7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.7. Tổ chức về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, cụ thể như sau:
63
Hình 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn
(Nguồn: BHXH thành phố Quy Nhơn)
Với chức năng của đơn vị là quản lý các hoạt động thu – chi các chính sách liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn thành phố Quy Nhơn nên việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trên theo tôi là tương đối hợp lý; tuy nhiên, việc phân chia công việc quản lý đối với kế toán trưởng và các kế toán phần hành chưa hợp lý, vẫn còn công tác kiêm nhiệm các phần hành, cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán theo pháp luật về kế toán, giúp lãnh đạo giám sát tình hình tài chính chung của đơn vị; trực tiếp hướng dẫn chỉ đạo công tác kế toán tại phòng theo đúng quy định của Nhà nước và chịu trách nhiệm báo cáo, giải trình số liệu tổng hợp của toàn đơn vị.
Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tình hình tiền mặt tại quỹ, chi tiền mặt, lưu trữ chứng từ tài liệu liên quan thu, chi tại đơn vị và lập các bảng tính lương, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH thành phố Quy Nhơn.
Kế toán ngân hàng, Kho bạc kiêm kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, kiêm tiền lương Kế toán Ngân hàng, kho bạc, kế toán thanh toán Kế toán chi chế độ BHXH, kiêm chi BHYT Kế toán tài sản cố định Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
64
chuyển kinh phí và thanh quyết toán các chế độ BHXH, BHYT, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi như nhập chứng từ, đối chiếu với Ngân hàng Kho bạc hàng tháng, quí, nhập số liệu vào máy và xây dựng báo cáo theo phần mếm kế toán.
Kế toán chi các chế độ BHXH, BHYT: hàng ngày theo dõi số liệu chi các chế độ thanh quyết toán cho các đơn vị, nhập số liệu vào máy theo dõi tổng hợp báo cáo.
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thuế: theo dõi tài sản cố định của toàn tỉnh, tình hình tăng giảm tài sản cố định, lên kế hoạch sửa chữa, mua sắm và thanh lý tài sản cố định, tính khấu hao hàng năm theo đúng quy định; theo dõi tập hợp báo cáo thuế, cập nhật thông tin về chính sách thuế, theo dõi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, các khoản phí cấp đổi thẻ BHYT.
Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu thu-chi toàn tỉnh, lập báo cáo định kỳ theo quy định của ngành hàng quí, năm. Tham mưu cho lãnh đạo trong lập dự toán, theo dõi báo cáo khi cần thiết, dự kiến nguồn chi trong quí, năm.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu- chi tiền theo đúng chứng từ kế toán lập , mở sổ ghi chép theo dõi quản lý tiền mặt liên quan đến tình hình thu, chi tại đơn vị.
Như vậy, việc tổ chức bộ máy tại BHXH thành phố Quy Nhơn dựa vào khối lượng công việc, tình hình thu, chi BHXH, BHYT, BHTN tại đơn vị nhưng cũng chưa đáp ứng được công việc kế toán vì hiện nay công việc của thành phố được phân cấp rất nhiều, nhân viên kế toán bố trí như vậy không đảm bảo thực hiện hết nhiệm vụ của kế toán. Hơn nữa thực tế công việc chi trả hàng ngày chiếm thời gian rất nhiều vì hiện nay quy định phân cấp cho thành phố trong thực hiện nhiệm vụ giải quyết hồ sơ và thực hiện chi trả trợ cấp bằng tiền mặt tại BHXH thành phố Quy Nhơn chiếm khối lượng lớn, dẫn đến nhân viên kế toán không có thời gian thực hiện kiểm tra hết các nghiệp vụ.
2.2.8. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Hiện nay trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ, đơn vị đã và đang tiếp thu những tiến bộ kỹ thuật công nghệ tin học mới nhất để đáp
65
ứng yêu cầu đổi mới.
Cuối năm 2008, BHXH Bình Định nói chung và BHXH thành phố Quy Nhơn đã tiến hành cài đặt phần mềm kế toán VSA thử nghiệm với sự trợ giúp của Trung tâm công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam. Năm 2009, thực hiện Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/08/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, BHXH thành phố Quy Nhơn đã chính thức đưa phần mềm kế toán VSA vào sử dụng.
Trong quá trình sử dụng, chương trình VSA từng bước đã xử lý tất cả phần hành kế toán, hầu hết công việc kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn đều xử lý qua chương trình, công việc kế toán thực hiện thủ công hầu như không còn. Riêng việc theo dõi quản lý tài sản, BHXH thành phố Quy Nhơn vẫn sử dụng chương trình phần mềm của Bộ Tài chính phát hành, chương trình phần mền kế toán VSA 2.0 chưa thực hiện được phần mềm theo dõi tài sản cố định.
Về việc phân quyền sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kế toán trưởng và chủ tài khoản. Ở BHXH thành phố Quy Nhơn, có kế toán viên được phân quyền là kế toán thanh toán, chịu trách nhiệm trong phần hành tiền mặt và tiền gửi, các phần hành khác do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán đảm nhiệm, kế toán trưởng vẫn nắm quyền quản trị cao nhất của chương trình. Việc kiểm tra của chủ tài khoản đối với chương trình VSA vẫn còn hạn chế vì một phần khối lượng công việc phát sinh tại đơn vị nhiều, số lượng chứng từ ký hàng ngày nhiều; một phần trình độ công nghệ thông tin còn hạn chế nên không quan tâm quản lý, kiểm tra, kiểm soát chương trình.
Năm 2019, BHXH Việt Nam hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán tập trung, đáp ứng Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019. Điều này cho thấy, trong bối cảnh nguồn nhân lực giảm do chính sách tinh giảm biên chế của Chính phủ và của Ngành, bên cạnh đó khối lượng công việc của Ngành ngày càng nhiều, số lượng đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN hiện nay rất lớn; vì vậy việc thay đổi phần mềm kế toán từ VSA sang phần mềm Kế toán tập trung là một sự thay đổi lớn, kịp thời, cần thiết tạo
66
điều kiện thuận lợi cho kế toán ngành BHXH nói chung và kế toán BHXH thành phố Quy Nhơn nói riêng.
Bên cạnh đó, Bộ phận Tin học của BHXH thành phố Quy Nhơn đã tổ chức kết nối mạng cho từng máy của từng kế toán viên tại bộ phận kế toán để tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý. Bộ phận tin học thường xuyên bảo trì, đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, các dữ liệu được lưu tại máy tính chủ. Đến nay hệ thống mạng LAN được kết nối trong toàn đơn vị, tạo điều kiện cho cán bộ toàn đơn vị nói chung và nhân viên phòng kế toán tài chính nói riêng liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm để quản lý chặt nguồn thu, tiết kiệm nguồn chi.
Đồng thời, việc BHXH Việt Nam sử dụng chung 1 phần mềm kế toán thống nhất từ trung ương đến địa phương và được đồng bộ với tất cả các phần mềm nghiệp vụ khác của ngành: phần mềm quản lý thu; phần mềm xét duyệt chế độ; phần mềm giám định,… nên việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được cập nhật một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.