7. Kết cấu đề tài
1.3.3. Các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp
nghiệp công lập
1.3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ thực hiện việc thực hiện việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị SNCL:
Một là, tổ chức quản lý của đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập cần phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị (nhƣ quy mô của đơn vị và các đơn vị phụ thuộc, cơ cấu các bộ phận phòng ban trong đơn vị, cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán).
Hai là, căn cứ khối lƣợng công việc kế toán. Khối lƣợng công việc bộ máy kế toán của đơn vị sự nghiệp công lập cần đảm nhiệm những nội dung nhƣ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lƣợng dữ liệu cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định,…Khối lƣợng công việc kế toán đƣợc ƣớc tính dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị, mức độ phức tạp của hoạt động, của yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý trong đơn vị. Căn cứ vào khối lƣợng công việc và mức độ phức tạp của công việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên. Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự cho phù hợp. Sau khi phân tích khối lƣợng công việc dựa vào các chính sách kế toán đã đƣợc xây dựng, các báo cáo cần đƣợc lập, ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán cũng sẽ xác định đầy đủ các chức năng kế toán cần có để từ đó có định hƣớng xây dựng bộ máy kế toán.
Tổ chức công tác kế tại đơn vị SNCL phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa phân tán và tập trung) dựa vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lƣợng, tính chất và mức quản lý, cán bộ kế toán.
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung ([14], [15])
Với mô hình này, toàn bộ công tác kế toán đƣợc tập trung lại ở đơn vị cấp trên, hay còn gọi là 1 cấp. Các đơn vị cấp dƣới phụ thuộc không cần tổ chức công tác kế toán riêng.
Áp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ, tổ chức hoạt động sản xuất – kinh doanh trên địa bàn tập trung.
Ưu điểm: Mô hình này có ƣu điểm là các số liệu kế toán sẽ đƣợc tập trung về một văn phòng trung tâm, tránh tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất – kinh doanh của đơn vị.
Nhược điểm: khối lƣợng công việc sẽ tập trung nhiều ở phòng kế toán trung tâm, ngoài ra các đơn vị phục thuộc sẽ không có thông tin để chỉ đạo nghiệp vụ ở đơn vị.
Nhƣ vậy, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thƣờng đƣợc áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tƣ cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.
Kế toán thanh toán Kế toán nguồn vốn và các quỹ Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích lƣơng Kế toán TSCĐ và vật tƣ Kế toán chi phí Kế toán tổng hợp Kế toán đơn vị phụ thuộc Kế toán trƣởng
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp.
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy phân tán ([14], [15])
Với mô hình kế toán phân tán, công tác kế toán chủ yếu đƣợc tập trung ở cấp dƣới, còn cấp trên chỉ đảm nhiệm vai trò tổng hợp và lập các báo cáo kế toán chung.
Mô hình này thƣờng đƣợc áp dụng cho những đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc, có địa bàn hoạt động sản xuất – kinh doanh phân tán khắp nơi và đƣợc phân cấp quản lý.
Ƣu điểm: vì công tác kế toán gắn liền với chính cơ sở sản xuất – kinh doanh, nơi phát sinh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế, qua đó giúp tăng tính chính xác cho thông tin kế toán, quản lý hiệu quả nghiệp vụ ở các bộ phận kinh doanh liên quan, tạo điều kiện để hoạch toán nội bộ cho đơn vị.
Nhƣợc điểm: vì phần nhiều cấp nên bộ máy kế toán sẽ cồng kềnh, việc tổng hợp các số liệu kế toán ở phóng kế toán trung tâm thƣờng sẽ bị trễ vì phải phụ thuộc vào các đơn vị liên quan, ảnh hƣởng đến việc thông tin kế toán cho toàn đơn vị.
Kế toán trƣởng Kế toán đơn vị phụ thuộc B Kế toán đơn vị phụ thuộc A Bộ phận kiểm tra Kế toán thanh toán Kế toán văn phòng trung tâm Kế toán tổng hợp
Với nội dung, ƣu điểm và nhƣợc điểm trên, theo tôi mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán ([14],[15]) Ƣu điểm: công tác kế toán đƣợc phân công hợp lý cho các đơn vị phụ thuộc: khắc phục một số nhƣợc điểm của 2 mô hình kể trên là không cập nhật thông tin kịp thời, khối lƣợng công việc nhiều… Cho nên, trong thực tế, mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán đƣợc áp dụng khá nhiều.
