6. Cấu trúc luận văn
1.3. Quản lý thu BHXH
1.3.4. Nội dung quản lý thu BHXH
1.3.4.1. Quản lý đối tượng tham gia BHXH
Quản lý đối tƣợng tham gia BHXH chính là quản lý NLĐ và ngƣời SDLĐ. Quản lý đối tƣợng tham gia cần chú ý đến những công việc cụ thể:
- Quản lý số lƣợng đăng ký tham gia BHXH.
- Quản lý đối tƣợng bắt buộc tham gia BHXH theo quy định.
- Quản lý cơng tác cấp sổ BHXH: vì đây là căn cứ xác định q trình đóng góp, ngành nghề lao động, thời gian lao động, tên NLĐ và một số thông tin khác.
Đối tƣợng tham gia BHXH bao gồm đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc và đối tƣợng tham gia BHXH tự nguyện, trong đó quản lý đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc có ý nghĩa quan trọng vì nguồn thu từ đối tƣợng này chiếm tỷ trọng rất lớn trong quỹ BHXH.
Theo hƣớng nghiên cứu chính của đề tài, nội dung của Luận văn chủ yếu đề cập đến việc quản lý đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc. Để quản lý đối tƣợng này, một việc làm rất cần thiết là quản lý các đơn vị SDLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo các địa bàn hành chính, kể cả những ngƣời buôn bán nhỏ, hộ sản xuất kinh doanh trong các làng nghề truyền thống có thuê mƣớn và SDLĐ thuộc đối tƣợng bắt buộc tham gia BHXH.
Cơ quan BHXH cần điều tra, lập danh sách các đơn vị SDLĐ thuộc đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN trên địa bàn. Thông báo, hƣớng dẫn các đơn vị kịp thời đăng ký tham gia, đóng đủ BHXH, BHYT,
25
BHTN, TNLĐ-BNN cho NLĐ theo quy định của pháp luật. Định kỳ báo cáo UBND cùng cấp, cơ quan quản lý lao động địa phƣơng tình hình chấp hành pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN của các đơn vị trên địa bàn, đề xuất biện pháp giải quyết đối với các đơn vị chậm đóng kéo dài hoặc đơn vị cố tình trốn đóng, đóng khơng đủ số ngƣời thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN theo quy định của pháp luật.
Quản lý đối tƣợng tham gia BHXH bao gồm việc quản lý cấp sổ BHXH và quản lý đơn vị nợ tiền đóng BHXH.
- Quản lý cấp sổ BHXH:
Để quản lý tốt đối tƣợng tham gia BHXH, cơ quan BHXH thực hiệc cấp sổ BHXH để ghi nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Hoạt động này nhằm mục đích quản lý chặt chẽ đối tƣợng tham gia và đóng BHXH, giúp NLĐ có cơ sở pháp lý kiểm tra, giám sát kết quả đóng và thực hiện các chế độ BHXH của ngƣời SDLĐ, tạo điều kiện thuận lợi và bảo đảm công bằng cho NLĐ khi chuyển nơi làm việc hoặc chấm dứt HĐLĐ bởi vẫn duy trì đƣợc quyền lợi về BHXH. Sổ BHXH còn là cơ sở giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa NLĐ, ngƣời SDLĐ và cơ quan BHXH. Trên sổ BHXH phản ánh tất cả q trình tham gia đóng BHXH của ngƣời lao động về mặt thời gian, mức tiền đóng, tỷ lệ đóng và sự biến động mức đóng BHXH của ngƣời lao động.
- Quản lý đơn vị nợ tiền đóng BHXH:
Đối với đơn vị nợ BHXH, cán bộ chuyên quản thu liên hệ và trực tiếp đến đơn vị để đôn đốc, đối chiếu thu nộp và lập Biên bản đối chiếu thu nộp. Sau đó tiếp tục gửi văn bản đơn đốc đơn vị, 15 ngày gửi văn bản đôn đốc một lần; đồng thời, gửi cho phòng Khai thác - Thu nợ của BHXH tỉnh, BHXH cấp huyện phối hợp thực hiện cho đến khi thu nợ xong.
Đối với đơn vị nợ BHXH kéo dài, cơ quan BHXH đó thực hiện đối chiếu, lập biên bản đối chiếu thu nộp theo quy định, gửi văn bản đôn đốc
26
thu nộp 03 lần nhƣng đơn vị vẫn khơng đóng thì cơ quan BHXH báo cấp trên xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật (cao nhất là khởi kiện đơn vị ra tòa án).
