7. Kết cấu đề tài
2.3.2. Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1. Những vấn đề còn tồn tại
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán
Do tính chất đặc thù trong hoạt động của cơ quan BHXH là thu – chi BHXH nên phải thƣờng xuyên, khối lƣợng chứng từ lớn, diễn ra các giao dịch với ngân hàng và kho bạc, tuy nhiên do khối lƣợng công việc của các đơn vị này nhiều nên các giao dịch này diễn ra rất chậm và hay xảy ra sai sót, lạc mất chứng từ do vẫn còn phải giao dịch bằng chứng từ giấy.
Nguyên nhân: Do hệ thống kho bạc nhà nƣớc và ngân hàng Agribank chƣa cho kết nối dữ liệu liên thông giao dịch điện tử song phƣơng dẫn đến vẫn phải nhập thủ công chứng từ thu-chi BHXH, BHYT, BHTN.
Thứ hai, về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Bên cạnh một số kế toán viên thực hiện đúng quy định về lập chứng từ kế toán, vẫn còn một số kế toán viên chƣa thực hiện đúng quy định này khi không ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán.
Giấy báo cấp kinh phí chi BHXH, BHYT do BHXH tỉnh cấp về chỉ theo dõi chung nguồn BHXH và nguồn BHYT chứ không theo dõi cụ thể nguồn cấp chi tiết về ốm đau, thai sản, nghĩ dƣỡng sức, hƣu trí, tử tuất.., hay về chi tiết khám chữa bệnh BHYT.
Đa phần chỉ có kế toán trƣởng và kế toán viên phụ trách nghiệp vụ mới cập nhật các quy định mới về bộ hồ sơ mệnh lệnh, vì vậy trong trƣờng hợp kế toán viên phụ trách nghiệp vụ và kế toán trƣởng vắng mặt sẽ gây khó khăn, lúng túng cho các kế toán viên còn lại.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán mua sắm trang thiết bị máy móc, công dụng cụ, văn phòng phẩm,… chƣa đƣợc thực hiện theo mẫu thống nhất, các bộ phận nghiệp vụ tự làm theo mẫu riêng theo mỗi nội dung đề nghị thanh toán khác nhau và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt thanh toán rồi chuyển kế toán làm thủ tục thanh toán.
Kế toán phụ trách thu nhập nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị này cho đơn vị khác vào phần mềm kế toán BHXH sau đó chuyển cho Phòng thu cập nhật vào phần mềm quản lý thu, do đó xảy ra sai sót trong việc in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị trong tháng và bị tính lãi chậm nộp cho đơn vị.
Theo kết quả phỏng vấn với tỷ lệ đồng ý là 90% về việc không xây dựng quy trình luân chuyển và quy định về chứng từ hợp pháp hợp lệ bằng văn bản
đã không đem lại cái nhìn tổng quát về công việc cho các nhân viên trong bộ phận, do đó với kinh nghiệm, sự hiểu biết khác nhau, mỗi kế toán viên thực hiện công việc theo cách khác nhau, chƣa tạo đƣợc sự đồng bộ, thống nhất và mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác kế toán của đơn vị.
Thứ ba, về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Mặc dù theo kết quả khảo sát, đa phần các kế toán viên đều đồng ý rằng phƣơng pháp kế toán đƣợc cơ quan cấp trên hƣớng dẫn rõ ràng, nhƣng trên thực tế các kế toán viên ít đọc các hƣớng dẫn này mà thƣờng hạch toán theo kinh nghiệm của ngƣời có thâm niên công tác nhiều hơn, do đó dễ xảy ra sai sót trong hạch toán, đặc biệt là hạch toán các tài khoản chi tiết. Một số khoản chi đặc thù của ngành chƣa mở chi tiết trên phần mềm kế toán để theo dõi, quản lý thống nhất chung nhƣ thù lao thu BHXH, BHYT, chi lập danh sách cho ủy ban nhân dân xã và chi phí thuê mƣớn khác.
Trên thực tế dựa trên kết quả phỏng vấn có 60% đồng ý việc hạch toán một số tài khoản ngoài bảng không đƣợc thực hiện tự động và không đƣợc nhắc nhở bởi phần mềm nên kế toán viên dễ quên hạch toán tài khoản này. Còn tồn tại TK theo dõi tạm ứng nhƣng chƣa chi tiết cho từng loại đối tƣợng cụ thể, trong khi đó ngành BHXH là đơn vị hay tạm ứng các khoản chi cho đối tƣợng nhƣ: Tạm ứng mai táng phí, tử tuất, tạm ứng các khoản chi cho hoạt động đơn vị,...
