7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Theo quan sát thực tế từ năm 2015 đến năm 2017, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại BHXH thành phố Quy Nhơn thực hiện theo đúng quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đồng thời, một số chứng từ đặc thù của ngành BHXH, đơn vị đã vận dụng các mẫu chứng từ ban hành theo thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 20/20/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam.
Đến ngày 10/10/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 107/2017/TT- BTC Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp; thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và áp dụng từ ngày 01/01/2018; đồng thời, Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 102/2018/TT- BTC ngày 14/11/2018 về hướng dẫn kế toán BHXH Việt Nam. Như vậy, từ 01/01/2018 BHXH thành phố Quy Nhơn thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC và Thông tư số 102/2018/TT-BTC.
Hệ thống chứng từ kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn được tổ chức khá chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ. Chứng từ được đánh số liên tục, việc ghi chép chứng từ ban đầu cơ bản đã được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo phân công hợp lý theo từng chỉ tiêu của hệ thống chứng từ kế toán.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu thực tế tại BHXH thành phố Quy Nhơn cho thấy việc sử dụng chứng từ kế toán tại đơn vị đảm bảo theo đúng chế độ kế toán của Bộ
54
Tài chính và BHXH quy định; chứng từ được sử dụng theo đúng biểu mẫu, mục đích và nội dung (xem phụ lục 1). Chứng từ tuân thủ qua 4 bước sau đây:
Bước 1: Lập chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán rồi mới được thực hiện ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ kế toán mà BHXH thành phố Quy Nhơn sử dụng ngoài chứng từ đặc thù của ngành, các chứng từ đều thể hiện đầy đủ 04 chỉ tiêu: lao động tiền lương, vật tư, tiền tệ, tài sản cố định. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mà các BHXH thành phố Quy Nhơn sử dụng đều đúng quy định theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài chính đã ban hành, riêng mẫu Phiếu chi (C31-BB) có thêm nội dung “CMND” của người nhận tiền. Đối với mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn hầu hết đều có bổ sung thêm nội dung so với nội dung mà Bộ Tài chính quy định; việc thay đổi mẫu chứng từ do BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên thực hiện, các đơn vị cấp dưới như BHXH thành phố Quy Nhơn đều thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và không tự ý thêm bất kỳ nội dung nào trên các mẫu chứng từ này. Các chứng từ kế toán chủ yếu được in từ phần mềm kế toán, và có thể được lập bằng tay trong các trường hợp bị mất điện, hoặc hệ thống phần mềm kế toán bị lỗi; đặc biệt đối với phiếu thu, phiếu chi lập bằng tay phải được theo dõi trên “Sổ theo dõi phiếu thu, phiếu chi khi mất điện”. Nội dung chứng từ phải được ghi đầy đủ. Phương pháp lập chứng từ hầu như được hướng dẫn khá rõ ràng trong Thông tư số 102/2018/TT-BTC, cũng như là các văn bản của cơ quan cấp trên.
Bước 2 - Kiểm tra và ký chứng từ
BHXH thành phố Quy Nhơn có thực hiện mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định. Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải được những người có liên quan theo quy định ký tên đầy đủ và giám đốc hoặc các phó giám đốc ký duyệt mới được bộ phận kế toán hạch toán, ghi sổ và in chứng từ kế toán từ phần mềm kế toán ra. Việc thủ trưởng đơn vị ký chứng từ do bộ phận kế toán lập chỉ mang tính hình thức bởi các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được định khoản, ghi sổ trước khi thủ trưởng đơn vị thực hiện ký tên.
55
Bộ chứng từ mệnh lệnh (hồ sơ làm căn cứ để thanh quyết toán các chế độ, các khoản chi kinh phí bộ máy…) mà bộ phận kế toán căn cứ để lập chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ chủ yếu được chuyển từ các bộ phận khác trong đơn vị hoặc từ bên ngoài tới. Nội dung, biểu mẫu chứng từ, cũng như thành phần của bộ chứng từ này thay đổi khá thường xuyên; đặc biệt là trong thời gian gần đây bởi có sự thay đổi của các luật có liên quan như: Luật BHXH, Luật BHYT, Luật việc làm… Sự thay đổi được cập nhật bởi kế toán trưởng và kế toán phụ trách nghiệp vụ từ các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên.
