7. Kết cấu đề tài
2.2.2. Thực trạng vận dụng chứng từ kế toán
Lựa chọn hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đƣợc lập chứng từ kế toán rồi mới đƣợc thực hiện ghi chép vào sổ kế toán. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại BHXH tỉnh Phú Yên gồm: chứng từ kế toán đặc thù của ngành bảo hiểm ban hành theo Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC về việc hƣớng dẫn kế toán BHXH đƣợc Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019. Ngoài các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, Thông tƣ 102/2018/TT-BTC còn hƣớng dẫn bổ sung 30 chứng từ kế toán cho cơ quan BHXH.
Danh mục chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Phụ lục 2.1 ban hành kèm theo Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC.
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đƣợc lập chứng từ kế toán rồi mới đƣợc thực hiện ghi chép vào sổ kế toán. 90% kết quả phỏng vấn đồng ý về BHXH tỉnh Phú Yên đã tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán
BHXH, quy định của Nhà nƣớc về việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản, sổ sách kế toán và phụ lục ngân sách.
Chứng từ kế toán mà BHXH tỉnh Phú Yên sử dụng ngoài chứng từ đặc thù của ngành, các chứng từ đều thể hiện đầy đủ 04 chỉ tiêu: lao động tiền lƣơng, vật tƣ, tiền tệ, tài sản cố định. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mà BHXH tỉnh Phú Yên sử dụng đều đúng quy định theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài chính đã ban hành, riêng mẫu Phiếu chi (C31-BB) có thêm nội dung “CMND” của ngƣời nhận tiền. Đối với mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn hầu hết đều có bổ sung thêm nội dung so với nội dung mà Bộ Tài chính quy định; việc thay đổi mẫu chứng từ do BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên thực hiện, các đơn vị cấp dƣới nhƣ BHXH tỉnh Phú Yên đều thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và không tự ý thêm bất kỳ nội dung nào trên các mẫu chứng từ này.
Các chứng từ kế toán chủ yếu đƣợc in từ phần mềm kế toán, và có thể đƣợc lập bằng tay trong các trƣờng hợp bị mất điện, hoặc hệ thống phần mềm kế toán bị lỗi; đặc biệt đối với Phiếu thu, Phiếu chi lập bằng tay phải đƣợc theo dõi trên “Sổ theo dõi Phiếu thu, Phiếu chi khi mất điện”. Nội dung chứng từ phải đƣợc đƣợc ghi đầy đủ. Theo kết quả phỏng vấn tại Phụ lục 2.8 cho thấy 80% đồng ý chứng từ thu chi tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Yên luôn đƣợc ghi chép, nhập liệu chính xác. Phƣơng pháp lập chứng từ hầu nhƣ đƣợc hƣớng dẫn khá rõ ràng trong Thông tƣ 102/2018/TT-BTC, cũng nhƣ là các văn bản của cơ quan cấp trên.
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán:
BHXH tỉnh Phú Yên có thực hiện mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định. Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải đƣợc ngƣời có liên quan theo quy định ký tên đầy đủ và Giám đốc hoặc các Phó Giám đốc ký duyệt mới đƣợc bộ phận kế toán hạch toán, ghi sổ và in
chứng từ kế toán từ phần mềm kế toán. Việc Giám đốc ký chứng từ do bộ phận kế toán lập chỉ mang tính hình thức bởi nghiệp vụ kinh tế tài chính đều đƣợc định khoản, ghi sổ trƣớc khi Giám đốc thực hiện ký tên.
Phân loại sắp xếp, định khoản ghi sổ kế toán chứng từ
Bộ chứng từ mệnh lệnh (hồ sơ làm căn cứ để thanh quyết toán chế độ, các khoản chi kinh phí bộ máy,…) mà bộ phận kế toán căn cứ để lập chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ chủ yếu đƣợc chuyển từ bộ phận khác trong đơn vị hoặc từ bên ngoài tới. Nội dung, biểu mẫu chứng từ, cũng nhƣ thành phần của bộ chứng từ này thay đổi khá thƣờng xuyên; đặc biệt là trong thời gian gần đây bởi có sự thay đổi của các luật có liên quan nhƣ: Luật BHXH, Luật BHYT, Luật việc làm… Sự thay đổi đƣợc cập nhật bởi kế toán trƣởng và kế toán phụ trách nghiệp vụ từ các văn bản hƣớng dẫn của cơ quan cấp trên.
Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên có thể khái quát theo Sơ đồ 2.3, các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
Bưới 1: Kế toán lập chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi tiếp nhận chứng từ bên ngoài vào; kiểm tra tính hợp lý, chính xác và tính đầy đủ của chứng từ.
Bước 2: Ký duyệt chứng từ kế toán. Sau khi lập xong chứng từ kế toán thì nhân viên kế toán trình phụ trách kế toán và lãnh đạo ký duyệt.
Bước 3: Phân loại sắp xếp chứng từ kế toán và lƣu trữ theo đúng chế độ quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Bước 4: Sắp xếp, lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo từng phần hành kế toán, mỗi kế toán tự chịu trách nhiệm về phần hành đó.