1.3.4.2. Quản lý quỹ lương làm căn cứ tính tiền đóng BHXH
Theo quy định của Nhà nƣớc, cơ quan BHXH sẽ thu phí BHXH của đối tƣợng tham gia theo phần trăm nhất định tính trên tổng quỹ lƣơng tháng thực tế đối với ngƣời SDLĐ và thu tỷ lệ phần trăm nhất định trên tiền lƣơng tháng của NLĐ. Tiền lƣơng, tiền cơng tháng đóng BHXH bắt buộc nhƣ sau:
- Tiền lƣơng do Nhà nƣớc quy định:
NLĐ thuộc đối tƣợng thực hiện chế độ tiền lƣơng do Nhà nƣớc quy định thì tiền lƣơng tháng đóng BHXH bắt buộc là tiền lƣơng theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vƣợt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lƣơng này tính trên mức lƣơng cơ sở tại thời điểm đóng. Tiền lƣơng tháng đóng BHXH bắt buộc quy định bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lƣu theo quy định của pháp luật về tiền lƣơng.
- Tiền lƣơng, tiền công do đơn vị quyết định:
NLĐ thực hiện chế độ tiền lƣơng do đơn vị quyết định thì tiền lƣơng, tiền cơng tháng đóng BHXH bắt buộc là mức tiền lƣơng, tiền cơng ghi trên HĐLĐ. NLĐ có tiền lƣơng, tiền cơng tháng ghi trên HĐLĐ bằng ngoại tệ thì tiền lƣơng, tiền cơng tháng đóng BHXH bắt buộc đƣợc tính bằng Đồng Việt Nam trên cơ sở tiền lƣơng, tiền công bằng ngoại tệ đƣợc chuyển đổi bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nƣớc công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 7 cho 6 tháng cuối năm.
Cơ quan BHXH quản lý, theo dõi chặt chẽ diễn biến thu nhập của từng cá nhân NLĐ trong từng đơn vị SDLĐ. Hàng tháng, thực hiện đối chiếu tổng
27
quỹ tiền lƣơng của đơn vị SDLĐ để làm cơ sở tính số tiền BHXH đơn vị SDLĐ phải nộp hàng tháng.
Quản lý mức đóng, thời gian đóng, tuổi đời, tuổi nghề của ngƣời tham gia BHXH để có thể tiến hành chi trả sau này đƣợc chính xác, thuận lợi, cơng bằng. Trong đó mức thu BHXH căn cứ vào lộ trình của Luật BHXH. Bởi vậy cần phải nắm bắt đƣợc tình hình quỹ lƣơng của các đơn vị, doanh nghiệp từ đó có các biện pháp đảm bảo thu đúng, thu đủ, hạn chế tối đa tình trạng gian lận, trốn đóng BHXH.
1.3.4.3. Kiểm tra, đối chiếu đối tượng thu và mức thu
Trong q trình đăng ký đóng BHXH hoặc thực hiện thu sẽ có thể có các sai sót nhƣ: vào nhầm số liệu, hiểu sai quy định hƣớng dẫn… do đó cần phải kiểm tra đối chiếu đối tƣợng thu và mức thu để đảm bảo quản lý tốt số thu BHXH.
Việc kiểm tra đối chiếu đối tƣợng thu và mức thu đƣợc thực hiện ở tất cả cơ quan BHXH các cấp và căn cứ vào quy định hƣớng dẫn hiện hành về thu BHXH; các báo cáo của cơ quan BHXH cấp dƣới; danh sách đóng và điều chỉnh đóng BHXH gửi đến cơ quan BHXH.
Để kiểm tra, đối chiếu mức thu đóng góp BHXH hiện nay ở nƣớc ta, cơ quan BHXH dựa vào các quy định về tỷ lệ đóng góp và căn cứ xác định mức đóng góp. Căn cứ này tuỳ thuộc vào nhóm đối tƣợng tham gia BHXH khác nhau, có thể là: mức tiền lƣơng tiền cơng tháng đóng BHXH; hoặc mức tiền lƣơng cơ sở,…
Cơ quan thu thể có thể đối chiếu, kiểm tra với đơn vị sử dung lao động. Đơn vị sử dụng lao động là ngƣời nắm rõ nhất về số lƣợng lao động, mức lƣơng đóng bảo hiểm, sự biến động lao động, … Và họ cũng là ngƣời tính số tiền BHXH phải nộp của đơn vị và của NLĐ để nộp cho cơ quan BHXH.
28
1.3.4.4. Quản lý tiền thu BHXH
Thu BHXH có thể thu bằng tiền mặt hay chuyển khoản ngân hàng. Nếu thanh tốn bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH cần phải bảo đảm sao cho thủ tục thanh toán tránh đƣợc và ngăn chặn đƣợc hiện tƣợng gian lận nội bộ và lạm dụng quỹ, sự đồng lõa giữa nhân viên BHXH với ngƣời SDLĐ. Thanh toán bằng tiền mặt đƣợc chấp nhận thông qua việc phát hành biên lai thu tiền chính thức. Biên lai thu tiền này lúc nào cũng có giá trị bảo đảm và nhằm kiểm sốt quản lý chặt chẽ việc thu nộp BHXH.
