7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
- Hệ thống ngành BHXH được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương theo cơ cấu: ở Trung ương có Bảo hiểm xã hội Việt Nam, ở tỉnh có Bảo hiểm xã hội tỉnh và ở quận, huyện, thành phố có Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thành phố.
- BHXH thành phố Quy Nhơn do Giám đốc quản lý và điều hành theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; ban hành Quy chế làm việc và được tổ chức bộ máy quản lý theo hình sau:
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý BHXH thành phố Quy Nhơn
(Nguồn: BHXH thành phố Quy Nhơn)
Chức năng từng bộ phận của bộ máy quản lý như sau:
- Ban giám đốc: có Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định và trước Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Tổ Kế toán - Chi trả và Giám định BHYT Tổ thực hiện chính sách BHXH và Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ Tổ Thu - Cấp sổ,
46
pháp luật về những nội dung công tác theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Giám đốc có trách nhiệm xây dựng và ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ theo quy định để thực hiện quản lý chung và trực tiếp chỉ đạo Bộ phận kế toán, giám định và văn phòng.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về những nội dung công tác được Giám đốc phân công. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ chính sách đối với Giám đốc. 01 Phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo Bộ phận thu, khai thác, thu nợ và cấp sổ thẻ và 01 Phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo Bộ phận giải quyết chế độ, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ.
- Tổ kế toán, chi trả và giám định:
+ Tổ kế toán: thực hiện công tác kế toán, kho, quỹ theo quy định hiện hành, thanh toán đầy đủ các chế độ tiền lương, công tác phí, các chế độ khác đối với cán bộ, công chức và người lao động. Hàng tháng tổng hợp báo cáo về thu, chi và tình hình tài chính của đơn vị. Tham mưu trong việc công khai tài chính theo quy định.
- Tổ giám định: thực hiện công tác giám sát, kiểm tra và thẩm định các hồ sơ, bệnh án thanh toán khám chữa bệnh bảo hiểm y tế tại bệnh viện. Hàng tháng tổng hợp báo cáo về công tác khám chữa bệnh và thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế tại bệnh viện.
- Tổ Thu - Cấp sổ, thẻ và Kiểm tra
+ Tổ thu, khai thác và thu nợ: (i) Tổ chức thực hiện thu BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc và BHXH tự nguyện theo kế hoạch đã được phê duyệt; quản lý các đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN của các tổ chức và cá nhân; quản lý hệ thống đại lý thu BHXH, BHYT, BHTN theo phạm vi được giao; (ii) Quản lý, kiểm tra, đối chiếu danh sách các đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; thẩm định và tổng hợp số thu BHXH, BHYT, BHTN; (iii) Tổ chức thẩm định hồ sơ đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, …
+ Tổ Cấp sổ, thẻ: (i) cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, gồm việc ghi, xác nhận quá trình đóng, chốt sổ BHXH cho người tham gia BHXH, BHTN và những thay đổi
47
trong việc đóng BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của đối tượng tham gia theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam; (ii) Quản lý tập trung dữ liệu thẻ BHYT; (iii) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN; (iv) Tham gia các đoàn kiểm tra, thanh tra về lĩnh vực BHXH, BHYT, phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan giải quyết các đơn thư, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy định,..
- Tổ Thực hiện chính sách BHXH và Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ:
+Tổ Thực hiện chính sách BHXH: (i) Tổ chức thực hiện và giải quyết các chế độ BHXH ngắn hạn: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; (ii) Tổ chức thực hiện và giải quyết chế độ thanh toán BHXH một lần; (iii) Quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo từng chế độ, bao gồm đối tượng tháng trước chuyển qua, số đối tượng tăng, giảm và di chuyển trong tháng; điều chỉnh mức hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.
+ Tổ Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ: (i) Trực tiếp hướng dẫn và tiếp nhận các hồ sơ về nghiệp vụ thu, sổ thẻ, các chế độ bảo hiểm xã hội ngắn hạn, chế độ nhận một lần,… từ các đối tượng; (ii) Nhận hồ sơ từ các bộ phận nghiệp vụ tiến hành giao trả cho các đối tượng và lưu trữ theo quy định,..
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn được tổ chức theo hình sau:
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH phố Quy Nhơn
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán dự án XDCB; theo dõi tài sản, vật tư Kế toán ngân hàng, kho bạc, chi nội bộ Kế toán các
khoản chi cho cá nhân
48
Về chức năng của các bộ phận theo bộ máy kế toán như sau:
- Kế toán trưởng: phụ trách chung của Bộ phận kế toán; là người tổng hợp, lập BCTC và tham mưu cho Giám đốc BHXH thành phố Quy Nhơn các nội dung về nghiệp vụ, phát sinh liên quan đến công tác kế toán; chịu trách nhiệm với lãnh đạo, cơ quan tài chính về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị; đồng thời tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị theo quy định của pháp luật; thực hiện kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động thu, chi của đơn vị; không được thực hiện các công việc thay thế kế toán viên và thủ quỹ; kiểm soát chặt chẽ việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán theo quy định; kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị những sai sót phát sinh trong công tác quản lý tài chính, tài sản.
- Các Kế toán viên: thực hiện các công việc trong phạm vi được phân công; lập và hạch toán các chứng từ thu, chi theo đúng chế độ, định mức của nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của ngành, của đơn vị; ghi sổ kế toán trung thực, đầy đủ, kịp thời. Cụ thể:
+ Kế toán các khoản chi cho cá nhân: theo dõi thanh toán chế độ bảo hiểm ngắn hạn, chi chế độ thanh toán BHXH một lần, tuất, thoái thu BHXH, BHYT chi bằng tiền mặt hay chi qua kho bạc, ngân hàng;
+ Kế toán ngân hàng, kho bạc, chi nội bộ: theo dõi các khoản thu qua hệ thống ngân hàng, kho bạc; chi lương hưu, trợ cấp tai nạn, bệnh nghề nghiệp qua hệ thống ngân hàng; thanh toán lương, chi các khoản trích theo lương cho cán bộ viên chức cơ quan và các chi khác bằng tiền mặt liên quan đến hoạt động của đơn vị.
+ Kế toán dự án XDCB; theo dõi tài sản, vật tư: theo dõi TSCĐ, công cụ, dụng cụ, vật tư; theo dõi tổng hợp kinh phí XDCB;
+ Thủ quỹ: theo dõi thu, chi tiền mặt tại BHXH thành phố Quy Nhơn; đối chiếu các nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi đảm bảo khớp đúng với hồ sơ kèm theo; thực hiện xuất, nhập quỹ tiền mặt đúng với số tiền ghi trên phiếu thu, phiếu chi; ghi sổ quỹ tiền mặt trung thực, chính xác và đầy đủ. Sắp xếp và quản lý tiền mặt trong két khoa học, gọn gàng; phối hợp cùng kế toán làm thủ tục nộp tiền vào ngân hàng khi lượng tiền mặt tồn quỹ vượt quy định; thực hiện khóa két sắt khi ra
49
khỏi vị trí làm việc và niêm phong két sắt khi nghỉ lễ dài ngày.
Bộ phận kế toán BHXH thành phố Quy Nhơn được Ban giám đốc lập bảng phân công và mô tả công việc cho mỗi vị trí công việc. Việc luân chuyển công việc cho nhau chỉ thực hiện khi có sự thay đổi nhân sự trong bộ phận kế toán. Biên bản bàn giao công việc chủ yếu được lập khi có sự thay đổi kế toán trưởng, thủ quỹ; còn đối với sự thay đổi kế toán viên hầu như không thực hiện lập biên bản này.