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại BHXH tỉnh Phú Yên
(Nguồn: BHXH tỉnh Phú Yên)
Khi lập Ủy nhiệm chi trên phần mềm kế toán, sau khi kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp trình lãnh đạo ký và đóng dấu, kế toán trực tiếp mang ra Ngân hàng để giao dịch. Hàng ngày, sau khi nhận chứng từ Giấy báo Có, Giấy báo Nợ từ Ngân hàng, kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ do Ngân hàng lập nhằm phát hiện sai sót hoặc nhầm lẫn, sau đó tiến hành ghi chép vào sổ sách, chƣơng trình phần mền kế toán. Việc đối chiếu, tra soát giữa cơ quan BHXH và Ngân hàng là chặt chẽ. Vào cuối tháng, BHXH, Ngân hàng và Kho bạc tiến hành đối chiếu số phát sinh, số dƣ, kiểm tra, rà soát và ký xác nhận vào bảng đối chiếu cũng nhƣ sổ chi tiết theo dõi tài khoản tiền gửi. Hết kỳ kế toán, chứng từ kế toán cùng sổ sách lƣu trữ trong kho đảm bảo không thất lạc. Về bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị, nhận thấy tất cả các chứng từ nhƣ: Chứng từ tiền mặt, chứng từ chuyển khoản, Chứng từ lao động tiền lƣơng hay Chứng từ chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, khám chữa bệnh,… sau khi đã ghi sổ đều đƣợc sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh và đƣa vào lƣu trữ đúng quy định, sau 10 năm mới tiến hành tiêu huỷ chứng từ. Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Ký duyệt chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ thu BHXH tỉnh Phú Yên
(Nguồn: BHXH tỉnh Phú Yên)
Hàng tháng đơn vị thực hiện đối chiếu tăng, giảm, số phải đóng với cán bộ quản lý đơn vị tại tổ thu mẫu D02-TS Sau đó đơn vị nộp số tiền phải đóng bảo hiểm vào tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh mở tại các Ngân hàng, Kho bạc theo quy định Hàng ngày kế toán phụ trách hạch toán tiền thu BHXH căn cứ giấy báo có của ngân hàng gửi đến Kế toán kiểm tra đúng nội dung nộp tiền BHXH của đơn vị, mã đơn vị thuộc BHXH tỉnh quản lý Kế toán thực hiện hạch toán vào phần mềm kế toán (TCKT) (chi tiết theo mã đơn vị), sau đó chuyển dữ liệu sang phần mềm thu (TST) để đƣợc xác nhận thông báo cho đơn vị kết quả đóng (Mẫu C12-TS) đã đóng BHXH kết thúc quá trình nhập thu kế toán thực hiện lƣu chứng từ.
- Trình tự luân chuyển của chứng từ thu BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình:
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu BHXH, BHYT tự nguyện
(Nguồn: BHXH tỉnh Phú Yên)
Hàng tháng ngƣời tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình đến đại lý thu nộp tiền tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình Đại lý thu tiến hành ghi biên lai thu tiền (mẫu C68-HD) và cuối ngày lập Danh sách tham gia BHXH tự nguyện chuyển tiền vào TK chuyên thu của BHXH tỉnh mở tại các Ngân hàng, Kho bạc theo quy định (mẫu C17-TS), hoặc trực tiếp nộp tiền mặt tại BHXH tỉnh (Mẫu 05a-TS), lập Đề nghị trích thù lao đại lý (Mẫu C66-HD) Tổ tiếp nhận và trả kết quả nhận danh sách đại lý thu chuyển về (Mẫu C17-TS) và Danh sách đối chiếu (Mẫu 05a-TS) Kế toán thu BHXH, BHYT căn cứ vào Mẫu D05a-TS và Mẫu C17-TS, đối chiếu đồng thời hạch toán số tiền vào phần mềm (TCKT) (chi tiết theo mã đại lý), chi tiền thù lao cho đại lý (TST) Tổ quản lý thu đối chiếu mẫu (Mẫu D05a-TS, Mẫu B05-TS và Mẫu C17-TS) ghi nhận quá trình đóng BHXH kết thúc quá trình nhập thu BHXH tự nguyện Kế toán thực hiện lƣu chứng từ.
+ Trình tự luân chuyển chứng từ chi chế độ BHXH ốm đau, thai sản cho các đơn vị thuộc BHXH tỉnh quản lý:
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi chế độ ốm đau, thai sản
(Nguồn: BHXH tỉnh Phú Yên)
Căn cứ dữ liệu Nhận bàn giao chứng từ Chi ốm đau thai sản danh sách C70b - HD từ phầm mềm TCS (phần mềm giải quyết chế độ BHXH) do tổ Chế độ BHXH chuyển, đối chiếu với Biên bản giao nhận chứng từ ốm đau thai sản giữa hai tổ Kế toán chi thực hiện kiểm tra, căn cứ xác nhận kết quả đóng BHXH của đơn vị trên phần mềm thu; Nếu đơn vị đã thực hiện đóng đủ tiền tính đến thời điểm chi trả chế độ BHXH cho ngƣời lao động tại đơn vị, kế toán chi thực hiện viết Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào tài khoản của ngƣời hƣởng (Nếu đơn vị chƣa đóng đủ tiền thì chƣa thực hiện chi tiền chế độ BHXH) Khi nhận đƣợc Giấy báo nợ của ngân hàng xác định số tiền nợ đơn vị đã chuyển, kế toán thực hiện hạch toán theo quy định Kết thúc quá trình chi chế độ BHXH Kế toán thực hiện lƣu chứng từ.