếu khảo sát chi tiết ở phụ lục 2.
Mục tiêu của việc khảo sát là để đánh giá các ưu điểm và tồn tại của hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi bảo hiểm xã hội, nhận dạng và đánh giá các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động thu, chi bảo hiểm xã hội tại đơn vị, từ đó làm cơ sở đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi tại Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh.
Trên cơ sở tài liệu thu thập được tác giả tiến hành phân loại, xử lý trên máy vi tính bằng phần mềm Excel 2010 để lập và tổng hợp tính toán các chỉ tiêu phục vụ cho mục đích nghiên cứu. Nhằm đánh giá những mặt làm được và chưa làm được trong hệ thống KSNB, sau đó tác giả trao đổi với người có trách nhiệm cao về hệ thống KSNB các khoản thu, chi tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định những nguyên nhân tồn tại chưa giải quyết được và
các định hướng giải quyết từ đó đưa ra giải pháp làm cơ sở để hoàn thiện hơn. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động thu, chi BHXH
* Đặc thù quản lý
Bảo hiểm xã hội không phải là cơ quan quản lý nhà nước mà là cơ quan hành chính sự nghiệp với chức năng thực hiện chính sách BHXH cụ thể, trong quá trình hoạt động đã thiết lập mối quan hệ 3 bên đó là: người sử dụng lao động, người lao động và cơ quan BHXH. Cả 3 chủ thể tập trung vào các vấn đề chủ yếu là: thu nộp BHXH, hưởng BHXH, kiểm tra, giải quyết các vấn đề tố cáo, khiếu nại, tố cáo của người lao động, người sử dụng lao động với cơ quan BHXH.
Đối với hệ thống BHXH huyện Vĩnh Thạnh các phòng nghiệp vụ và đại lý thu BHXH các xã thực hiện theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Giám đốc với vai trò là người đứng đầu đơn vị, ban hành quy chế làm việc của cơ quan và thường xuyên đôn đốc kiểm tra thực hiện quy chế đó. Trong quy chế có quy định cụ thể và quyền hạn, trách nhiệm của từng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ viên chức trong việc điều hành và xử lý công việc. Mọi hoạt động của các phòng phải tuân thủ theo đúng hướng quy định của pháp luật, các quy định của BHXH Việt Nam và quy chế của cơ quan. Đây chính là tiền đề quan trọng trong việc thực hiện chức năng KSNB tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định.
Ban lãnh đạo cơ quan BHXH huyện Vĩnh Thanh, tỉnh Bình Định luôn có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của sự nghiệp BHXH cũng như việc đảm bảo an toàn và tăng trưởng BHXH. Các chủ trương, chính sách, quan điểm của Đảng và Nhà nước về chính sách BHXH luôn được phổ biến kịp thời tới các cán bộ lãnh đạo, cũng như toàn bộ viên chức trong cơ quan. Do đó, đảm bảo hệ thống BHXH huyện Vĩnh Thạnh luôn thực hiện chế độ, chính
sách, pháp luật của nhà nước đạt hiệu quả cao nhất và tiết kiệm chi phí, tạo được niềm tin đối với người tham gia BHXH và người hưởng chế độ trợ cấp BHXH. Quan điểm này có ảnh hưởng rất lớn, giúp cho hệ thống KSNB tại cơ quan hoạt động được thuận lợi.
* Chính sách nhân sự
Trong những năm qua, BHXH huyện Vĩnh Thạnh đã xây dựng được đội ngũ cán bộ, viên chức tương đối đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. Cán bộ viên chức trong ngành có trình độ tương đối đồng đều.