Số tiền thu BHXH mà các đại lý thu chuyển lên cho cơ quan BHXH đƣợc gọi là tiền kết chuyển BHXH.
Ở Việt Nam hiện nay, việc thu nộp BHXH đƣợc thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng. Tài khoản chuyên thu BHXH đƣợc mở cả ở BHXH cấp tỉnh và BHXH cấp huyện. Tài khoản chuyên thu BHXH đƣợc mở tại các ngân hàng hoặc tại kho bạc nhà nƣớc. Về cơ bản, BHXH không thu nộp bằng tiền mặt, ngân phiếu hay thanh toán bằng hiện vật. Trƣờng hợp đặc biệt, nếu ngƣời SDLĐ phải nộp bằng tiền mặt hay ngân phiếu thanh tốn thì cơ quan BHXH phải hƣớng dẫn cho ngƣời SDLĐ nộp trực tiếp vào tài khoản chuyên thu tại Ngân hàng hay Kho bạc Nhà nƣớc ngay trong ngày; nếu đóng BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH thì chậm nhất sau 3 ngày làm việc, cơ quan BHXH phải nộp tiền vào tài khoản. Quy trình thực hiện nhƣ sau:
- Định kỳ hàng tháng, chậm nhất vào ngày cuối tháng, ngƣời SDLĐ chuyển vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH khoản tiền đóng BHXH của họ và khoản tiền đóng BHXH của ngƣời lao động trích từ lƣơng.
- Cuối mỗi ngày, cơ quan BHXH sẽ chuyển số thu BHXH lên cấp trên và không đƣợc sử dụng tiền thu BHXH để chi cho bất cứ việc gì, khơng đƣợc áp dụng “gán thu bù chi”.
29
thu về tài khoản tiền gửi quỹ BHXH mở tại hệ thống kho bạc Nhà nƣớc.
1.3.4.5. Lập và giao kế hoạch thu
Kế hoạch thu BHXH đƣợc lập hàng năm theo từng cấp quản lý dựa vào tình hình thực hiện năm trƣớc, khả năng mở rộng đối tƣợng tham gia của cơ quan BHXH và dựa vào kết quả tổng hợp kế hoạch thu của các cơ quan BHXH cấp dƣới gửi lên.
- Cơ quan BHXH cấp huyện lập kế hoạch thu gửi lên cơ quan BHXH cấp tỉnh trƣớc 05/11 hàng năm.
- Cơ quan BHXH tỉnh:
+ Trƣớc 15/11 hàng năm gửi lên BHXH Việt Nam kế hoạch thu BHXH của tỉnh. Kế hoạch thu đƣợc lập dựa vào tổng hợp từ kế hoạch thu của các cơ quan BHXH cấp huyện và tình hình thực tế năm trƣớc cũng nhƣ khả năng mở rộng đối tƣợng tham gia của cơ quan BHXH tỉnh;
+ Trƣớc 20/01 hàng năm, thực hiện phân bổ dự toán thu cho BHXH cấp huyện dựa vào dự toán thu mà BHXH Việt Nam giao cho.
- Cơ quan BHXH Việt Nam: Lập và giao dự toán thu cho cơ quan BHXH cấp dƣới trƣớc 10/01 hàng năm.
1.3.4.6. Báo cáo, kiểm tra và thẩm định thu
Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, cơ quan BHXH các cấp đồng thời phải thực hiện báo cáo tình hình thu nộp cho cơ quan BHXH cấp cao hơn. Ngƣợc lại, cơ quan BHXH cấp trên tổ chức kiểm tra, thẩm định số thu BHXH cấp dƣới. Kết quả kiểm tra, thẩm định sẽ là cơ sở để cơ quan BHXH các cấp thực hiện quyết tốn tài chính q, năm và là cơ sở để phát hiện các sai phạm từ cả ngƣời tham gia bảo hiểm và nhân viên bảo hiểm.
- Kiểm tra thẩm định thu có thể theo 2 hình thức:
+ Kiểm tra nội bộ thực hiện dựa vào tài liệu báo cáo và các tài liệu gốc. Kiểm tra này thực hiện định kỳ hàng quý và hàng năm sau khi có báo cáo thu;
30
+ Kiểm tra bên ngồi dựa vào các thơng tin thu thập đƣợc hoặc các dấu hiệu nghi ngờ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất.
Về thẩm định thu BHXH, cơ quan BHXH Việt Nam thực hiện thẩm định định kỳ 6 tháng/lần hoặc hàng năm đối với cơ quan BHXH tỉnh và các cơ quan BHXH cấp tƣơng đƣơng. Cơ quan BHXH cấp tỉnh thực hiện thẩm định định kỳ quý/lần đối với cơ quan BHXH cấp huyện.