Thứ tư, về tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Sổ kế toán tài sản chƣa mở sổ theo dõi tài sản cố định và công dụng cụ tại nơi sử dụng theo theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Những mẫu sổ này chƣa có trong phần mềm kế toán và ngành BHXH vẫn chƣa xem xét để thiết lập, bổ sung các loại sổ này để hoàn thiện hơn. Hiện nay chỉ theo dõi đƣợc giá trị tài sản trên tài khoản 211, tài khoản 213 mà không phản ánh đƣợc trên Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04-BH).
Sổ chi tiết quỹ khen thƣởng, phúc lợi không đƣợc tách riêng để theo dõi cho từng nguồn mà vẫn dùng chung cho 2 loại quỹ một sổ (Mẫu S87-BH).
Thứ năm, về tổ chức hệ thống báo cáo
Đơn vị lập Báo cáo tài chính hàng quý, năm theo quy định của Nhà nƣớc nhƣng thời gian lập, nộp BCTC, báo cáo quyết toán các khoản thu, chi BHXH, BHYT gửi BHXH tỉnh chậm hơn so với thời gian quy định.
Hệ thống biểu mẫu báo cáo trên phần mềm kế toán của ngành BHXH, cụ thể tại BHXH tỉnh Phú Yên vẫn còn thiếu, kế toán phải làm tay để đảm bảo công tác lập báo cáo quyết toán nhƣ: Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04-BH), thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B04/BCTC).
Nguồn kinh phí chi BHYT không đƣợc quyết toán kịp thời vào niên độ cuối năm mà phải chờ số liệu đa tuyến từ các tỉnh gửi về nên sổ sách và báo cáo quyết toán phải sửa đổi lại theo đúng số chi BHYT của năm.
Số liệu trên Báo cáo chi chế độ BHXH Mẫu M4-CBH không thể hiện số kinh phí chi để đóng BHYT cho ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng và Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH (Mẫu B08a-BH) thì thể hiện số kinh phí chi để đóng BHYT cho ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng.
Kết quả phỏng vấn về Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B04/BCTC) của đơn vị còn sơ sài chiếm tỷ lệ 50%, chủ yếu thuyết minh các khoản tiền mặt, tiền gửi, số phải thu, phải trả, tình hình thu chi quỹ khen thƣởng phúc lợi,... Đơn vị chƣa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí cụ thể; phân tích những khoản chi, mục chi phù hợp với tình hình hoạt động. Đặc biệt là các khoản chi đặc thù của ngành nhƣ chi thanh toán thù lao cho đại lý thu, chi thu BHXH, BHYT, chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng giảm, chi tuyên truyền, chi rà soát bàn giao sổ BHXH cho ngƣời lao động,…
Thứ sáu, về áp dụng công nghệ thông tin
Việc sử dụng phần mềm của ngành đã giúp cho công tác kế toán tại BHXH tỉnh tiết kiệm thời gian hạch toán, ghi sổ, lên mẫu báo cáo cũng nhƣ giảm
đƣợc nhân lực trong thực hiện công tác kế toán nhƣng khi sử dụng phần mềm vẫn còn một số tồn tại nhƣ sau:
Tốc độ xử lý của phần mềm quá chậm. Mỗi thao tác mất nhiều thời gian. Đặc biệt là thao tác nhƣ tổng hợp số dƣ, tổng số chi, tổng hợp dữ liệu báo cáo...nhận dữ liệu BHTN từ phần mềm chính sách, mỗi đợt mất 1 giờ đồng hồ, mỗi tháng thƣờng nhận dữ liệu 15-16 đợt dữ liệu.
Xây dựng chƣa đầy đủ hết hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động ngành. Khi vận hành hay gặp sự cố về thuật toán làm số liệu kế toán thay đổi mất nhiều thời gian để tìm ra nguyên nhân lệch số liệu cũng nhƣ khắc phục lỗi do phần mềm gây ra.
2.3.2.2. Nguyên nhân
Thứ nhất, về nguyên nhân khách quan
Trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017, BHXH tỉnh Phú Yên áp dụng Chế độ kế toán HCSN theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Đến năm 2018, BHXH tỉnh áp dụng Thông tƣ 107/2017/TT-BTC và Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC dành cho ngành BHXH Việt Nam. Mặc dù chế độ kế toán đã sửa đổi những điểm bất cập và bổ sung thêm nội dung mới nhƣng vẫn còn nhiều điểm chƣa đáp ứng yêu cầu phát triển của thực tiễn. Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp gắn với cơ chế tự chủ tài chính theo qui định của Nghị định số 16/NĐ- CP nhƣng chƣa có hƣớng dẫn kế toán của Bộ Tài chính để thực hiện thống nhất về hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phƣơng pháp kế toán và sổ kế toán nên dẫn tới tình trạng đơn vị tự thực hiện theo cách hiểu của mình.
