7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ sổ sách kế toán
Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn được áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 về hướng dẫn kế toán BHXH Việt Nam.
58
Qua khảo sát cho thấy, việc mở sổ kế toán được thực hiện tự động bằng phần mềm kế toán vào đầu năm tài chính. Kế toán phụ trách nghiệp vụ đồng thời phụ trách luôn việc ghi sổ và mở sổ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ đó, do đó vào đầu năm kế toán viên phụ trách nghiệp vụ thực hiện việc mở sổ tự động trên phần mềm và đối chiếu số dư kỳ trước mang sang.
BHXH thành phố Quy Nhơn áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái đúng theo quy định tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính. Việc ghi sổ được thực hiện tự động bằng phần mềm kế toán của ngành sau khi kế toán thực hiện hạch toán. Nhiệm vụ của kế toán viên là thực hiện đối chiếu số dư trên sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp mà phần mềm đã ghi. Theo tác giả, hình thức sổ kế toán này không phù hợp với tình hình hoạt động của các đơn vị hiện nay, vì số tài khoản phát sinh tăng do yêu cầu theo dõi chi tiết nhiều.
BHXH thành phố Quy Nhơn có thực hiện mở tương đối đầy đủ các loại sổ theo danh mục sổ mà Bộ Tài chính đã quy đinh. Ngoài ra, BHXH thành phố Quy Nhơn còn mở thêm một số loại sổ theo quy định của cơ quan cấp trên như: Sổ theo dõi phiếu thu, phiếu chi khi mất điện, Sổ xác định số lượng hồ sơ tồn thực tế; Sổ theo dõi quản lý séc; Sổ theo dõi giấy ủy quyền hết hạn. Ngoài các sổ theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan cấp trên, đơn vị không thực hiện mở thêm loại sổ nào khác để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị.
Sổ kế toán được in từ phần mềm kế toán hằng tháng. Kế toán phụ trách nghiệp vụ có nhiệm vụ kiểm tra và in sổ kế toán từ chương trình kế toán và sau đó sẽ thực hiện các thủ tục để đảm bảo tính hợp pháp cho sổ kế toán như: kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu giáp lai, đánh số trang, lập trang bìa sổ, … Đồng thời, việc khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán quý và năm để tiến hành lập BCTC được thực hiện bởi kế toán trưởng sau khi người này thực hiện kiểm tra tổng quát về các nội dung trên sổ.