Nhƣợc điểm: vì kết hợp cả 2 mô hình cho nên mô hình tổ chức kế toán này sẽ công kềnh, cần nhiều nhân lực để đảm nhận các vị trí công việc khác nhau.
Với những đặc điểm trên, mô hình này thích hợp với các đơn vị có quy mô lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau.
Nhƣ vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa
Kế toán trƣởng
Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc Đơn vị trực thuộc kinh tế Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Kế toán đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Kế toán các hoạt động tại cấp trến
Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở
bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lƣợng công tác kế toán của một đơn vị.
1.3.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hiện nay, các đơn vị SNCL có thu căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 [6]. Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Bên cạnh đó, các đơn vị đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán [22], phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Về nội dung, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán đƣợc hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Trên cơ sở xác định loại chứng từ kế toán phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán còn phải xác định chứng từ cần sử dụng thuộc loại bắt buộc hay hƣớng dẫn để lập, tổ chức luân chuyển, quản lý và sử dụng cho đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau:
Sơ đồ 1.4: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ([13])
Việc xác định nội dung từng bƣớc công việc trong quy trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong đơn vị SNCL phải căn cứ vào điều kiện, đặ c điểm cụ thể của từng đơn vị, về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị cũng nhƣ đặc thù của từng loại chứng từ kế toán.
Tuy nhiên về nguyên tắc chung, Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán đơn vị cần phải xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến mỗi một giai đoạn luân chuyển của từng loại chứng từ. Qua đó, khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải quy định rõ nội dung công việc, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình luân chuyển
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng
từ (nếu có)
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
các loại chứng từ ở đơn vị.
1.3.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế đối với từng đối tƣợng kế toán [13].
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hay vận dụng phƣơng pháp tài khoản kế toán là phƣơng pháp đặc trƣng của kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán. Theo chế độ kế toán HCSN, hệ thống tài khoản kế toán đơn vị SNCL phải đƣợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị nhằm:
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nƣớc, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng phƣơng tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu đơn vị và cơ quan Nhà nƣớc.
Căn cứ Điều 23 Luật Kế toán số 88/2015/QH3 quy định “đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị”. Nhƣ vậy quan điểm này đƣợc xây dựng dựa trên nguyên tắc các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc đồng thời khi thiết lập hệ thống tài khoản cần tính đến những sự phù hợp với hoạt động của đơn vị [22].
Từ những quan điểm trên có thể cho thấy rằng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong một đơn vị kế toán thực chất phải là việc xác lập mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định. Trong quá trình đó, các
đơn vị cần xem xét đến tính phù hợp với cơ chế và chế độ quản lý hiện hành nhƣ quy định về kết cấu, nội dung ghi chép của tài khoản và thống nhất quan hệ ghi chép giữa các tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị SNCL có thu hiện nay đƣợc thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN ban hành kèm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính [6]. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp gồm 9 loại: loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và các tài khoản ngoài bảng.
Hệ thống tài khoản đƣợc quy định đến tài khoản cấp 2. Các đơn vị SNCL có thu căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra, trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị SNCL có thu cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi.
Bên cạnh đó, trong trƣờng hợp các đơn vị SNCL có thu sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định đƣợc bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,…đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
Hệ thống vận dụng tài khoản kế toán tại đơn vị Bảo hiểm xã hội
Luật Kế toán tại Điều 24 quy định: “Đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản áp dụng ở đơn vị”. Trƣớc năm 2018, hệ thống tài khoản kế toán Ngành BHXH áp dụng theo Thông tƣ số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 về việc Hƣớng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam thì “Tài khoản kế toán là phương
pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống quá trình thu và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, tình hình về tài sản, sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị BHXH” [4]. Về sau Bộ Tài chính đã ra Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 hƣớng dẫn kế toán BHXH và có hiệu lực từ ngày 01/01/2019. Một số điểm về hệ thống tài khoản trong Thông tƣ 102/2018/TT-BTC nhƣ sau:
- Hệ thống tài khoản đƣợc bổ sung một số tài khoản nhằm đảm bảo tính đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý mang tính hệ thống, đồng thời phản ánh đƣợc hoạt động của từng đơn vị. Một số tài khoản đƣợc gộp lại, sắp xếp phân