Các quy định của Luật Kế toán và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp chủ yếu phù hợp với kế toán thủ công trong khi hầu hết đơn vị kế toán hiện
nay đã thực hiện trên máy tính; báo cáo, truyền thông, công khai, lƣu trữ,… cũng thực hiện trên phƣơng tiện điện tử.
Thứ hai, về nguyên nhân chủ quan
Tài sản đơn vị giá trị không lớn, các phần hành kế toán đơn giản, mang tính chất lặp lại, nên tạo tâm lý chủ quan cho lãnh đạo đơn vị cũng nhƣ kế toán trƣởng khi chƣa coi trọng việc xây dựng công tác tổ chức kế toán bằng văn bản để sử dụng riêng cho đơn vị mình, mà thƣờng căn cứ vào các văn bản quy định của cơ quan cấp trên và làm theo các quy định đó. Vì vậy, đơn vị chƣa xây dựng cho bộ phận kế toán quy trình luân chuyển chứng từ, các quy định về chứng từ hợp pháp, hợp lệ, cũng nhƣ chƣa xây dựng bảng phân công công việc cho nhân sự trong bộ phận kế toán. Việc kiểm soát gian lận chƣa coi trọng trong luân chuyển công việc cho các kế toán viên, chƣa mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định, chƣa thực hiện kiểm tra để ngăn chặn sai sót cũng nhƣ chƣa lập tổ kiểm kê khi kiểm kê,…
Do quan niệm của lãnh đạo và kế toán trƣởng nhiều đơn vị chƣa chú trọng công tác kế toán nên chậm đổi mới. Trong khi cơ chế tài chính đặt ra yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ thì bộ phận kế toán ở phần lớn các cơ quan BHXH nói chung và BHXH tỉnh Phú Yên nói riêng chỉ xác định chức năng, nhiệm vụ theo quan điểm truyền thống là tổ chức ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, định kỳ lập báo cáo mang tính hành chính một cách cứng nhắc theo quy định. Các đơn vị chƣa chủ động tổ chức công tác kế toán. Bộ phận kế toán chƣa phát huy đƣợc vai trò trong điều kiện mới trong việc quản lý nguồn tài chính của đơn vị, chƣa tham mƣu cho lãnh đạo phƣơng án quản lý, sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả nhất.
Các kế toán viên ở BHXH tỉnh Phú Yên chƣa chủ động nghiên cứu kỹ các quy định của cơ quan cấp trên nên chƣa thật sự hiểu hết bản chất, mục đích của các quy định, do đó còn có thái độ thờ ơ, chƣa tuân thủ đúng quy định, chƣa tiếp thu các quy định không thuộc phần hành công việc của mình.
BHXH tỉnh Phú Yên đã thành lập Phòng Thanh tra – kiểm tra nhƣng nhiệm vụ chủ yếu của phòng là kiểm tra tình hình thực hiện chế độ bảo hiểm của các đơn vị tham gia. Việc kiểm tra công tác kế toán định kỳ hằng năm do các viên chức của Phòng kế hoạch tài chính thực hiện nên không thực hiện kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất công tác tổ chức kế toán của thị xã và huyện một cách sát sao.
Tóm lại, BHXH tỉnh Phú Yên đã thực hiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị khá tốt, nhƣng chƣa xây dựng các nguyên tắc, quy trình của các nội dung tổ chức công tác kế toán bằng văn bản. Việc xây dựng này đòi hỏi sự đầu tƣ rất lớn về thời gian, trí lực của cả bộ phận kế toán, cũng nhƣ cần có một sự dẫn dắt của kế toán trƣởng. Bên cạnh đó, việc thay đổi quan niệm của lãnh đạo đơn vị cũng nhƣ là các viên chức kế toán trong bộ phận kế toán từ tổ chức công tác kế toán một cách thụ động, hành chính sang chủ động, phục vụ nhu cầu của đơn vị đòi hỏi phải có quá trình lâu dài, cần có sự thay đổi nhận thức, truyền thống làm việc của các viên chức trong bộ phận kế toán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2, luận văn đã giới thiệu khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Phú Yên.
Dựa trên cơ sở lý cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán đã nghiên cứu và trình bày tại chƣơng 1; chƣơng 2 của luận văn đã đi vào đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên thông qua các nội dung về bộ máy tổ chức, tổ chức vận dụng chứng từ; tài khoản, sổ kế toán, lập BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách; cũng nhƣ thực hiện các chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kể tài sản, tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Đồng thời, chƣơng 2 của luận văn cũng đã đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên, bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc, vẫn còn những tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên cần phải khắc phục và hoàn thiện.
Những nội dung trong chƣơng 2 là nền tảng cơ sở của chƣơng 3 để đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN