7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.4. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán và báo cáo quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn được áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và Thông tư
59
số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 về hướng dẫn kế toán BHXH Việt Nam Báo cáo kế toán tại đơn vị cũng giống như các đơn vị sự nghiệp khác gồm BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách. BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; Tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, phần mềm kế toán ứng dụng tại đơn vị đã cho phép việc lập hầu hết các báo cáo kế toán chỉ cần thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện xong việc xử lý dữ liệu điều chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo kế toán được lập ở đơn vị bao gồm:
- B01-H: Bảng cân đối tài khoản;
- B02a-H: Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; - F02-2BH: Báo cáo chi tiết kinh phí dự án;
- F02-3cBH: Bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi;
- B03a-BH: Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD; - B04-BH: Báo tình hình tăng, giảm tài sản cố định;
- B16-BH: Báo cáo tổng hợp số dư tài khoản;
- B17-BH: Thuyết minh BCTC;… (chi tiết xem phụ lục 3)
Cuối năm kế toán trưởng lập các báo cáo kế toán năm, Giám đốc ký duyệt, sau đó nộp lên cho BHXH tỉnh chậm nhất vào cuối tháng 3 của năm sau.
Như vậy, nhìn chung công tác lập báo cáo kế toán của đơn vị về cơ bản đều chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,… nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, nguồn kinh phí của đơn vị.
Đối với công tác công khai báo cáo kế toán: Theo Luật Kế toán và Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc thực hiện công khai tài chính. Hằng năm vào Hội nghị cán bộ viên chức BHXH thành phố
60
Quy Nhơn, bộ phận kế toán của đơn vị đã thực hiện công khai tài chính của đơn vị trong bản báo cáo công tác công tác, nhiệm vụ mỗi năm của đơn vị.
Còn đối với báo cáo quản trị, hiện tại đơn vị vẫn chưa xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ của đơn vị. Đơn vị chỉ lập các báo cáo nội bộ chung theo quy định của BHXH Việt Nam và nộp cho BHXH tỉnh theo quy định, cụ thể như:
- B07a-BH: Báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN;
- B08a-BH: Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN;
- B14a-BH: Báo cáo số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạ do chậm đóng;
- B15a-BH: Báo cáo số thu, chi trước BHYT cho năm sau, … (phụ lục 3)
2.2.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một công việc vô cùng quan trọng, giúp thông tin kế toán được điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch, thiếu sót trong quá trình thực hiện. Việc kiểm tra kế toán trước tiên do kế toán viên phụ trách nghiệp vụ thực hiện, sau đó là kế toán trưởng nhằm đảm bảo tính hợp lý, trung thực, chính xác và khách quan cho thông tin kế toán. Việc kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ đơn vị chủ yếu được thực hiện bởi các viên chức trong bộ phận kế toán chứ đơn vị không tổ chức tổ kiểm tra độc lập.
Việc kiểm tra công tác kế toán nội bộ được thực hiện theo quy trình kế toán, đầu tiên kế toán viên phụ trách nghiệp vụ tự kiểm tra kiểm soát nghiệp vụ của mình về chứng từ kế toán, định khoản kế toán, sổ kế toán; sau đó kế toán trưởng sẽ thực hiện kiểm tra lại một lần nữa trước khi ký tên trên chứng từ, sổ kế toán, thực hiện kiểm tra cuối cùng do người phụ trách lưu trữ trong bộ phận thực hiện, chủ yếu là kiểm tra tính đầy đủ của nội dung, chữ ký và đóng dấu.
