7. Kết cấu đề tài
2.2.4. Thực trạng vận dụng sổ kế toán
Lựa chọn hệ thống sổ kế toán
Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên áp dụng theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 về hƣớng dẫn kế toán BHXH Việt Nam. BHXH tỉnh Phú Yên đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ cho từng loại sổ, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lƣu trữ theo quy định.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
(Nguồn: Phòng Kế hoạch Tài chính)
Sổ kế toán gồm Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. BHXH tỉnh Phú Yên mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kết quả quản trị
đầy đủ, đúng quy định của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái về nội dung, trình tự và phƣơng pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán theo quy định. Hình thức ghi sổ kế toán: kế toán máy, theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
(Nguồn: Phòng Kế hoạch Tài chính) CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ – SỔ CÁI SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ
Các loại sổ đƣợc dùng để ghi hàng ngày: sổ chi tiết tài khoản thu; sổ chi tiết ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe; sổ chi tiết chi dự án, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết chi BHTN… (Phụ lục 2.3)
Các loại sổ tổng hợp in theo tháng, quý, năm: sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe; sổ tổng hợp chi lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH; sổ tổng hợp chi khám chữa bệnh BHYT,...
Sổ kế toán đƣợc in từ phần mềm kế toán hằng tháng. Kế toán phụ trách nghiệp vụ có nhiệm vụ kiểm tra và in sổ kế toán từ chƣơng trình kế toán và sau đó sẽ thực hiện các thủ tục để đảm bảo tính hợp pháp cho sổ kế toán nhƣ: Kế toán trƣởng, Giám đốc đơn vị ký tên, đóng dấu giáp lai, đánh số trang, lập trang bìa sổ,…Đồng thời, việc khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán quý và năm để tiến hành lập BCTC đƣợc thực hiện bởi Kế toán trƣởng sau khi ngƣời này thực hiện kiểm tra tổng quát về các nội dung trên sổ. Theo kết quả phỏng vấn tại Phụ lục 2.8 cho thấy 70% đồng ý về việc các nguồn kinh phí tại BHXH tỉnh Phú Yên đƣợc trình bày, phân loại, tổng hợp rõ ràng trong các sổ sách kế toán.
BHXH tỉnh sử dụng thống nhất hệ thống sổ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và bổ sung sổ kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 hƣớng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam và các văn bản pháp luật khác.
Danh mục sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp chi BHXH, BHYT, BHTN đƣợc trình bày ở Phụ lục 2.3.