7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.1. Những kết quả đạt được
Qua tìm hiểu thực trạng, tác giả nhận thấy tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn có một số ưu điểm chung như sau:
Thứ nhất, có thể thấy bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn sử dụng chính sách kế toán chung, được quy định bởi cơ quan cấp trên. Các chính sách này phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, quy định của BHXH Việt Nam và phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị đã tạo sự đồng bộ, thống nhất trong công tác kế toán, cũng như tạo sự thuận lợi cho công tác quản lý của cơ quan cấp trên.
Thứ hai, bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn đã thực hiện khá nghiêm túc các quy định về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống BCTC theo quy định Thông tư 107/2017/TT-BTC và Thông tư số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, cũng như các quy định của
67
BHXH Việt Nam và của cơ quan cấp trên.
Một số ưu điểm cụ thể trong tổ chức công tác kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn như sau:
- Về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán:
Thứ nhất, mẫu chứng từ kế toán do cơ quan cấp trên ban hành khá đầy đủ, vừa đáp ứng được nhu cầu của đơn vị, tạo sự thuận lợi trong việc thu thập thông tin phục vụ cho công tác kế toán vừa tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc sử dụng biểu mẫu chứng từ kế toán.
Thứ hai, đơn vị đã được triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán trong tổ chức công tác kế toán. Phần lớn chứng từ kế toán, sổ sách kế toán đã được thực hiện trên phần mềm máy vi tính có tác dụng hỗ trợ tích cực cho cán bộ kế toán trong thực hành công việc hạch toán kế toán.
Thứ ba, đa phần các kế toán viên đều nắm rõ phương pháp lập chứng từ nên đảm bảo được tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Các chứng từ được lập bằng máy nên hình thức rõ ràng, dễ đọc, đẹp mắt. Việc tổ chức ký chứng từ theo quy trình khá chặt chẽ, đảm bảo thu thập được đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
Thứ tư, bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn đã tổ chức tốt công tác kiểm tra chứng từ kế toán, việc chứng từ kế toán được thực hiện kiểm tra nhiều lần và được thực hiện bởi nhiều người đã giúp đảm bảo được chất lượng thông tin đầu vào trên chứng từ kế toán, đảm bảo các khoản thanh toán đều có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Thứ nhất, hệ thống tài khoản được thiết lập đúng theo quy định của Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên vừa đáp ứng được nhu cầu của đơn vị, vừa tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tạo thuận lợi cho công tác quản lý của cơ quan cấp trên. Bên cạnh đó, nguyên tắc xây dựng mã cho các đối tượng được theo dõi chi tiết khi cơ quan cấp trên chưa quy định được thực hiện theo hướng dẫn của kế toán trưởng tạo sự thống nhất cho hệ
68
thống tài khoản của đơn vị.
Thứ hai, khi xây dựng thêm các tài khoản chi tiết, cơ quan cấp trên đã hướng dẫn phương pháp hạch toán rõ ràng, tạo sự thuận lợi cho kế toán viên.
Thứ ba, kế toán viên chỉ thực hiện hạch toán và thanh toán khi có chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ làm cơ sở đã thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính, cơ quan cấp trên. Ngoài ra, việc hạch toán được thực hiện ngay khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc ngay trong ngày nghiệp vụ phát sinh đã giúp phản ánh được đầy đủ, kịp thời quá trình trình thu, sử dụng các quỹ bảo hiểm, tình hình về tài sản và sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị.
Thứ tư, kế toán trưởng thực hiện kiểm tra thường xuyên việc hạch toán của kế toán viên giúp nhanh chóng phát hiện sai sót, do đó việc sửa sai cũng dễ dàng hơn.
- Về tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán:
Thứ nhất, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ được thực hiện tự động bằng phần mềm đã giúp tăng độ chính xác cho sổ sách kế toán, làm giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán viên và đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng.
Thứ hai, kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn đã thực hiện mở khá đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính và của cơ quan cấp trên. Việc sửa sổ được kiểm soát chặt chẽ và thực hiện đúng phương pháp.
- Về tổ chức vận dụng chế độ Báo cáo kế toán:
Thứ nhất, đơn vị đã lập đầy đủ biểu mẫu BCTC theo quy định của chế độ kế toán BHXH gửi BHXH tỉnh; các báo cáo kế toán khác khi có yêu cầu của lãnh đạo đơn vị đúng quy định về biểu mẫu, chính xác về số liệu và thời gian; các báo cáo quyết toán gửi cơ quan thống kê. Bên cạnh đó, các báo cáo nội bộ phần nào đã giúp Ban lãnh đạo đơn vị hình dung được công tác thu, chi các hoạt động tại BHXH thành phố Quy Nhơn theo từng giai đoạn.
