7. Kết cấu đề tài
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng của bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán có chức năng giúp Giám đốc BHXH tỉnh thực hiện công tác kế hoạch và quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, kế toán của BHXH tỉnh theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán
Tham mƣu giúp Giám đốc BHXH tỉnh ký hợp đồng với các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật theo phân cấp; giám sát việc thực hiện hợp đồng, cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh BHYT và bảo vệ quyền lợi ngƣời tham gia BHYT.
Tiếp nhận khoản kinh phí từ Ngân sách Nhà nƣớc chuyển sang để đóng, hỗ trợ đóng cho các đối tƣợng tham gia BHYT, BHTN.
Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng dự toán thu, chi BHXH, BHYT, BHTN và chi quản lý bộ máy hàng năm.
Thẩm định, quyết toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT đối với các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT và ngƣời có thẻ BHYT.
thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản; phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý và quyết định tài chính, kế toán của đơn vị.
Quản lý và sử dụng, hạch toán kế toán các nguồn kinh phí theo phân cấp; tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ về tài chính, kế toán cho các tổ chức, cá nhân tham gia và hƣởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
Phân loại, sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc và của Ngành BHXH Việt Nam.
Thực hiện các nhiệm vụ khác đƣợc Giám đốc BHXH tỉnh giao.
Bộ máy kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên đƣợc tổ chức theo Sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên
- BHXH tỉnh Phú Yên là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thƣờng xuyên và chi đầu tƣ và trực thuộc quản lý của BHXH Việt Nam nên tổ chức bộ máy kế toán đƣợc phân cấp theo cấp dự toán. Theo đó BHXH tỉnh Phú Yên là đơn vị kế toán cấp II, BHXH huyện là đơn vị dự toán cấp III.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên là mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
- Phòng Kế hoạch - Tài chính, BHXH tỉnh có 10 cán bộ trong đó 01 trƣởng phòng, 02 phó phòng và 07 nhân viên (trong đó Kế toán tổng hợp: 01 ngƣời; Thủ quỹ: 01 ngƣời; Kế toán lƣơng, các khoản trích theo lƣơng: 01 ngƣời; Kế toán chi: 01 ngƣời; Kế toán thanh toán: 01 ngƣời; Kế toán TSCĐ, VT...: 01 ngƣời; Kế toán thu BHXH, BHYT: 01 ngƣời).
- Tại BHXH các huyện, mỗi huyện đều có 01 Kế toán trƣởng và 01 thủ quỹ, ngoài ra theo quy mô, tình hình quản lý tài chính, nghiệp vụ kinh tế phát sinh từng huyện lớn, nhỏ khác nhau thì cơ cấu tổ chức kế toán tại các huyện số lƣợng khác nhau. Huyện nhỏ nhất thì có 02 kế toán, huyện lớn nhất thì có 3 kế toán.
Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận của bộ máy kế toán ở BHXH tỉnh Phú Yên nhƣ sau:
* Kế toán trưởng:
Kế toán trƣởng chịu trách nhiệm phụ trách chung của Bộ phận kế toán; là ngƣời tổng hợp, lập BCTC và tham mƣu cho Giám đốc BHXH tỉnh Phú Yên các nội dung về nghiệp vụ, phát sinh liên quan đến công tác kế toán; chịu trách nhiệm với lãnh đạo, cơ quan tài chính về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị; đồng thời tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị theo quy định của pháp luật; thực hiện kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động thu, chi của đơn vị; không đƣợc thực hiện các công việc thay thế kế toán viên và thủ quỹ; kiểm soát chặt chẽ việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán theo quy
định; kịp thời báo cáo thủ trƣởng đơn vị những sai sót phát sinh trong công tác quản lý tài chính, tài sản.
* Kế toán viên
- Theo dõi cập nhật các chứng từ thu, chi phát sinh hàng ngày.
- Tập hợp, phân loại chứng từ nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị chuyển đến, cập nhật và theo dõi chi tiết từng tài khoản tiền gửi mở tại tại Ngân hàng và Kho bạc; lập chứng từ và đôn đốc Ngân hàng, Kho bạc chuyển tiền thu về BHXH tỉnh theo quy định. Cuối tháng đối chiếu số dƣ và chịu trách nhiệm về số liệu thu với cấp trên. Theo dõi các khoản thu qua hệ thống ngân hàng, kho bạc; chi lƣơng hƣu, trợ cấp tai nạn, bệnh nghề nghiệp qua ngân hàng; thanh toán lƣơng, chi khoản trích theo lƣơng cho cán bộ viên chức cơ quan và các chi khác bằng tiền mặt liên quan đến hoạt động của đơn vị. - Theo dõi số liệu thu, chi BHXH, BHYT hàng tháng, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan lập báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
- Theo dõi các khoản chi quản lý bộ máy nhƣ: Thanh toán dịch vụ công cộng, thanh toán vật tƣ, văn phòng, thanh toán dịch vụ thông tin, tuyên truyền, liên lạc...; chi quỹ khen thƣởng phúc lợi của đơn vị.
- Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tham mƣu trƣởng phòng kế toán về mua sắm công cụ, dụng cụ, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác.
Bộ phận kế toán tại BHXH tỉnh không lập bảng phân công và mô tả công việc cho mỗi vị trí công việc mà chỉ quy ƣớc, quy định lẫn nhau giữa kế toán trƣởng và kế toán viên hoặc giữa các kế toán viên với nhau. Việc luân chuyển công việc cho nhau chỉ thực hiện khi có sự thay đổi trong bộ phận kế toán.
* Thủ quỹ
- Căn cứ Phiếu thu, Phiếu chi do kế toán thanh toán lập, thực hiện thu tiền, chi tiền cho đối tƣợng đúng số tiền trên phiếu.
phần mềm kế toán VSA với kế toán.
- Cuối tháng kiểm kê quỹ, lập Biên bản kiểm kê quỹ theo quy định.
- Sắp xếp và quản lý tiền mặt trong két khoa học, gọn gàng; phối hợp cùng kế toán làm thủ tục nộp tiền vào ngân hàng khi lƣợng tiền mặt tồn quỹ vƣợt quy định; thực hiện khóa két sắt khi ra khỏi vị trí làm việc và niêm phong két sắt khi nghỉ lễ dài ngày.
Tác giả tiến hành phỏng vấn 10 cán bộ nhân viên hiện đang làm việc tại BHXH tỉnh (danh sách trình bày tại Phụ lục 2.7). Yêu cầu đối với ngƣời tham gia phỏng vấn là có thời gian làm việc tại BHXH tỉnh từ năm 2017 đến nay, có hiểu biết và tham gia vào công tác tổ chức kế toán tại đơn vị. Kết quả phỏng vấn trình bày chi tiết tại Phụ lục 2.8.