Bước 4: Luân chuyển chứng và bảo quản chứng từ kế toán
Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn có thể khái quát theo sơ đồ ở hình sau:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại BHXH thành phố Quy Nhơn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ khảo sát)
Theo sơ đồ này, các bước thực hiện như sau:
Bưới 1: Kế toán lập chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi tiếp nhận chứng từ bên ngoài vào; kiểm tra tính hợp lý, chính xác và tính đầy đủ của chứng từ. Căn cứ các chứng từ gốc, kế toán BHXH lập chứng từ thu, chi, nội dung chứng từ rõ ràng, số tiền bằng chữ khớp đúng với số tiền bằng số, lập đầy đủ các liên theo quy định.
Bước 2: Ký duyệt chứng từ kế toán. Sau khi lập xong chứng từ kế toán thì nhân viên kế toán trình phụ trách kế toán và lãnh đạo ký duyệt.
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Ký duyệt chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
56
Bước 3: Phân loại sắp xếp chứng từ kế toán và lưu trữ theo đúng chế độ quy định hiện hành của nhà nước.
Bước 4: Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo từng phần hành kế toán, mỗi kế toán tự chịu trách nhiệm về phần hành đó.
Để làm rõ các bước này, tác giả minh hoạ cho quy trình xử lý và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi tại đơn vị như sau:
Khi kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm kế toán, sau khi kiểm tra chứng từ đề nghị thanh toán gồm: giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, các quyết định liên quan chi trả trợ cấp BHXH, các chứng từ khám chữa bệnh BHYT thanh toán trực tiếp gồm: giấy đề nghị, hóa đơn, phiếu thu, biên lai thu viện phí. Tất cả các phiếu thu, chi được lập và ký hai liên theo đúng quy định; thủ quỹ lưu một liên và kế toán tiền mặt lưu một liên cùng với chứng từ gốc. Kế toán tiền mặt lập phiếu chi, kiểm tra nội dung chi, ký và chuyển Thủ quỹ xuất tiền cho người nộp đối với phiếu thu hoặc người nhận đối với phiếu chi. Sau khi thu tiền hoặc phát tiền thì thủ quỹ trả lại cho kế toán thanh toán tập hợp cuối ngày trình cho kế toán trưởng và lãnh đạo ký, sau đó đưa cho thủ quỹ một liên lưu giữ chứng từ để kẹp vào chứng từ ghi sổ. Hết kỳ kế toán chứng từ kế toán cùng sổ sách lưu trữ trong kho theo đúng quy đảm bảo mất mát. Đối với séc lĩnh tiền mặt kế toán sau khi trình ký và đóng dấu xong, sẽ chuyển giao cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận séc và ký lưu trên cùi séc sau đó ra Ngân hàng làm thủ tục rút tiền về nhập quỹ.
Hay đối với ủy nhiệm chi, sau khi lập trên phần mềm kế toán, sau khi kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp trình lãnh đạo ký và đóng dấu, kế toán trực tiếp mang ra Ngân hàng để giao dịch. Hàng ngày, sau khi nhận chứng từ báo Có cũng như báo Nợ từ Ngân hàng, kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ do Ngân hàng lập nhằm phát hiện ra sai sót hoặc nhầm lẫn, sau đó mới tiến hành ghi chép vào sổ sách, chương trình phần mền kế toán. Việc đối chiếu, tra soát giữa cơ quan BHXH và Ngân hàng là chặt chẽ. Vào cuối tháng, BHXH, Ngân hàng và Kho bạc tiến hành đối chiếu số phát sinh, số dư, kiểm tra, rà soát và ký xác nhận vào bảng đối chiếu
57
cũng như sổ chi tiết theo dõi tài khoản tiền gửi. Hết kỳ kế toán, chứng từ kế toán cùng sổ sách lưu trữ trong kho đảm bảo không thất lạc.
Về bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị, tác giả nhận thấy tất cả các chứng từ như: Chứng từ tiền mặt, chứng từ chuyển khoản, Chứng từ lao động tiền lương hay Chứng từ chi trả các chế độ BHXH, BHYT. BHTN, khám chữa bệnh, … sau khi đã ghi sổ đều được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh và đưa vào lưu trữ đúng quy định, sau 10 năm mới tiến hành tiêu huỷ chứng từ.