7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Hoàn thiện hệ thống chứng từ là nội dung cần thiết và cấp bách hiện nay tại đơn vị. Ngoài danh mục chứng từ bắt buộc được quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC, BHXH Việt Nam đang từng bước hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, nội dung nghiệp vụ phát sinh trong toàn hệ thống theo Thông tư 102/2018/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018.
Việc sử dụng, tập hợp chứng từ cho các nội dung thu-chi cần phải đầy đủ nhưng tránh rườm rà; chỉ sử dụng những chứng từ cần thiết, có thể làm rõ nội dung, bản chất của khoản thu, chi cho việc thanh toán, và các chứng từ gốc này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và Thông tư 102/2018/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể:
- Đối với khâu lập chứng từ: Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán tại Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc Ban hành chế độ kế toán BHXH. Đơn vị phải biết vận dụng đầy đủ các biểu mẫu “thanh toán phụ cấp”, “bảng kê trích nộp BHXH, BHYT”, “bảng kê thanh toán công tác phí”, “giấy báo làm thêm giờ” khi thanh toán phải bắt buộc thực hiện đầy đủ đúng quy định.
Đồng thời, tại đơn vị nên quy định bằng văn bản hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng. Đối với những chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập
81
chứng từ nên khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Còn đối với các chứng từ quy định trong nội bộ đơn vị thì nên thống nhất sử dụng trong toàn đơn vị và phổ biến, hướng dẫn đầy đủ đến tất cả các phòng/ban trong đơn vị để biết và thực hiện. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. Quy định rõ chứng từ thu BHXH, BHYT, BHTN phải bao gồm danh sách các đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, các chứng từ chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN đối với mỗi loại chế độ nên quy định riêng từng biễu mẫu để tiện cho việc theo dõi. Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu BHXH, BHYT, BHTN và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN trong đơn vị; chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ, kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách Nhà nước hay không.
- Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Đơn vị quy định rõ do đặc thù của Ngành là thực hiện chi trả trợ cấp thường xuyên, liên tục thì khâu trình ký chứng từ theo quy định nên thực hiện đầy đủ sau khi lập phiếu chi, khi có đầy đủ theo đúng quy định thì mới chuyển đến thủ quỹ chi tiền tránh tình trạng thiếu sót chữ ký, cùng
82
một nội dung chi cho nhiều lần, nhằm hạn chế tối đa sai sót của chứng từ. Cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục để có thể xác định quyền lợi cũng như trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ, kế toán phụ trách mảng nghiệp vụ kế toán nào thì xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cho mảng kế toán đó đó như: mảng chi trả các chế độ BHXH, mảng chế độ BHYT, mảng chi trả BHTN, mảng kế toán thanh toán... Cần quy định rỏ nội dung luân chuyển chứng từ phải chi tiết cho từng bước công việc như từ khâu lập, kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ chứng từ, cần xác định rỏ đối tượng thực hiện, các bước công việc thực hiện, cách thức, thời gian ghi sổ kế toán và tổ chức lưu trữ, các chứng từ được lưu trữ tại đâu, ai là người chịu trách nhiệm lưu trữ để đảm bảo thống nhất thực hiện nhưng phải theo đúng quy định của Luật Kế toán.