Thứ hai, các báo cáo thu, chi hằng quý, năm; BCTC, báo cáo quản trị đều được lập tự động bằng phần mềm kế toán đã phần nào giảm được áp lực về thời gian, về khối lượng công việc cho bộ phận kế toán trong những ngày cuối quý, cuối năm và làm tăng chất lượng của báo cáo.
69
- Về tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán:
Có thể thấy, bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn đã kiểm soát được công tác kế toán của đơn vị khi đã thực hiện khá tốt công tác tổ chức kiểm tra kế toán, đặc biệt là tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra việc hạch toán kế toán,… Bên cạnh đó ,việc kiểm tra định kỳ hằng năm của cơ quan cấp trên đã giúp công tác kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn ngày càng đi vào nề nếp và đi theo đúng quỹ đạo mà cơ quan cấp trên đã quy định.
- Về tổ chức chế độ kiểm kê tài sản:
BHXH thành phố Quy Nhơn đã thực hiện tốt các quy định về tổ chức kiểm kê tài sản đơn vị, đó là quy định về thời gian kiểm kê, lập biên bản khi kiểm kê.
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Thứ nhất, bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn được tổ chức bộ máy kế toán riêng, độc lập với cơ quan cấp trên nên chủ động hơn trong việc tổ chức công tác kế toán của mình, trong việc quản lý thu – chi các quỹ, thu – chi hoạt động và sử dụng tài sản.
Thứ hai, đội ngũ viên chức trong bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn có trình độ đại học trở lên và được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc nắm bắt và tổ chức thực hiện các quy định mới về công tác kế toán dễ dàng.
Thứ ba, công việc trong bộ phận được chia thành các phần hành riêng biệt và được phân cho các thành viên trong tổ đã tránh được sự chồng chéo, mỗi người tự chủ hơn trong công việc của mình.
- Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
Bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn đa phần là trẻ và được đào tạo bài bản nên đã ứng dụng rất tốt phần mềm kế toán của ngành. Việc cung cấp số liệu báo cáo được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Qua tìm hiểu thực trạng, tác giả nhận thấy tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn có một số hạn chế như sau:
70
- Về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán:
Thứ nhất, bên cạnh một số kế toán viên thực hiện đúng quy định về lập chứng từ kế toán, vẫn còn một số kế toán viên chưa thực hiện đúng quy định này khi không ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán.
Thứ hai, đa phần bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn chưa thực hiện triệt để việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định do không thực hiện cập nhật mẫu chữ ký khi có sự thay đổi của những người có liên quan.
Thứ ba, đa phần chỉ có kế toán trưởng và kế toán viên phụ trách nghiệp vụ mới cập nhật các quy định mới về bộ hồ sơ mệnh lệnh, vì vậy trong trường hợp kế toán viên phụ trách nghiệp vụ và kế toán trưởng vắng mặt sẽ gây khó khăn, lúng túng cho các kế toán viên còn lại.
Thứ tư, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị thực hiện ký chứng từ kế toán sau khi kế toán phụ trách nghiệp vụ thực hiện hạch toán, ghi sổ xong là không đúng quy định về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định.
Thứ năm, Kế toán phụ trách thu nhập nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị này cho đơn vị khác vào phần mềm kế toán BHXH sau đó chuyển cho Phòng thu cập nhật vào phần mềm quản lý thu, do đó xảy ra sai sót trong việc in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị trong tháng và bị tính lãi chậm nộp cho đơn vị.
Ngoài ra, việc không xây dựng quy trình luân chuyển và quy định về chứng từ hợp pháp hợp lệ bằng văn bản đã không đem lại cái nhìn tổng quát về công việc cho các nhân viên trong bộ phận, do đó với kinh nghiệm, sự hiểu biết khác nhau, mỗi kế toán viên thực hiện công việc theo cách khác nhau, chưa tạo được sự đồng bộ, thống nhất và mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác kế toán của đơn vị.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Thứ nhất, mặc dù theo kết quả khảo sát, đa phần các kế toán viên đều đồng ý rằng phương pháp kế toán được cơ quan cấp trên hướng dẫn rõ ràng, nhưng trên thực tế các kế toán viên ít đọc các hướng dẫn này mà thường hạch toán theo kinh nghiệm của người có thâm niên công tác nhiều hơn, do đó dễ xảy ra sai sót trong
71
hạch toán, đặc biệt là hạch toán các tài khoản chi tiết.
Thứ hai, trên thực tế việc hạch toán một số tài khoản ngoài bảng không được thực hiện tự động và không được nhắc nhở bởi phần mềm nên kế toán viên dễ quên hạch toán tài khoản này.
Thứ ba, số lượng tài khoản chi tiết quá nhiều dễ gây nhầm lẫn, khó hạch toán nếu kế toán viên không nắm rõ phương pháp hạch toán mà cơ quan cấp trên đã hướng dẫn.