Bên cạnh việc tự kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán của đơn vị, BHXH thành phố Quy Nhơn hàng năm còn được phòng kế hoạch tài chính thuộc BHXH tỉnh Bình Định thực hiện kiểm tra công tác kế toán. Việc kiểm tra nhằm mục đích
61
kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị nhằm phát hiện sai sót để chấn chỉnh và phát hiện các sai phạm để kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại về tài chính, tài sản cho nhà nước, cho ngành; đồng thời qua công tác kiểm tra nhằm phát hiện những bất cập trong các quy định của ngành về tài chính, kế toán để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế tại đơn vị và yêu cầu quản lý. Việc kiểm tra thực hiện theo phương pháp chọn mẫu. Nội dung kiểm tra bao gồm các nội dung chính như: thực trạng quản lý tiền mặt; quản lý tiền gửi ngân hàng kho bạc; quản lý ấn chỉ; quản lý, sử dụng tài sản cố định, công cụ - dụng cụ; tạm ứng, chi, thanh quyết toán lương hưu và trợ cấp BHXH tại đại diện chi trả; quản lý hồ sơ chưa chi trả cho người hưởng; hạch toán và thực hiện thu, chi các khoản phải thu hồi các chế độ BHXH, BHYT và các khoản thoái thu BHXH, BHYT.
Ngoài ra bộ phận kế toán BHXH thành phố Quy Nhơn còn phải tổ chức kiểm tra, giám sát việc chi trả của các đại diện chi trả, việc thực hiện chi các khoản chăm sóc sức khỏe ban đầu của trường học nhằm đảm bảo các đối tượng này thực hiện chi trả, mua sắm theo quy định, theo hợp đồng ký kết, tránh làm thất thoát tài sản của ngành, ảnh hưởng đến các đối tượng tham gia
2.2.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản
Năm 2017, Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn ra quyết định thành lập Ban Thanh tra nhân dân với mục đích thực hiện kiểm tra, giám sát việc thực hiện Nghị quyết Hội nghị Cán bộ công chức; thực hiện quy chế dân chủ cơ sở và những nội quy, quy định của cơ quan liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ và quyền lợi chính đáng của cán bộ viên chức tại đơn vị; kiểm tra, giám sát việc thực hiện Chương trình hành động về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hành động chống tham ô, tham nhũng làm động lực cho cán bộ viên chức phấn đấu; tiếp tục thực hiện chương trình hành động và kế hoạch triển khai thực hiện cơ quan văn hoá.
Hằng năm, Ban thanh tra nhân dân phối hợp với Tổ kiểm kê tài sản thực hiện kiểm kê tài sản tại đơn vị, thường thực hiện kiểm kê đối với những tài sản có hình
62
thái vật chất cụ thể như tiền, tài sản cố định, vật tư, trang thiết bị, máy móc,… Việc kiểm kê tại đơn vị thường được tổ chức vào cuối năm tài chính và tiến hành quá trình kiểm kê tại tất cả các phòng tại đơn vị. Quá trình kiểm kê được tiến hành một cách nghiêm túc, công khai. Sau khi Ban Thanh tra nhân dân và Tổ kiểm kê thực hiện xong việc kiểm kê tại tất cả các bộ phận phải lập các Biên bản kiểm kê của từng bộ phận, sau đó tiến hành họp để xử lý các trường hợp dư thừa hoặc thiếu hụt nếu có, các trường hợp hết hạn sử dụng hoặc điều chuyển tài sản sang các bộ phận khác.
Sổ sách sử dụng cho việc kiểm kê bao gồm: Báo cáo kiểm kê, Biên bản họp Hội đồng kiểm kê và các sổ, thẻ chi tiết về vật tư, tài sản liên quan tới quá trình kiểm kê.
Tất cả các tài sản và công cụ dụng cụ đều được theo dõi chi tiết cụ thể tại Sổ theo dõi tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định hoặc Sổ chi tiết công cụ, dụng cụ. Tuy nhiên, một số tài sản, công cụ có trong sổ sách nhưng đã hư hỏng, không được cập nhật kịp thời nên khi kiểm kê trên sổ sách có nhưng tài sản thực thì không có và không tìm được nguyên nhân, dẫn đến không thể quy trách nhiệm cho cá nhân hoặc bộ phận để yêu cầu bồi thường.
Khi kết thúc niên độ kế toán, đơn vị tiến hành khóa sổ kế toán, tiến hành quyết toán và lập BCTC để nộp lên cho cơ quan quản lý cấp trên là BHXH tỉnh Bình Định có kèm theo các báo cáo liên quan đến kiểm kê. Sau đó tất cả các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán và báo cáo kiểm kê đều được đóng thành tập theo từng tháng riêng biệt và được bảo quản, cất giữ tại kho của Phòng Kế hoạch – Tài chính.