7. Kết cấu đề tài
2.2.6. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Qua khảo sát thực tế tổ chức kiểm tra kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên gồm có kiểm tra trong nội bộ và kiểm tra từ bên ngoài của các cơ quan chức năng.
Kiểm tra nội bộ: BHXH tỉnh Phú Yên hội đang áp dung công văn số 2932/BHXH - BC ngày 13/7/2011 về việc tổ chức kiểm tra tài chính, kế toán tại các đơn vị. Ngoài ra BHXH tỉnh còn phải chiu sự thanh tra, kiểm tra của Vụ Tài chính - Kế toán, Vụ Kiểm toán nội bộ, Vụ Thanh tra - Kiểm tra của BHXH Việt Nam đi thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch.
Kiểm tra từ bên ngoài: Kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền đối với kế toán, quản lý tài chính tại các đơn vị thƣờng đƣợc thực hiện theo kế hoạch bởi các cơ quan nhà nƣớc nhƣ: Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán nhà nƣớc, Bộ Tài chính… Nội dung thanh tra, kiểm tra xoay quanh việc chấp hành các quy định của pháp luật về tài chính, kế toán.
* Thời gian tổ chức kiểm tra kế toán
Hàng năm BHXH tỉnh tiến hành tổ chức kiểm tra kế toán, tài chính tại BHXH một số huyện.
* Nội dung, phương pháp tổ chức kiểm tra kế toán
- Kiểm tra việc triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”: + Việc cài đặt và sử dụng tại đơn vị.
+ Những phần hành kế toán đã đƣợc phần mềm xử lý và những phần hành kế toán chƣa đƣợc phầm mềm xử lý, phải thực hiện bằng thủ công.
+ Phân quyền sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kế toán trƣởng (hoặc phụ trách kế toán) và chủ tài khoản.
- Kiểm tra việc quản lý tiền mặt.
Việc mở sổ sách theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại các sổ kế toán gồm:
+ Sổ quỹ tiền mặt : dùng cho Thủ quỹ (do thủ quỹ giữ và ghi bằng tay); + Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: dùng cho kế toán (do kế toán viên giữ và ghi sổ hoặc in từ phần mềm “Kế toán BHXH”).
- Việc ghi chép "Sổ quỹ tiền mặt" của Thủ quỹ, "Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt" của kế toán: căn cứ ghi sổ; rút số dƣ tồn quỹ cuối ngày (số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két sắt); Việc để tồn dƣ quỹ tiền mặt hàng ngày, cuối tuần.
- Việc thực hiện quy định, quy trình rút tiền mặt tại ngân hàng, nhập tiền mặt vào quỹ.
- Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và ký xác nhận tồn quỹ của Chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ vào cuối giờ tất cả các ngày làm việc trong tuần (ký xác nhận vào cột ghi chú trên sổ quỹ của thủ quỹ); kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối cùng trong tháng;
- Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi.
- Kiểm tra việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT: - Kiểm tra sự phối hợp của Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT.
* Quy trình tiến hành kiểm tra
Hàng năm BHXH tỉnh tiến hành lập kế hoạch kiểm tra một số huyện trong đó nêu rõ: thời hiệu kiểm tra, thời gian dự kiến tiến hành kiểm tra, nội dung kiểm tra.
Tổ kiểm tra bao gồm: Kế toán trƣởng BHXH tỉnh, chuyên viên phòng Tài chính - Kế toán, chuyên viên phòng Thanh tra - Kiểm tra.
Đoàn kiểm tra chịu trách nhiệm về kết quả của cuộc kiểm tra. Sau khi lập biên bản làm việc, Phòng Tài chính - Kế toán báo cáo Lãnh đạo BHXH tỉnh để đƣa ra quyết định xử lý các sai phạm nếu có.