- Về tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán:
Hình thức kế toán theo Nhật ký – Sổ cái mà BHXH thành phố Quy Nhơn đang áp dụng không phù hợp vì số lượng tài khoản chi tiết hiện nay quá nhiều, mặc dù áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái nhưng tại BHXH thành phố Quy Nhơn không mở được Sổ Nhật ký – Sổ cái mà thay sổ này bằng Sổ cái vì Sổ Nhật ký – Sổ cái dài dòng, khó theo dõi và khó khăn trong việc in ấn sổ.
- Về tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Mặc dù kết quả khảo sát thực tế cho thấy bộ phận kế toán BHXH thành phố Quy Nhơn đã lập đầy đủ các mẫu BCTC. Tuy nhiên thực tế Thuyết minh BCTC vẫn chưa được coi trọng, nội dung của Thuyết minh BCTC còn sơ xài. Trên BCTC không có cột thông tin của kỳ trước và cột chỉ tiêu nhiệm vụ được giao nên người đọc không thể so sánh kết quả hoạt động giữa hai kỳ kế toán kế tiếp nhau và giữa kết quả hoạt động thực tế với nhiệm vụ được giao.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán:
Thứ nhất, quá trình kiểm tra công tác kế toán, kế toán trưởng của BHXH thành phố Quy Nhơn thực hiện kiểm tra công tác kế toán khi kế toán viên phụ trách nghiệp vụ đã thanh toán, định khoản và ghi sổ xong, nên có thể thấy việc tổ chức kiểm tra kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn chủ yếu hướng tới mục tiêu phát hiện và sửa chữa sai sót chứ chưa hướng tới mục tiêu ngăn chặn chúng, vì vậy nếu có sai sót xảy ra thì việc sửa sai có phần khó khăn, tốn kém chi phí nhiều hơn.
Thứ hai, cơ quan cấp trên chỉ tổ chức kiểm tra định kỳ mà chưa tổ chức kiểm tra đột xuất nên chưa thật sự nắm rõ công tác tổ chức kế toán của cơ quan cấp dưới,
72
tình hình công việc diễn ra trong điều kiện bình thường hàng ngày của cơ quan cấp dưới.
- Về tổ chức kiểm kê tài sản:
Quá trình thực hiện kiểm kê tài sản, BHXH thành phố Quy Nhơn chưa thực hiện nghiêm túc quy trình kiểm kê khi không ra quyết định lập tổ kiểm kê, hoặc có ra quyết định lập tổ kiểm kê nhưng tổ kiểm kê không thực hiện kiểm kê, mà việc kiểm kê chỉ có kế toán phụ trách tự thực hiện và tự đối chiếu sổ sách mà thôi.
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Thứ nhất, bộ phận kế toán chưa thực hiện lập bảng phân công việc cho từng vị trí công việc, cho từng kế toán viên có thể làm xảy ra trường hợp bỏ sót công việc, hoặc khi xảy ra sai sót không biết truy cứu trách nhiệm cho ai, hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự sẽ rất mất thời gian để hướng dẫn cho người mới.
Thứ hai, bộ phận kế toán chưa thực hiện luân chuyển công việc định kỳ cho các kế toán viên dẫn đến trường hợp một người làm ở một vị trí quá lâu sẽ có thể gây ra gian lận, hoặc gây ra tính chủ quan trong công việc.
Thứ ba, bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn chưa coi trọng việc lập biên bản bàn giao công việc khi có sự thay đổi kế toán viên.
Thứ tư, bộ phận kế toán ít tổ chức các cuộc họp nội bộ, vì vậy giữa kế toán trưởng và các kế toán viên, giữa các kế toán viên ít có cơ hội để trao đổi chung với nhau, cùng nhau tìm ra các giải pháp cải tiến công việc, tăng thêm sức mạnh đoàn kết trong nội bộ, mà thay vào đó chỉ có những cuộc trao đổi riêng lẻ mà thôi.
Thứ năm, vẫn còn thực hiện công tác kế toán kiêm nhiệm đối với một số kế toán viên trong việc quản lý và thực hiện các phần hành kế toán tại đơn vị.
- Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
Hệ thống máy tính và hệ thống mạng ở bộ phận kế toán của BHXH thành phố Quy Nhơn chưa đồng bộ, cấu hình còn yếu. Phần mềm kế toán chưa cập nhật kịp thời các nghiệp vụ phát sinh mới, nên ảnh hưởng đến tính kịp thời và chính xác của số liệu.
73
2.3.2.2. Nguyên nhân
Thứ nhất, về nguyên nhân khách quan:
Trong các năm 2015 đến 2017 BHXH thành phố Quy Nhơn áp dụng Chế độ kế toán HCSN theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp; đến năm 2018, BHXH thành phố áp dụng Thông tư 107/2017/TT-BTC và Thông tư số 102/2018/TT-BTC dành cho ngành BHXH Việt Nam. Mặc dù chế độ kế toán đã sửa đổi những điểm bất cập và bổ sung thêm những nội dung mới nhưng vẫn còn