Bảng 2.4. Tình hình nhân sự BHXH huyện Vĩnh Thạnh
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Giới tính Nam 11 11 12 Nữ 3 4 5 Tuổi 0 0 0 Dưới 25 0 0 1 Từ 25 đến 35 9 9 9 Từ 36 đến 45 3 3 3 Trên 45 2 2 2 Trình độ Trên đại học 0 0 0 Đại học 13 13 14 Cao đẳng, trung cấp 1 1 1 Tổng số lao động 14 14 15 Nguồn: BHXH huyện Vĩnh Thạnh
Tính đến cuối năm 2018, tổng số cán bộ viên chức BHXH huyện Vĩnh Thạnh là 15 người, trong đó có 12 Nam chiếm 80% và 03 nữ chiếm 20%. Hầu hết các viên chức có độ tuổi trẻ từ dưới 25 đến 35 tuổi là chủ yếu với 10 người chiếm 66,66%, số viên chức có độ tuổi từ 36 đến 45 có 3 người chiếm
20%, trên 45 tuổi có 2 người chiếm 13,33%, theo xu hướng gia tăng từ năm 2016 đến năm 2018 cho thấy số viên chức có độ tuổi dưới 25 tăng so với các độ tuổi khác vì trong những năm gần đây BHXH huyện Vĩnh Thạnh chủ yếu tuyển dụng các viên chức trẻ mới tốt nghiệp tại các trường đại học. Về trình độ, số lượng viên chức có trình độ đại học chiếm số lượng cao nhất với 14 người chiếm 93,33%. Trình độ cao đẳng, trung cấp với 1 người chiếm 6,67%. Từ năm 2016 đến năm 2018 số viên chức có trình độ đại học luôn tăng với số lượng cao hơn so với các trình độ khác, qua 3 năm số viên chức có trình độ đại học tăng 1 người với tỷ lệ tăng 6,67%, nguyên nhân do chính sách tuyển dụng của BHXH huyện Vĩnh Thạnh tập trung vào những người có trình độ cao, bên cạnh đó chính sách khuyến khích các viên chức trong cơ quan đi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn.
Tác giả phát 15 phiếu khảo sát theo mẫu đã được thiết kế sẵn để phục vụ cho việc nghiên cứu của đề tài. Sau quá trình khảo sát, tác giả thu được 15 phiếu, tất cả các phiếu điều hợp lệ. Trong 15 phiếu không tính cấp bậc quản lý cấp cao như Giám đốc và các Phó giám đốc. Vì vậy, tác giả sẽ tiến hành trao đổi trực tiếp với một số người thuộc quản lý cấp cao. Trên cơ sở tài liệu thu thập được tác giả tiến hành phân loại, xử lý trên máy vi tính bằng phần mềm Excel 2010 để lập và tổng hợp tính toán các chỉ tiêu phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
2.2.1. Môi trường kiểm soát
* Kết quả bảng câu hỏi khảo sát thu thập được về môi trường kiểm soát tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh tác giả tính toán đi sâu làm rõ như sau:
Bảng 2.5. Kết quả thống kê yếu tố môi trường kiểm soát
STT Môi trường kiểm soát Có Không
01
Xây dựng chuẩn mực đạo đức quy trình làm việc ứng xử. Nhằm nâng cao tính trung thực cho các nhân viên
100% 0%
02
Cơ quan có ban hành đầy đủ các văn bản quy định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân sự, quy chế khen thưởng, triết lý làm việc không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
03 Các cán bộ, nhân viên có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra hay không ?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15) 04 Cơ quan có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ
luật rõ ràng không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15) 05 Đơn vị có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp
đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan không ?
86,7% (13/15)
13,3% (2/15)
06
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động tại Đơn vị không?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15)
07 Bộ máy tổ chức các phòng, bộ phận của đơn vị hiện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao không? 86,7% (13/15) 13,3% (2/15) 08
Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm chuyên môn cho từng Phòng, ban, đơn vị trực thuộc không? 93,3% (14/15) 6,7% (1/15) 09
Phân công công việc có phù hợp với trình độ chuyên môn của Cán bộ Viên chức và người lao động không?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15)
10 Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
STT Môi trường kiểm soát Có Không
chuyên môn không?
11
Đơn vị có thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên không?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15)
12
Hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong đơn vị có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và giải pháp thực hiện tại đơn vị không?
100% (15/15)
0%
13
Ban Giám đốc có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro trong hoạt động thu, chi BHXH để có biện pháp khắc phục không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
14 Đơn vị có quan tâm đến việc lập báo cáo định kỳ không?
100% 0%
15 Đơn vị có thiết lập các kênh báo cáo phù hợp cho từng bộ phận không?
80% (12/15)
20% (3/15)
Về “Xây dựng chuẩn mực đạo đức quy trình làm việc ứng xử. Nhằm nâng cao tính trung thực cho các nhân viên”. Với số người đồng ý có là 15/15 chiếm tỷ lệ cao nhất với 100%. Nhân viên cho rằng đơn vị có xây dựng quy tắc đạo đức ứng xử trong hoạt động cho thấy cơ quan rất chú trọng đến việc xây dựng các quy tắc đạo đức ứng xử. Các quy tắc ứng xử được phổ biến rộng rãi trong toàn đơn vị. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, nên mọi hoạt động đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử khi làm việc trong nội bộ hay đối với ngoài các cơ quan khác. Nhưng cần phải nhận thức rằng, xây dựng một môi trường làm việc quy chuẩn không hẳn là chỉ để thể hiện cho người khác thấy mà còn thể hiện mức độ tương quan khá chặt chẽ với việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả. Thực hiện tốt công tác này sẽ tạo ra trong đơn vị một môi trường làm việc thân thiện, phối hợp làm việc với nhau trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Mặt khác, nó còn giúp cho mối quan
hệ làm việc giữa các công chức, giữa cấp trên và cấp dưới mật thiết chặt chẽ trên tinh thần vì công việc đúng quy định hành chính nhà nước. Còn đối với lãnh đạo thì bên cạnh việc thực hiện tốt các quy tắc ứng xử, thì còn phải có sự công minh, minh bạch trong công việc, mọi việc được giải quyết trên tinh thần công bằng. Phải luôn kiểm soát được toàn bộ quá trình làm việc cũng như hoạt động của đơn vị để hạn chế tối đa những sự cố sai sót xảy ra. Như vậy, thì việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho các bộ phận trong đơn vị phát huy hiệu quả, công tác giám sát thực hiện chặc chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện. Đây là cơ sở để Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh xây dựng được một môi trường làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát.
- Cơ quan có ban hành đầy đủ các văn bản quy định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân sự, quy chế khen thưởng, triết lý làm việc. Và các cán bộ, nhân viên có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra hay không. Với số người đồng ý là 14/15 chiếm tỷ lệ93,3% nhân viên cũng đồng ý rằng cơ quan có ban hành đầy đủ các văn bản quy định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân sự, quy chế khen thưởng, triết lý làm việc. Và có 93,3% ý kiến đồng ý rằng các cán bộ, nhân viên có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra. Bên cạnh đó thì vẫn còn một số ít cán bộ, nhân viên chưa thực hiện tốt quy tắc ứng xử, các yêu cầu đạo đức mà cơ quan đã đề ra 1/15 người chiếm tỷ lệ là 6,7%).
Cơ quan có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng. Và đơn vị có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan không. Có 14/15 người đồng ý chiếm tỷ lệ 93,3% ý kiến khẳng định cơ quan có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng. Và đơn vị có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan. Nhưng vẫn còn 2/15 người chiếm tỷ lệ
13,3% ý kiến cho rằng việc xử phạt này vẫn chưa tiến hành hợp lý.
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động tại đơn vị thì có 11/15 người chiếm tỷ lệ 73,3% ý kiến đồng ý Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội không thể quản lý hết được quá trình làm việc của các các nhân viên trong toàn đơn vị nếu như không có một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả và xuyên suốt. Thông qua hệ thống mạng nội bộ, hệ thống công văn online, lãnh đạo truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Công tác chỉ đạo điều hành được thuận lợi. Cấp dưới đề xuất công việc báo cáo kịp thời cho lãnh đạo cấp trên, không chờ đợi họp cơ quan mới báo cáo. Có như vậy thì công tác quản lý, điều hành mới được đảm bảo và tạo ra một môi trường kiểm soát tốt. Mặt khác, cũng cần phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận được linh hoạt để đem lại hiệu quả cao. Ngoài ra, chúng ta còn phải quan tâm đúng mức về chất lượng thông tin để cho việc truyền tải có hiệu quả. Nếu như xây dựng được một hệ thống truyền tải thông tin tốt nhưng yếu kém về chất lượng thông tin thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Như vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải thông tin tốt thì cũng phải đẩy mạnh về chất lượng thông tin, nâng cao công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho các cấp lãnh đạo là các thông tin cần thiết, rõ ràng, ngắn rọn, dể hiểu thì cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
Và bộ máy tổ chức các phòng, bộ phận của đơn vị hiện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao có 13/15 người đồng ý chiếm tỷ lệ 86,7%. Cơ quan đã có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm chuyên môn cho từng Phòng, ban, đơn vị trực thuộc có 14/15 người đồng ý chiếm tỷ lệ 93,3%. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng, việc phân công, công việc là chưa phù hợp với trình độ chuyên môn từng nhân viên, cụ thể có 4/15 người chiếm 26,7% số
người được khảo sát cho rằng công việc của họ chưa phù hợp với trình độ chuyên môn, chưa đảm bảo đúng người đúng việc.
Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn với số người đồng ý là 14/15 người chiếm 93,3%. Nhưng có 26,7% ý kiến cho rằng đơn vị lại không thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên.
Tất cả đối tượng khảo sát 15/15 người chiếm tỷ lệ 100% đều đồng ý rằng hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong đơn vị có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị. Và có